项目组合管理与战略级项目办公室
项目办公室通常具有下列六个项目管理职能中的某几个或全部:项目支撑;选择并维护项目管理软件工具;实施并维持项目管理过程、标准和方法;提供项目管理培训;提供项目管理咨询和指导;管理和培养项目管理人员。
SPO是一个相比较而言规模不大,但却是高端的和战略级的工作组,它将一个组织所从事的工作与主管层的看法联结在一起。SPO可以履行传统的项目办公室的职能,但与此同时,它还有战略性的职能,包括:评估和提升项目管理成熟度;创建项目文化;在全企业内整合过程和系统;保证全企业内项目的质量;管理项目和组合所用到的资源;以及进行项目组合管理。
最后一项职能,即项目组合管理,可能是SPO唯一的一项重要程度最高的职责,包括如下任务:
1.将公司的战略与大型项目和项目关联起来。SPO负责确保各个项目反映了由高级管理层所建立的各项战略目标。
2.项目选择及优先次序排定。SPO根据项目相应的优先级和相关性,将它进行混合和匹配。各个项目之间的相互依赖性,只有从SPO的角度才能看到。
在一些组织中,将战略与项目关联起来是一种革命性的想法。在一个组织中设置若干人员,负责将战略目标与进行中的项目关联起来进行考虑,这种作法对许多组织而言还是个全新的概念。令人欣慰的是有些组织正在建立战略级项目办公室,以纠正原先的疏忽。
组合管理开始于对组合的选择。主管级指导委员会必须做出决策,在资源有限的条件下,应当选择众多机会中的哪一个,而SPO则是主管级指导委员会的”项目之音”。 授权执行某个项目的决策是复杂的,取决于许多因素,如投资的回收、与当前的组合是否适配、引进新的生产线的需求、资源的可用性等。
这是一个典型的主管级决策,包括许多决策准则和备选方案。委员会的第一个任务是选择一个决策支持工具,以帮助构造和简化决策过程。一旦委员会决定选择某个机会,就要与可用的资源进行比较,以决定在限定的资源下,有多少所需要的项目能够实施。
选择过程包括识别机会;评估组织的适配性;分析成本、收益和风险,以及规划和选择一个组合。组合管理所关心的是适配、效用和平衡。如果有效地予以实施,组合管理将确保人员和资源的最佳使用。
一个组织可以先识别机会;然后评估组织是否合适利用这个机会,分析成本、收益和风险;最后规划和选择一个组合。几乎每个组织都用这样的思路去构造一个项目的组合,只是所用的方法和技术有所不同。所有组织的相同之处是,在对事情的了解到达某种程度时,都会理解他们项目的适配和效用,并且试图建立项目的混合。
适配。组合管理的第一个主要内容是识别机会,并且确定这些机会与公司的战略方向是否吻合。某种意义上说,这是在进行深入分析之前对项目所进行的识别和初步审查。需要提出的问题有:项目是什么?项目与你的组织所关注的焦点、商业战略及各种目标是否适配? 需要考虑的事情有:建立一个过程来识别机会,并使这个过程易于掌握;建立一个模板用于判别项目,并将这个模板作为过程的一部分;建立最低接受条件,并将其作为过程的一部分;鼓励出主意和提建议---在应当赞扬时给予赞扬;确保已经建立明确的战略方向和商业目标。
效用。组合管理的第二个主要内容是进一步定义项目(如果需要的话),并且分析项目效用方面的细节。项目的效用包括了项目的用途和价值,通常用成本、收益和相关的风险来定义。需要提出的问题有:为什么要实施这个项目? 这个项目的用途和价值是什么? 要考虑的事情有: 建立准则,并构造一个模型来支持决策过程;确保决策时准确的数据是可用的;建立一个过程来分析项目信息;在整个组织中使用统一的方法。
平衡。组合管理的第三个、也是最后一个领域是项目组合的构建与选择。需要提出的问题有:应当选择哪个项目? 项目与整个组合是如何关联的? 如何使项目的混合达到最佳化? 要考虑的事情有:建立一个过程,使其帮助将组合最佳化。。。不仅仅是单独的项目;召集组合决策会议以做出决策。
在一个SPO内对项目的组合进行管理,已经产生了许多令人印象深刻的结果。对于降低项目成本、加快项目完成时间、改善生产到市场的交付、以及使投资回报最大化以更好地获取利润,这种逐渐流行的管理战略是最好的途径之一。实施项目组合管理,不仅是一条能使你的项目按时、按预算完成的最佳途径,也是一个确保你正在执行正确的项目的最佳方法。
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