项目管理中沟通的作用
但是所有这些沟通方式,无论多复杂,实际上都可以简化成一对一的沟通一种形式,最终沟通都只是两个人之间的事情。沟通可以是相互的,但是具体到沟通的"一招一式",都是一个信息发出者,一个信息的接受者。
沟通的目的是为了两个人之间的交流,对于交换信息、拓宽思路和统一认识,沟通的作用巨大,而且很多时候是必不可少的。但是同时,沟通也比如需要付出一定的成本。最主要的成本是两方面的:一是沟通所花费的时间和精力,二是沟通过程中信息的失真和损失。
信息在一个人的头脑里处理的时候,信息传递不需要时间和精力,而且没有失真和损失,这两种成本为零;
当信息被两个人相互传递的时候,将花费时间和精力的成本S和信息的失真和损失成本X,成本的具体大小取决于两个人的表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及达成一致的意愿强烈程度等多种因素。
值得注意的是:在很多情况下,即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人,他们进行沟通要达成一致所需要花费的沟通成本是巨大的,而且很可能是沉没成本。
聪明而执着对于沟通而言,有时候是相当危险的。很多人渴望说服别人而且不愿意被别人说服,事实上沟通的目的本身也并不是为了说服别人。管理咨询讨论的课题经常是社会科学而不是自然科学的范畴,它往往并没有一个绝对的标准或答案,在这种情况下,两个人如果在沟通时过分执着而忽视了沟通的最终目的,那么就可能是一场灾难。
管理咨询师发现他们的沟通成本经常是如此之高,以至于难以承受。到目前为止没有一个办法可以完全消除这种成本,但是有一些基本的原则可以帮助我们有意识地进行一些控制。
首先是沟通之前对沟通的基本概念和目标进行清晰的界定;
其次是不能沉溺于沟通本身,而必须时刻清楚沟通的目的;意识到沟通是有成本的,沟通的时间就是成本,客户在为这些成本买单。
第三是一些规则,包括时间和回合的限制、耐心听完对方的话,进行"集中"决策,由最终必须对此负责的人决定。特别需要注意的是:不能折中和调和。
[案例]
我所经历过的一个项目组,在项目经理A和顾问B之间有一次争论,其实是很简单的一件事情,
1,客户方的一个事业部经理说存在一个问题,但是这个问题实际上并不存在,A认为不能客户说是什么就是什么,而B坚持。两个人为这个问题争论了半个小时。其实很简单,两个人都没有错,但是关键是究竟要在报告是表现什么,是要表现一种正确的管理咨询公司的看法,还是要表现一个客户存在的问题,即使是错误的看法,毕竟是客户的观点。
很多时候,在讨论问题的时候,应该注意首先就基本前提和概念达成共识别,并且明确一个讨论的一致的目标。
管理咨询顾问常常是执着而聪明的人,对他们而言,永不言败、渴望挑战是一个优点,从讨论中学习和提高也是他们的目的。
但是,客户付款是希望能得到一定的成果,有相当强的目的性。很多时候,管理咨询顾问最容易犯的一个错误是不愿意被人说服,而以说服别人本身作为一个胜利。殊不知,浪费了自己和别人的时间,本身是最大的失败。
前面已经说过,无论怎样的沟通,其基本单元都是两个人之间的沟通,平均而言,这种沟通的成本是既定的。在管理咨询的项目组中,如果由一个人来做一件事情,比如做一个访谈或者完成一个报告,他很可能会有思维的盲点,所以需要和人来沟通,或者和别人
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