加强国际管道工程物资采购管理、降低采购成本的几点认识

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　　最近几年，随着管道局对外承包国际工程项目的增多，已经由最初的市场开发为主要目的转变为以项目最终盈利进而提升企业国际竞争力为主要目的。目前对外承包的国际工程项目多为EPC总承包项目，即为完成管道建设项目所进行的设计、采办、施工、试运等工作全部由承包商来完成。在这种模式中如果没有业主供应设备材料，而全部的采购活动由承包商来完成的话，那么整个项目的采购成本(包括原材料费用及整个采办过程的管理费用)将约占到项目总投资额的50%以上，从中可以看出，采购费用的降低将会对整个项目的盈利产生直接而重大的影响。本文将对国际工程采办工作的特点和已建国际工程采办工作存在的主要问题进行分析，浅谈几点关于降低项目采购成本的看法。

　　一、国际工程项目物资采购供应工作的特点

　　同国内工程项目相比较，国际工程项目的物资采购供应工作有许多不同之处，其工作程序和方法也有差别，主要有以下特点：

　　1、技术性强

　　在国际工程承包的招标文件中，对适用于该工程的材料和设备等都有较详细的要求，不同的类别、项目性质和咨询公司的设计概念可能各不相同，采用设备和材料的标准也有差异。比如钢材，有采用的标准主要有英国标准(BS)、德国标准(DIN)、美国标准(ANSI和ASTM)和日本标准(JIS)，尽管这些标准的某些牌号钢材的化学成分和物理性能近似，但是挑剔的监理工程师可能会对某一种材料的化学成分或物理性能与标准稍有差异而拒绝使用。

　　2、程序复杂

　　国际工程的物资供应程序和手续复杂，大致包括：计划、初步选择货源、初步询价、比价、推荐供货商、报送业主或监理批准、谈判及签订合同、办理进口许可、开具银行支付信用证、港口接收和商检、清关、内陆运输及仓储、现场物资的调拨及管理。如果是免税项目，在清关程序中要办理关税银行保函或缴付押金，办理免税申请，材料使用完毕后要核销并收回银行保函;如果是施工机具设备的临时进口，则要办理临时进口税收的银行保函或缴纳押金，工程结束后要将设备运出境外并收回银行保函。

　　3、货源广泛

　　国外的物资供应渠道十分广阔。同类产品有许多国家和多家工厂生产以及众多的代理商经销，质量和价格在不同品牌和规格下差异很大，给物资采购部门提供了竞争择优的机会。

　　4、价格影响因素多

　　国外的产品价格不仅与其型号、规格和质量有关，还将根据订货数量、交货方式、付款条件及服务要求的内容不同而变化;同时，还受国际市场需求、币值汇率变化等影响;甚至运输方式及其费用、税率和保险等也都是不固定的。

　　5、资信水平参差不齐

　　不同国家和不同厂商在资金、信誉、经营方式和作风等方面各不相同，有些大品牌厂商往往比较注重信誉，有些厂商或代理商则惟利是图，缺乏诚信，容易出现交货延迟、质量不满足要求等问题，部分采购项目甚至严重影响项目的顺利进行。

　　二、项目实际执行过程中出现的主要问题

　　国际工程项目的唯一性、特殊性和复杂性决定了在采购的每个环节都要谨慎，任何时候和任何条件下都不可掉以轻心。以笔者曾参与过的利比亚西部陆上管道工程建设项目为例，这是管道局第一个真正意义上的EPC 总承包工程项目，业主与监理严格按照欧洲标准进行管理，要求十分严格。项目主要包括527公里长的油、气双线，清管站和中间阀室，以及配套的自动化、通信和阴极保护等系统，整个项目除了管材、SCADA系统及通信铁塔由业主负责供应外，其余所有设备材料由承包商来进行采购供应，涉及了工艺、线路、通信、电力、机械、仪表、土建等专业的物资品种，在大量物资的采购供应过程中出现了以下影响采购成本的问题。

　　1、采购过程中缺乏有效的信息沟通

　　在项目管理中，采购部门是一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，在项目内部与设计、施工、试运等主要部门的协作交流与信息沟通方面存在问题，对外与业主的交流沟通不畅，主要表现为：

　　a.与设计部门 项目开始之初，由于受设计文件批复时间的影响，为了不影响施工进度，很多长周期设备的采购工作会提前进行，与供货商签订定单有时采用的技术规格书和数据单是过程版文件，有些过程版文件会与业主批复的最终版文件有差异，如果没有及时对设计文件状态进行跟踪或与设计部门没有进行及时的交流和沟通，就可能造成供货商生产出来的货物到达现场之后不满足技术文件的要求，造成了货物返厂或在现场进行改造。出现这样的问题之后两个部门之间首先的反应就是先查找谁的责任，互相推脱，扯皮现象严重，而不是立刻商讨解决问题的方案，有时会延误时机。

