浅谈项目管理中的时间管理
现在,我们必须给予时间管理以应有的重视。因为在过去,在组织的视线中,没有时间管理,当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题,个人应自己去进行时间管理,自己去发展时间管理技能。
我们可以说,时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议题,甚至更为重要。 不论战略、创新、运营都需要由人去做,也就是说,投入他们的时间和精力。对于管理者和专业人士来说,最大的约束就是时间,他们只有那么多时间。通常,我们没法通过雇佣更多的人来获得更多的时间。管理层如果太多的话,他们可能会相互妨碍工作,因而不得不花大量的时间去处理摩擦与冲突,管理层太多也会阻碍信息的流通。
瓶颈管理理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个步骤,而是改进“瓶颈”(最大的约束因素),因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士最大的约束因素,更重要的是,过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态,可能忙得没有时间思考,可能失去工作与生活的平衡……这些都可能最终导致严重的问题——失去他们,离开或变得“无能”。
对于专业人士来说,更多的人意味着更多的沟通成本,在人数超过一个很小的数目时,就变得弊大于利了。工厂可以雇佣更多的工人来增加产量,数量可以是几千甚至上万,但对于软件开发团队、咨询项目团队,十个人几乎已经是团队规模的极限(这里指的是为完成一个具体任务一起工作的团队)。
在过去,在组织的视线中,没有时间管理,当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题,个人应自己去进行时间管理,自己去发展时间管理技能。在现在,“除了任务目标之外,让知识工作者自己决定有关工作的一切”这一趋势更使得组织放弃自己在时间管理上的职责。组织至多是在任务分配时会考虑一下每个人的时间应用情况,这不仅和战略无关,甚至被认为是最低层次的问题。对于技术知识、管理技能,组织从未持这样的看法。在这些方面,它们采用内部培训、辅导制度(coach)、派员工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。瓶颈管理理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个步骤,而是改进“瓶颈”(最大的约束因素),因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士最大的约束因素,更重要的是,过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态,可能忙得没有时间思考,可能失去工作与生活的平衡……这些都可能最终导致严重的问题——失去他们,离开或变得“无能”。
那么,我们应该如何进行时间管理呢?
给予应有的重要地位,时间管理就已经解决了一半。接下来,我们不是讨论具体工具和细节,而是关注时间管理的一个重要前提准备与三个关键问题。实际上,由于时间管理是一个每天都要进行的活动,复杂的工具只会让人们在短暂的使用之后放弃。瓶颈管理的提出者高德拉特对所有复杂的解决方案都心存怀疑:“复杂的解决方法是行不通的。”只有直达问题核心,也就是聚焦于关键问题,才能进行有效的时间管理。时间管理的一个重要准备任务是“了解你的时间是怎么花掉的”。为什么要这样做不需解释,但它可能会被认为是一个非常简单的任务,认为简单回想一下就可以了。需要强调它的原因正在于此,对于这个问题,我们的“想象”和“现实”常常有很大的差异,甚至完全不同。
找出最重要的一件事,然后去做。有个比较接近的通俗化说法是,“重要的事先做”(First Thing First)。在今年7月份的《哈佛商业评论》上,德鲁克在最新的一篇文章以他96年的丰富经历非常肯定地说:“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的
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