二维码电子档案的主要功能介绍

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　二维码电子档案

　　功能详细要求

　　依据公司档案业务要求及应用需求，系统由：首页、档案检索、信息收集、档案管理、综合利用、统计日志、档案配置、系统配置等模块组成，模块功能要求如下：

　　1) 首页

　　作为OA系统的入口页面，首页集中展示了用户最常用的功能和最需要了解的信息，方便登录用户了解系统整体情况，更快捷的利用和管理档案，具体模块划分如下：

　　快捷搜索

　　提供快捷搜索工具条，支持多关键字(采用空格分隔)模糊查询，搜索范围是当前全宗下所有档案类型的所有条目;搜索结果根据档案类型和信息的种类(案卷、文件、电子原文)分别汇总展示;可查看条目的具体信息，默认权限范围内的条目可直接利用原文，非默认权限范围的可发起利用申请，同时支持条目的收藏。

　　待办提醒

　　系统将当前需要用户办理的事项，按照业务模块进行分类汇总显示：显示每类业务剩余待办总数，以及每类业务最新待办事项的来源及简要内容，并可直接进行办理。

　　消息中心

　　系统将用户收到的来自各个业务模块的未读提醒消息集中显示，用户可及时了解到相关信息。

　　档案推送

　　若用户收到了档案管理员主动推送的档案信息，在推送有效期内，可对档案的电子原文进行浏览、下载利用;在有效期外的推送，则只能查看推送记录，不允许再利用。

　　如果用户有档案利用的需求，也可以提交推送请求，由档案管理员处理。请求推送来的档案的利用规则，与主动推送相同。

　　个人申请

　　将用户所提交的赋权申请和借阅申请分别进行汇总显示，用户可查看申请的处理状态;对于赋权申请，如果在赋权有效期内可以直接点击进行浏览或下载;对于借阅申请，系统会突出显示即将到归还期或已经逾期的借阅申请，提醒用户及时归还档案。

　　个人设置

　　用户可自助修改密码;档案管理员还可以设置常用管理功能的快捷方式。

　　信息公告

　　点击可查看当前单位所发布的信息公告，按频道分类展示公告信息，点击查看公告详情。

　　大数据

　　显示当前全宗下所有已归档档案的相关统计信息，包括文件总数、案卷总数、电子原文总数、赋权总人次、借阅总人次等。

　　2) 档案检索和利用

　　用户可采用多种方式对本单位及系统内其他单位的档案条目进行检索，并在其权限范围内对档案进行利用，超出权限范围的利用需求可通过提交赋权申请经审批通过再加以利用。用户还可以浏览专题库中有权限的专题信息，集中利用相关的档案和编研材料，具体模块划分如下：

　　档案检索

　　泛普软件支持多种检索方式，包括跨门类检索(在一个全宗内，自动检索所有档案类型)、组合条件检索(在指定的档案类型内，自定义多条件组合检索)、跨全宗检索(集团内各单位档案的集中检索)、全文检索(基于档案条目信息和正文内容，搜索范围更大)、指定目录分类检索(对于熟悉档案业务的专业人员，可以迅速定位目标)等多种途径的检索功能;检索结果可查看条目具体信息，根据权限进行利用，也支持条目的收藏。

　　档案收藏

　　提供档案收藏车功能，用户可以将需要的档案加入收藏，便于日后多次利用，支持分批检索档案并加入收藏，再集中进行下载、借阅等利用操作。

　　档案利用

　　支持用户在其默认权限内对数字档案资源进行浏览、打印、下载等在线利用，或对实体档案进行借阅利用;默认权限外的档案利用，可通过赋权申请或借阅申请，经相关的审批流程，通过后可获得相应权限。

　　专题浏览

　　支持浏览和利用档案管理员整理发布的专题库内容。专题内相关的档案和材料资料会集中进行展示，便于用户全面、快捷的获得专题相关信息。专题库支持权限控制，只有指定范围内的组织和人员可以浏览专题信息、利用专题内容的编研材料和档案原文。

　　3) 档案采集

　　泛普OA系统根据每个全宗、每种档案类型管理的具体情况，支持采用适合的采集和整理模式：最小模式(各部门人员将档案移交到档案部门，档案管理员接进行著录归档)、部门应用(各部门人员将纸质档案移交到档案部门，由档案人员进行整理、著录、归档;档案部门内部进行归档)、集中整理(各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，然后移交给档案管理员进行审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后分类、整理、组卷(盒)、归档)、分散整理(各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，并进行分类、整理、组卷(盒)，然后移交给档案管理员进行审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后进行归档)。