　　b.与施工部门 一般施工是在项目所在国进行，而采办工作多数时候是在国内完成，造成了施工与采办的脱节，以至于出现了项目后期很多增订材料的情况发生，增加了大量的运输等过程费用。

　　c.与试运部门 在试运过程中往往需要相关设备厂商派出技术服务人员进行现场调试，如果与试运部门缺乏充分的交流与沟通，往往会造成技术服务人员提前进场或者延迟，形成了技术服务上的大量资金浪费，也容易影响试运的顺利进行。

　　d. 与业主 与业主在理念、思维方式存在差异，交流沟通不是很顺畅，经常会受到业主的干涉与阻碍。如在进行供货商推荐时，如果业主提供了VENDOR LIST的，往往会比较被动，一般会被要求尽量选择清单中的厂家，会造成材料设备费用的增加;如果业主没有提供VENDOR LIST的，我们在推荐供货商时往往显得力度不够或资料不完整，很难被业主认可通过，造成了采购周期的加长。

　　2、对供应商缺乏有效的管理与监控

　　国际工程项目中多数供应商为国外制造厂商或其代理商，受时间、地域以及人力资源的限制，无法进行货物生产过程中的质量监控以及交货进度的督办。在利比亚项目上有很多采购的设备材料到达现场验收之后不能满足技术文件上的要求，造成了返厂修理或者重新订货的情况，增加了大量的采购费用;有些供应商在签订合同时会什么条件都承诺，但在实际交货时又会以各种各样的理由延迟交货。例如项目上采购的阀门不仅交货延迟，而且到达现场进行打压试验时很多阀门出现了泄露的现象，不得不返厂修理或重新生产。另外有些采购合同是与中间代理商签订的，中间代理商与制造厂商缺乏有效的信息传递，也会造成上述情况的发生。

　　3、缺乏对项目所在国运输清关政策的了解

　　在项目初期，由于对项目所在国运输清关政策的不了解，出现了如运输单据不符合要求、运输了禁止进口的货物、对临时进口货物的价值申报上不符合规定等问题造成了大量物资不能及时清关出港，不但影响项目的顺利实施，而且产生大量的滞港费用。

　　在项目后期，许多用于工程施工的施工机具属于利用缴纳保证金的方式办理的临时进口，在项目结束后应该以临时出口方式返回出口国，退回保证金。在管理的过程中，没有将这种政策落实到每个相关部门，最后造成许多施工设备由于维修而更换了主要零部件或者由于无法继续使用而进行了就地报废处理，这样在出口时就与进口时的单据与实物不符，将造成保证金无法退回的情况。

　　4、采购人员的综合素质有待提高

　　目前国际工程项目采办人力资源方面存在严重不足，受语言限制，有经验的老同志无法参与国际工程项目的采购，现在多数为新毕业或工作几年的大学生，项目管理及采购经验不足，中间断层局面严重。

　　三、加强项目采购管理、降低采购成本的建议

　　1、制定合理的采购预算与估计成本

　　制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的控制项目资金的流向和流量，从而达到控制项目采购成本的目的。

　　2、加强采购部门与项目其他部门的沟通

　　虽然项目上每个部门都是相对独立的部门，都有各自相应的职责范围，但作为一个项目整体，各部门之间应加强协作与沟通，共同努力才能完成好整个项目的建设。建议在项目开始实施之后，设计、采办、施工、试运的工作都应在项目所在地进行，并定期开会沟通采购过程中应注意的事项，争取在采购之前尽量发现问题，尽早解决。

　　3、加强对供应商的管理，实施供应商绩效管理方案

　　正确地选择、认证、考核、评估供应商，是项目物资采购成功的关键。应成立专门的部门建立管理制度，制定相关文件，对各项目的供应商进行管理与考核，主要包括以下几个方面：

　　a. 严格供应商选择标准和程序

　　供应商选择不当，会使采购绩效大打折扣，且可能带来后患。因此在供应商的选择上，成立专门的评选小组，确定科学、合理和系统的评审项目，一般包括经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能等指标进行评审，选出合格供应商，作为项目供应商网络资源。对于项目业主提供的供货商清单中的供货商在项目开始之初也要求其提供相关资信文件进行审核，对于不符合要求的供应商应尽早向业主说明情况。尽量避免单一货源的风险，单一货源增加了项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。一般来说，供应商的数量以不超过3-4家为宜。

