管理电子行业erp项目关键用户的需求变更

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新管理管理电子行业erp系统 项目关键用户的需求变更明源软件项目实施总监 童继龙如果让我谈对电子行业erp系统 项目的感受，我脑子里冒出来的第一个词就是“变更”。似乎不出问题的项目不能称之为项目，无论什么类型的项目，唯一不变的就是“变化”。业务（或流程）变更、项目成员离职等因素都有可能是项目范围扩散、进度延期、成本超标、质量下降的因素。乙方的项目经理往往非常害怕这类变更，因为一旦处理不好，项目就会失控，但现实情况是项目变更是常态。电子行业erp系统 项目实施过程中项目经理如何管理“变更”呢？调整电子行业erp系统 项目经理的心态我在面试项目经理的过程中会问的一个问题是：你如何处理客户在项目验收阶段提出的新需求？相当一部分人的答案是：先和客户谈一下，能不做就不做。如果从企业方角度来看这个问题，我相信大多数IT 经理的答案是：如果需求不做，我们一定不会验收项目。由此可以看到，项目变更往往事关甲乙双方关系。前面这些项目经理的回答反映了典型的乙方心态。为了项目的进度与回款，不加选择地对客户进行拒绝（虽然有的时候拒绝得很有技巧），而乙方项目经理在采取这个方法解决问题时，往往没有考虑到客户满意度和项目质量，对于最终结果来说项目只实现了单赢——进度，而放弃了项目的双赢——质量与进度。从客观角度来看，回避解决不了根本问题，如同前面所说，项目就是在不断的变更过程中不断推进的。即便是在项目的验收阶段客户提出了新需求，乙方的项目经理也一定要正视客户的需求，分析需求变更的原因，并对由此引发的相关影响进行评估，最终和客户明确应对策略。分析电子行业erp系统 项目变更类型项目实施过程中变更是正常的事情，但是否可以理解为项目变更就是一件合理的事情呢？首先要分析项目变更原因，然后根据项目的具体情况判定是否合理。

