电子采购全流程管理：从采购计划到招标授标及监督的完整指南

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 　　采购管理

　　采购计划

　　1 需求申请

　　A、 各部门提报需求申请，提报时可以查看库存和在途信息;

　　B、 经过审批后汇总到仓库，由库管根据需求申请汇总采购计划。

　　流程：

　　部门提交--主管部门审核(平衡库存、在途)

　　2 采购计划

　　C、 从 Excel 中导入采购计划，自动显示库存。

　　D、 采购按照不同的采购方式进行采购：直接采购、招标采购、询比价采购、竞价采购。

　　E、 采购按照物料类别由不同采购类别的采购员查阅，分别执行采购作业。

　　F、 在电子采购系统中建立采购申请流程，显示ERP 系统的库存和在途信息。

　　流程：

　　保管提报→主管审核→部长前准→供应副总审批→按类别实施采购

　　注：

　　A、采购员可以互相协调采购项目。采购时必须在采购计划中确定，进入招标后，将不能进行变更。

　　B、另外建立单独的领料申请流程，审批通过后，形成泛普 ERP 的出库单。招标采购

　　招标项目拟定

　　A、 提供三种拟定方式：a.通过采购计划提报，拟定招标项目;b.通过 excel 导入到系统;c.手工输入方式。

　　B、 按照货品资料进行招标。

　　C、 审批通过后，发布到供应商门户上，合格供应商可以登录门户查看，并应标(公开招标和邀请招标两种方式)。

　　D、 被邀请的供应商会以短信和邮件形式通知。收到通知后，供应商进行网上应标。

　　E、 如果需要购买标书或缴纳保证金的，需要在相应栏位填写金额，默认为零，不需要缴纳。

　　流程：

　　采购负责人提报→经理审批→主管审批→部长审批

　　注：

　　A、 实现短信网关接口;

　　B、 供应商可以使用短信或邮件网上确认，确认后，后台可以查询;

　　C、 内部流程审批可以使用邮件或短信审批，并能够添加意见。

　　3 在线应标

　　A、 供应商收到通知或者登陆门户看到招标信息后，可以进行网上应标;

　　B、 网上应标时要确认投标授权人及相关授权人信息。

　　C、 供应商在线应标后，由采购和相关领导进行审批，审批通过的应标供应商方可进行投标。

　　D、 如果需要购买标书或缴纳保证金的，需要与需方联系办理相关手续。

　　流程：

　　供应商网上应标→招标负责人审批

　　4 在线投标

　　A、 应标成功的供应商可以在线投标，投标的供应商以附件的形式上传标书。

　　B、 在线投标除标书外还需要填写价格、关键信息等内容。

　　在线投标不需要审批流程。

　　没有开标的投标，用户无法查看报价和标书内容。

　　5 在线开标

　　采购方只能时间到时方可进行开标，开标后将不能再投标和关闭标书。分为技术标和商务标两大部分。

　　开标不需要流程审批。

　　6 在线澄清

　　A、 标前澄清。需方可在线提问，提问后，供方在线回复，记录会与投标文件保留系统内。

　　B、 标后澄清。包括商务内容、技术内容澄清和二次或多次报价，只有所有供应商报价后才能开启报价。

　　在线澄清不需要流程审批。供应商自备电脑，另外泉林准备备用电脑一台。

　　7 在线评标

　　招标负责人将大家评标结果进行汇总，录入后提交(分为商务标和技术表两个部分)，短信和邮件形式通知评委，评委回复后会签。

　　流程：

　　招标负责人→评委会签→部长

　　注：如果部长在评标委员中，部长自动跳过。

　　8 在线授标

　　A、 评标审批通过后，可以在线授标;

　　B、 评标结束后，招标负责人按照评标结果录入评标数据，确定供应商、标的、数量等信息，审批通过后，自动形成中标公告，在供应商门户上发布，供应商可以登录查看自己的中标信息。审批不通过的由授标人重新授标后报批。公告内容可以在公告管理模块进行编辑。

　　C、 授标后自动产生采购订单，在采购订单管理模块中可以查看。

　　流程：

　　招标负责人→经理→主管→供应副总审批

　　9 流标处理

　　由于各方面原因，本次招标可能未能达到需方要求，需方可以发起流标申请，经过审批后，此次招标按流标处理。

　　流程：

　　招标负责人→经理→主管→供应副总审批

　　10 悔标处理

　　供应商悔标后，由供应商提供书面的悔标记录，采购招标负责人接收后，录入到系统，经过审批后，对本次招标记录悔标。

　　流程：

　　招标负责人→经理→主管→供应副总审批

　　11招标过程监督

　　领导可以登录系统进行招标过程监督，可以查看招标的实际进度，参标方的业务记录。

　　注：如果是招标现场，相当于评委的权限。

　　12 保证金管理

　　招标结束后，未中标的供应商可以当场领取，中标单位保证金交由财务，合同履行结束后，财务会将保证金汇入供应商指定帐户。

　　保证金管理不需要流程审批，采购招标负责人负责录入即可。