　　具体模块划分：

　　收集整编

　　档案采集分为在线著录、数据导入、数据接口归档三种方式，所有数据都会进入收集整编库中，统一进行整编管理。

　　在线著录支持单个条目的著录、插录和追加，还支持在线批量著录。

　　支持多种档案编号规则整理模式：自动整理模式(根据设定的整理规则由系统自动分配编号、自动生成档号、自动组卷，支持调件(卷)、同分类调件(卷)操作)及手动整理模式(主要用于兼容历史档案数据，支持手动编号、设置档号、手动组卷(盒)等管理操作)。

　　支持多种电子文件挂接方式：单个档案挂接(逐个档案进行电子文件挂接操作)、批量档案挂接(通过设定匹配规则，将本地已整理完毕的电子文件批量上传，并自动挂接至指定的一批档案)、扫描挂接(本地连接扫描仪，扫描实物并自动挂接到当前档案)。

　　系统自动对挂接的电子文件做异步处理：生成预览文件(进行格式转换并根据需要添加水印)、抽取正文内容并建立索引。

　　档案移交

　　对于集中整理及分散整理的采集整理模式，可通过移交流程完成档案信息从档案产生部门到归档部门(档案室)的移交工作。移交业务分为发起、审核、接收、退回等处理环节。系统可生成并记录移交清册以备查。

　　数据导入

　　支持本地文件导入(如手工维护的excel或第三方系统导出的excel/csv格式数据文件，导入模板可自定义)、离线客户端数据包导入(通过离线客户端实现分散采集数据并集中导入统一管理)。

　　4) 档案管理

　　对于已归档到正式库中的档案，管理员可以完成日常的管理工作，包括案卷和文件调整、打印封皮目录及脊背、出入库操作、保管期限到期鉴定、保密期限到期鉴定、档案销毁、数据备份和恢复管理等，具体模块划分如下：

　　档案管理

　　泛普软件支持对案卷、文件等各级档案进行调件(卷)、同分类调件(卷)、卷内调序等常用管理操作。支持各级档案封面、文件目录、备考表和脊背的打印。支持案卷(盒)的入库上架、出库下架操作，选择库位时系统自动提醒库位的实时剩余容量统计信息，辅助参考。

　　鉴定销毁

　　系统自动提醒保管期限或保密期限已到期的档案，管理员可发起鉴定流程，并根据审批结果，相应进行处理(保管期限到期的，如果决定销毁则进入销毁环节，如果决定保留则相应修改保管期限;保密期限到期的，如果决定按期解密则修改密级及保密期限，如果决定继续保密，则相应修改保密期限)。

　　回收站

　　档案管理过程中删除的数据，首先会进入回收站，必要的情况下可以选择恢复，如果确认数据不需要保留，也支持彻底清除。

　　备份恢复

　　可以分档案库进行备份和恢复，支持异地备份(可将备份文件打包下载进行异地存储，等需要时再上传进行恢复)。

　　库房管理

　　可以按多库房、密集架、阁子查看库存情况，可以查看架上档案的摆放情况、密集架阁子的剩余空间情况等;浏览架上案卷、盒信息时，支持快速查看卷盒内档案的详情，支持对卷盒的摆放位置进行排序等调整。

　　5) 综合利用

　　系统支持对实体及数字档案资源进行多种形式的利用。包括实体档案的借阅审批、登记流程，对数字档案资源的主动推送及请求推送功能，档案专题的汇总编研功能，档案利用光盘的制作功能，数字档案资源利用的赋权审批流程以及跨全宗利用管理，具体模块划分如下：

　　借阅管理

　　泛普OA支持按照预设流程针对不同类型档案的借阅申请单进行审批，申请通过后，管理员可进行实物档案借阅登记，以及后续的归还、续借等管理操作，管理员可查看即将到期或已逾期的借阅单，针对性的进行提醒及催还操作，借阅人可通过邮件、消息等方式收到相应的提醒;支持管理员针对不同档案类型配置借阅规则：例如是否允许过期未还者继续借阅、系统默认可借阅的天数等。

　　推送管理

　　当有使用者发出推送请求后，管理员可以接收并进行处理：可根据具体要求整理相关档案条目或专题，并设置相应的有效期，推送给申请人，由申请人对数字档案资源进行利用;也可根据具体情况做驳回处理。

　　支持管理员主动对档案及专题信息进行整理，并设置相应的有效期，推送给指定的目标用户进行利用。

　　赋权管理

　　支持按照预设流程针对不同类型档案的赋权申请单进行审批，审批通过后，申请人可获得相应的电子原文利用权限。

　　编研管理

　　档案管理员可以创建专题，选取相关的档案，并支持上传编研材料，专题可根据需要指定浏览范围，范围可以是某些部门，也可以是特定的人员。

　　光盘制作

　　档案管理员可以创建档案的数据光盘，选取并添加档案后可在线打包成光盘文件，可以下载后刻录成光盘或以文件的形式存储利用;光盘内的档案支持按档案目录结构浏览条目及电子原文。