项目中引起变更的原因通常有如下几类。范围变更（What）：项目要实现什么（What）发生了变化。比如说某电子行业erp系统 项目的试点原计划是深圳和广州，但因为业务发展需求，需要把北京纳入到项目中，这就是典型的项目范围变更。这一类的范围变更相对容易处理。还有一类的范围变更则更为复杂一些，比如说原本项目约定梳理现有业务流程之后实现电子行业erp系统 系统的上线。但企业突然发现自己的业务流程不够清晰、岗位职责不明确、考核制度不完善，就想由乙方电子行业erp系统 顾问对企业管理进行诊断之后再实施电子行业erp系统，毕竟业务流程梳理也是电子行业erp系统 厂商的职责之一。这时乙方往往会认为这超出了电子行业erp系统 项目实施范围，涉及到了企业管理咨询的范畴，这类的范围变更是否合理，则就需要看前期合同的约定了，但这无疑是许多电子行业erp系统 项目发生重大争议的原因。项目目标变更（Why）：为什么（Why）要做这个项目也就是项目目标发生了变化。在电子行业erp系统项目实施的过程中，许多人以为项目目标只是老板一句话的事，而且这个目标往往非常虚，是落不到实处的，但却不知电子行业erp系统 项目的目标，是随着企业信息化进程的深入、企业高层对于信息化的认识的深入、企业外部竞争环境的变化、企业业务发展的进程动态发变化的。干系人变更（Who）：谁（Who）来完成这个项目有了变化。比如说由于项目小组成员离职导致的干系人变更，这种变更在项目实施过程中较为常见，在项目经理看来是在可控范围之内的变更。但还有一种变更让人头疼，如我们最近在实施的项目，乙方公司整体被收购了，该项目的出第2 页 共3 页资方发生了主体变更，项目出现了重大的干系人变更，项目就只能进入暂停状态，未来是否能够重启还是未知数，这也是风险最高但概率最小的干系人变更了。项目主体变更（Where）：在何地（Where）完成项目的约定发生了变更。这类的项目变更较少见，但在集团化运营企业中还是会存在的，比如说我曾经实施的某项目：原本约定电子行业erp系统 项目的试点是在集团总部+北京公司，但后来考虑到电子行业erp系统 项目实施的风险等问题，就将电子行业erp系统 项目的实施只放在了北京公司。进度变更（When）：何时（When）完成项目的约定发生了变更。这也是项目中的常见变更类型，比如因为项目实施过程中企业有重要订单需要紧急交付，必须把电子行业erp系统 项目小组的关键用户都投入到业务生产中，而不再有精力顾及电子行业erp系统 项目实施工作时，企业方就有可能提出项目进度变更，从何使得项目延期完成。而进度的变更也往往受制于其它几类的变更，如干系人变更、目标变更、范围变更。需求变更（How）：如何（How）完成电子行业erp系统 项目实施工作的变更。需求变更对于项目所带来的风险相对于上述五个W 来说要小许多，需求变更是在蓝图方案的框架之下讨论如何实现的问题，在这个环节更需要关注的是技术可行性、实现代价（投入与产出）等问题。电子行业erp系统 项目变更引发的后果基于上述不同的项目变更类型，我们需要思考项目变更给项目带来的后果。如果从项目管理的“黄金三角形”来看，项目变更一般有如下几种后果——项目成本变化（增加或减少）：这里的项目成本是指电子行业erp系统 产品模块的购买费用、电子行业erp系统 产品的用户许可费用、电子行业erp系统 顾问投入的人/天费用、甚至是由此引发的差旅费用等，而项目成本的变化往往导致项目双方重新进行商务谈判，基于上述基础签署补充协议。项目进度变化（提前或延期）：这是项目变更之后最常见的后果了，无论是哪种变更，导致的直接后果往往是项目进度延迟，而许多电子行业erp系统 项目就是因为一次又一次的延期，最终在人疲马乏的情况下最终不得不宣布项目失败。项目范围变化（增加或减少）：项目范围不断扩散（或者是变化）的主因就是项目主体变更、项目目标变更或是项目范围变更，项目范围的扩散同时也可能导致项目成本增加、项目进度延期。项目范围变化未必是件坏事，因为项目范围的扩散还有可能导致项目的质量提高（客户满意度提高）。所以，不要对项目范围变化产生抵触情绪，凡事有利有弊，在项目上同样也是这个道理。项目质量变化（提高或降低）：这一项是在项目变更之后大家提及非常少的一点，原因之一是电子行业erp系统 项目实施过程中的质量标准非常难以衡量，所以大家在谈到电子行业erp系统 项目变更的时候，可以很清晰地识别到范围、成本与进度方面的影响，但质量这块根本无论深入进去讨论。再者，在面临着强势客户的压力时，乙方项目经理面临着范围扩散问题，但成本与进度层面得不到有效支撑时，就只好牺牲项目质量了。制定项目变更流程与策略通过前文的讨论，我们已经清晰了电子行业erp系统 项目实施过程中存在的几类项目变更，以及由项目变更引发的后果（或者是影响），那么我们可以据此制定一个项目变更流程与应对策略了。首先看看项目变更流程。提交变更申请：项目团队中的任何人都可以提交变更申请，对项目的变更内容说明包括变更描述、变更原因、变更利益、变更成本、变更带来的影响、支持性文件。在这里需要说明的是，如果是企业方提出项目变更就一定需要说明变更所带来的利益和成本支出；如果是乙方顾问在向电子行业erp系统 厂商提出电子行业erp系统 项目变更，其变更利益有可能就是企业方的变更成本支出，而乙方的变更成本就可能是企业方的变更利益，其实这就是一个等价交换过程。审核变更申请：由变更经理对变更申请表进行审核，以决定是否需要一份充分的可行性报告以供变更审批小组做决策。识别变更可行性：决定是否变更的标准大致为实施变更给项目带来的风险、不实施变更给项第3 页 共3 页目带来的风险、实施变更对项目产生的影响（时间、资源、财务、范围等各个方面）。批准变更申请：变更审批小组可以做出拒绝变更、需要与变更相关的更多信息、批准变更申请、在特定条件下批准变更等决策。实施变更申请：全面实施变更申请，包括变更进度、成本等项目控制基线，并按新的基线进行项目推进与执行。

流程相关人员：上述流程中涉及的变更工作可以由项目中的变更经理来负责，电子行业erp系统 项目的变更经理有时需要由企业方的电子行业erp系统 领导小组成员来承担，需要对项目中所有的变更进行接收、记录、监测和控制。而决定是否接受变更，则可以由变更可行性小组来决定，通常这个小组在电子行业erp系统 项目中也是电子行业erp系统 项目小组，其主要职责是通过模拟来研究变更可能带来的成本、利益影响，对变更申请进行审核并给出专业意见。