项目管理与招标采购考前复习指导(108)

    3.11.2一体化管理体系的运行和改进

    管理体系文件编写完成经过审核批准后，进入体系的运行阶段。一体化管理体系的运行是按照文件体系执行管理和操作的过程。为了有效地运行一体化管理体系，管理体系应与现行管理体系要素有效地协调。企业要注意如何将各项管理体系纳入全部经营管理过程，以及一体化管理体系与其他经营目标和优先事项之间的矛盾如何协调的问题。

    （1）员工培训

    一体化管理体系开始运行前，企业应安排系统化的培训，使全体员工都了解企业一体化管理体系的要求和程序。培训的目的在于提高全体员工参与一体化管理的意识，明确各级员工参与管理体系工作的义务。

    （2）信息的沟通和交流

    对内和对外的信息沟通是一体化管理体系有效而成功运行的关键，它确保标准各要素构成一个完整的、动态的、开放的和持续改进的管理体系。体系开始运行后，企业应向有关相关方沟通体系运行信息。如果有合约规定，企业还应该要求供应商和分包商提供相关信息和核实渠道。

    （3）体系的实施

    一体化管理体系建立以后，有效持续地实施免费项目管理系统体系是免费项目管理系统的重要环节。

    1）按照相应的管理原则，在确定市场及顾客需求的前提下，企业应推行自己的方针、管理目标、管理手册、程序文件及质量记录等体系文件，落实企业在生产（或服务）全过程的作业内容、程序要求和工作标准，并将管理目标分解落实到相关层次、相关岗位的职能和职责中，对企业中不同层次的员工进行培训，形成一体化管理体系执行系统的基础条件。

    2）一体化管理体系的建立需识别并提供实现管理目标和持续改进所需的资源，包括人员、基础设施、环境、信息等。一体化管理体系的运行是在生产及服务的全过程按管理文件体系制定的程序、标准、工作要求及目标分解的岗位职责进行操作运行。

    3）按文件规定的程序进行专项措施和方案的策划和实施。应针对体系运行发现的主要风险，采取必要的管理措施，通过技术交底或管理沟通使这些过程达到所策划的要求。

    4）供应商和分包商管理。一体化管理要求企业对供应商和分包商进行有效的控制，确保它们满足标准的要求。企业应在评估和挑选供应商时，同时评估它们的质量、环境、职业健康安全、社会责任、信息安全等方面的表现及其管理水平，根据评估结果决定是否选用。若有必要应要求供应商和分包商及时完整地向企业通报与其他相关方的业务关系。

    企业应定期了解并评估供应商和分包商的表现，以便改进对供应商和分包商的管理效果。

    （4）体系的测量、分析和改进

    在一体化管理体系运行的过程中，应按各类体系文件的要求监视、测量和分析过程的有效性和效率，确保一体化管理体系运行的质量。

    1）内部审核。内部审核为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。

    内部审核的审核准则是审核的依据，是“一组方针、程序或要求”，是与审核证据进行比较的依据。一般有相应的管理体系标准，管理手册、程序文件及有关的规章制度，适用的法律、法规等。审核证据可以包括：存在的客观事实，被访问人员的陈述，现行有效的文件和记录。

    内部审核是一个具有系统性、独立性和形成文件的过程。审核的“系统性”表现在有计划地按规定的程序进行，从审核的策划准备到审核的实施、审核报告的编写以及跟踪验证是一个系统性活动。“独立性”指对审核证据的收集、分析和评价是客观的和公正的，应避免任何外来因素的影响及审核员自身因素的影响，审核员应由具备开展相应审核工作的能力，且与受审核活动或区域无直接责任关系的人员担任。“形成文件的过程”，包括审核计划、检查表、现场审核记录、不符合报告、首末次会议记录、审核报告等，通过文件形式以确保审核的客观性。

    一体化管理体系审核则是指为获得审核证据并对一体化管理体系进行客观评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核的主要目的是评价企业满足一体化管理要求的程度，即评价受审核方管理体系的符合性和有效性。

    一体化管理体系应进行定期内部审核，以确定体系是否符合标准和法规要求，是否得到有效实施和维持。内部审核可根据公司状况决定是否需要增加次数。

    2）管理评审。为了确保一体化管理体系的持续有效性、适用性和充分性，实现对一体化管理体系的全面改进，需要定期进行管理评审。管理评审应由企业最高管理者主持进行。

    管理评审范围应能覆盖企业的全部活动、产品或服务的各个相关方面，包括其对财务表现和竞争地位的可能影响。管理评审一般主要包括：

    ①对一体化管理体系方针、目标和表现的评审；

    ②一体化管理体系的审核意见；

    ③对体系有效性的评价和改进的决定。