如何做一份专业的报价单？

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新客户发来询价单，你及时回复后，却没有下文，是你报价太高吓跑了客户，还是报价太低，让客户一看就知道你不是行家里手，而不敢冒险与你做生意？对老客户报价也不容易。他会自恃其实力而将价压得厉害，以至在你接到他的询盘时，不知该如何报价，报的太低，没有钱赚；报的太高，又怕他把定单下给了别人。

怎样报价才有效呢？有经验的人首先会在报价前进行充分的准备，并利用合同里的付款方式、交货期、装运条款、保险条款等要件与买家讨价还价，也可以凭借自己的综合优势，在报价中掌握主动。

报价前充分准备

首先，要认真分析客户的购买意愿，了解他们的真正需求，才能拟就出一份有的放矢的好报价单。广州市曾先生说：“我们在客户询价后到正式报价前这段时间，会认真分析客户真正的购买意愿和意图，然后才会决定如何报价。”

其次，作好市场调研工作，了解市场最新动态及市场趋势的分析和预测。

什么样的报价看起来更专业

1．要素完整

完整的报价应包括：产品详情、数量、单价（是否含税）、付款方式、运输方式、交货周期，报价有效期。

产品详情：主要说明产品的名称，规格（材料、形状、大小、重量、尺寸、颜色等），包装，认证等。必要时附上检测证书（尤其是化工产品）和图纸（机械设备或钢结构等居多）。在我们提供给客户的产品与客户的要求有些微差别时，详细的产品描述尤其重要。

付款方式：很多时候付款方式是买卖双方讨价还价的重要筹码。

交货周期：交货周期是很重要的一个因素。通常情况下交货期越短越受欢迎。

报价有效期：这条很多时候被忽略了，但产品的成本会受原材料，人工等很多因素的影响，当初的报价现在再来做很可能要亏本，这时如果没有约定一个报价有效期的话，很容易使我们陷入被动地位。

2．格式友好

有的人注重传达有效或核心信息，而不注重传达的形式。其实在如今激烈的竞争环境中，报价的形式也越来越显得重要了。一张格式清新，用语干练专业，信息清晰完全的报价会给客户留下很好的第一印象。

二、报价前中后的几个关键点

1．收到询单到报价的时间

这个时间我们可以理解为响应速度。当然，不同的产品，准备报价所需要的时间长短也不一样。不过，尽量在同行中做到响应迅速而且准确。如果需要较长时间准备，不妨先让客户知道我们大约会在什么时间发报价，并且尽量在这个时间内答复客户（这一点对于建立诚信的形象很重要，若无极其特殊的原因不要拖延）。

2. 报价的高低

价格是贸易能否成交的关键点，也是很不好把握的一点。不过如能做到知己、知彼、知他人，报出合适的价格就不难。

首先要对自己的产品、价位及市场定位，和同行的情况有很清楚的了解；然后在跟客户报价之前尽可能从多方面先了解客户情况，这样更有助于做到有的放矢。

比如，如果某客户向我询价，我就要尽可能通过多渠道了解这个客户是哪个国家哪个城市的，是否属于我们产品的目标市场？这个客户属于贸易商，经销商还是最终用户？客户的购买能力及诚意如何？客户对产品的熟悉程度如何？客户所在地区是否有特殊的习惯等。在了解到这些信息之后，我就能比较有针对性地报价，即做到“个性报价”。针对不同的客户要有不同的方法，不同的地域要有不同的政策、不同的价格。如果是大客户，客户的购买力较强，可适当将价格高一点，反之偏低；如果客户对此产品和价格非常熟悉，建议采用“对比法”，客观地突出自己产品的优点，同行的缺点。这样报出来的价格基本接近低价，从一开始就能抓住客人；如果知道客户性格直爽，不喜欢兜圈子讨价还价，最好还是在一开始就亮出自己的底牌，以免出高价吓跑客户。

3．报价后及时跟踪

若客户在收到报价后很长时间都没有反馈，可能的原因有很多。我们不妨通过电话、邮件或传真及时跟进。

1）有时客户根本就没有看到报价（比如邮件发送不成功、被服务器判定为垃圾邮件、传真未被转交给正确的人、客户漏看了等）。

这种情况下好办，再发一次并确保客户看到了即可。

2）大多数时候是客户已收到报价，但认为我们的价格没有优势。

这时候我们可以适当解释或搞清楚客户的目标价是多少，争取一个再报价的机会。

3）对于客户尚处在调研阶段的情况下，我们不妨与客户保持一定频率的联系，在价格有变化、产业有调整或政策有变动时及时通知客户。我知道有一个供应商每个月会将最新的报价发给客户，收到了很好的强化作用，客户表示一旦有实际需求，第一个考虑的对象就是经常与之保持联系的那家公司。

三、报价不吸引客户的原因

有时候提供了一份从格式到内容都堪称完美的报价给客户，但是仍然不足以吸引客户下定单，那么我们需要总结原因：

1. 产品差异：有时候我们没有完全满足客户要求的产品，而我们所推荐的产品客户又无法接受，这个与报价的质量无关，这里不提。

2.价格太高或太低：这时可以尝试争取重新报价的机会。

3. 付款方式不合适：为了争取机会，可以在这一点有所让步。

4. 沟通不充分：尤其是我们和客户还不太熟悉的时候，所以在发送报价的邮件或传真上最好能用一句话简要扼要的突出自己的超强卖点。

一份专业的报价单可以帮助我们给客户留下更好的印象，可以为我们争取更多的销售机会，加油吧，用泛普！