　　选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。笔者认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物;并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

　　b. 项目结束后对供应商进行评价

　　建立量化的供应商绩效评价体系，在每个工程项目结束后，对项目所有的供货商从品质、成本、价格、服务水平、交货周期、履行合同的承诺与能力等方面进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格等几个等级，根据结果衡量与供应商在以后项目上的后续合作：增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，对供应商以激励和奖惩，对于不合格的供应商列入黑名单，或者其由于外来因素影响但经过整改后可以重新进行调查评估等措施。

　　c. 坚持索赔制度

　　除了在合同签订时对质量保证条款和违约条款进行规定外，还应制订严格的物资索赔制度。在采购过程中，应要求供应商在价格合理的前提下，必须完全满足项目的技术要求和质量要求，如果因为货物本身质量缺陷、交货延迟等严重影响项目如期完工给项目造成重大损失的应向供应商提出索赔。在采购过程中应注意对与供货商来往的资料以及证明文件进行保存，以便于后期索赔的顺利进行。

　　d. 建立不同的供应商关系类型

　　要根据不同的产品在全部采购额中所占的比重、质量和技术标准化程度以及供应商的数目等方面来确定与供应商的关系类型，一般可以分为简单交易关系、合作关系以及战略联盟合作伙伴关系。对于那些已经确定了可以长期合作的供应商，应该与其建立直接的战略联盟合作伙伴关系。 双方将本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。

　　e. 在货物出厂前应尽量派人到工厂进行检验，避免出现货物到达现场后验收不合格再返厂或重新采购的局面，如果项目本身人力资源缺乏，可以委托第三方检验公司来进行检验。

　　4、充分利用互联网来降低采购成本

　　a.利用互联网解决信息不畅问题。在采购过程中经常会由于过多的人为因素和信息闭塞造成了采购价格过高或者质量低下，利用互联网可以使采购人员及时了解市场信息，把握市场供求情况的变化，有效减少上述问题的发生，最大限度的降低采购成本。

　　b. 充分利用电子商务，实现网上采购。电子商务采购是几年前就已经提出来的采购方式，主要是通过在互联网上寻找供应商、网上招标采购、网上签订合同、网上支付货款，但在网下送货的采购方式。这种方式的好处是不受地域、时空的影响，扩大采购市场范围，缩短供需距离，简化采购手续，减少采购时间，同时还可以减少人为因素的干预，从而降低采购成本。目前这种采购方式在我们的项目中还很少用到。

　　5、采购环境的利用

　　项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对项目组织怎样及如何采购产生影响的外部变化，包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。而微观环境则是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序，即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益。

　　充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如，结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等，了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息，所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求项目组织建立有关的市场信息机制，以达到有效利用采购环境的目的，良好的市场信息机制包括：

　　建立重要货物供应商信息的数据库，以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。

　　建立同一类货物的价格目录，以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。

　　对市场情况进行分析和研究，作出市场变化的预测，使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时，能有可靠而有效的依据作为参考。

　　只有建立了良好的市场信息机制，才能在项目采购中做到“知己知彼”，并对采购环境有充分的了解和把握，这使得采购者能处于供需双方的有力地位，获得价格上的优势，不仅取得高质量的货物或服务，也能有效控制成本。否则，如果缺乏了对相关信息的熟悉，会造成采购工作的延误，采购预算的超支，失去成本控制的优势。因此，在项目采购管理中充分利用采购环境，建立良好的市场信息机制，同样是有效降低采购成本的途径之一。

　　6、加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质

　　目前项目上的采购人员缺乏成本意识，认为只要能按时供应项目所需的设备材料，不影响项目的进度就算完成了采购任务，至于采购成本的高低没有过多考虑。要确保项目盈利目标的实现，必须加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质。

　　a. 要重视思想政治素质的提高。这包括采购人员的思想品德、政治作风、法律观念和职业道德等，思想政治素质的正确培养和提高是所有工作顺利进行的基础。

　　b.加强业务技能的培训。除了要对采购人员加强管道专业知识、采购知识等基础项目的培训为，还要进行项目管理、成本核算等方面的学习，扩大知识面，使其充分认识到降低采购成本对提高整个项目经济效益的重要作用，还可以采取奖励等机制。

　　c.注重采购人员知识的更新。当今世界科学技术飞速发展，各种知识理论也在发生着新变化，因此采购人员要注重对新生事物及新知识的学习，及时更新现有的知识，以适应各种变化，更好地完成采购工作。

　　7、全流程成本概念，控制总成本

　　在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低，还应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效，从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。

　　四、结束语

　　随着管道局市场开发力度的不断加强，对外承包的国际工程总承包项目越来越多，项目管理在不断的成熟与完善，作为项目管理中的重要部分项目采购管理将越来越受到项目高层领导的重视，项目采购部门工作业绩的高低将直接影响到项目的利润和管道局的国际市场竞争力，采购部门的有效运作是每一个项目成功的基础。每个项目采购管理者之间应积极相互借鉴成功经验，并根据项目本身的特点，在实践中摸索尝试新的管理方法，总结出适合自己的管理模式。