传统模式下，采购通常是为了保障施工供料顺畅而进行的，因此往往属于施工部门的下属机构，部分项目甚至没有采购部门，仅有数位乃至一位材料员负责工程采购，这明显是不符合工程总承包模式的需求。采购的重要性随着相关材料设备的复杂性的上升而上升，需要从项目设计一直管理到项目维护，并且全程涉及多部门、跨部门的沟通、协调。
一、消防企业在物资采购中的管理难题
物资是工程按时完工的重要保证，是工程投资成本的关键环节。消防工程项目的物资采购主要面临工程周期长、工作面广、施工单位多、材料供应大、品种多、材料复杂等问题，具体表现如下：
1、出现以次充好或不了解材料性能的情况。
2、存在过于追求材料的美观而忽视质量的现象。
3、很难在短时间内利用手工计算不同区域、进度等情况下的物资用量。
4、物资入库阶段没有进行严格的检验过程。
5、工程的材料申报及审批没有严格按照公司制度审核及采购，管理者无法及时监管。
6、没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。
7、材料的采购、提料超预算时，数据不能及时反馈，企业无法掌握材料实际成本发生，导致项目竣工结案时费用超标，但超支的责任不明。
8、部门人员冗余责任不清、互相踢皮球的状态。
物资采购关系到施工的质量，还与成本有着重要的关系。有效的物资采购管理可以在节约企业成本投入的同时，避免出现工程因为质量问题而返工的情况。泛普软件通过对采购流程的精细化管理，让管理者能随时了解工程物资的详细情况，如工程物资是否到位、是否被占用、是否少采购等。
二、泛普软件工程管理系统在管理物资采购中的作用
泛普软件通过信息化的管理方式，打通企业内部的信息屏障，实现提高采购效益、提高采购效率、规范采购流程、降低采购分析的目的，进而保证企业在采购环节顺利进行。
1、物资在到达现场需要对材料实行严格的检验，只有这样才能保证材料的质量，通过材料管理中的“材料验收”功能可记录本次物资的质量情况，表单内可登记材料的种类、数量、验收情况等信息，对不合格的产品进行拍照记录后上传至表单中，管理者在审查时即可全面了解本批次物资的质量情况。
2、采用了不符合规定的材料，会对消防工程的施工质量造成影响。为此需要对材料进行严格的检验，“材料验收登记”功能可记录对物资的检验信息，对不符合规定的材料进行拍照登记，还可在“材料验收列表”中查看项目中所有批次的物资验收信息，避免出现材料质量问题导致工期延迟的问题。
3、通过“材料需用计划”功能可登记项目在不同阶段的采物资需求，若之前已经录入过材料的信息，则在需用明细中可直接搜索选择，不需要重复录入。填写完需用数量和参考价格之后，系统会自动计算出材料的价格，保证数据准确的同时还降低了员工的劳动力。
4、物资在入库之前需要通过“材料验收”功能进行验收，验收需要统计数量、验收情况等信息，之后才可在“材料入库”功能中进行入库。入库时除了要登记相关材料的基本信息，还可记录入库的相关明细，如含税单价、不含税单价、税率等信息。
5、材料申报、采购环节需要进行流程审批，填写完申报表单之后系统会通知相关领导进行审批，领导再确认无误之后进行签字审核。有效保障物资申报及采购按照功企业规章制度进行。
6、采购环节中供应商信息为必填项目，采购人员需要根据实际情况填写供应商的信息和采购信息。可在基础信息中的“往来单位”中添加供应商的信息，包括供应商的名称、区域、联系人、联系方式等信息，保证供应商信息的完善，同时这类信息可在相关部门及其领导中进行共享，之后通过材料报表中的“供应商列表”查看往来的付款记录。
7、材料在进行采购入库时需要登记本次材料的费用信息，登记过后的材料费用可在“材料付款列表”中查看，其中包括付款说明、已付材料费、供应商、相关付款凭证等信息，管理者可及时了解材料成本的支出情况，避免出现超支情况的发生。
8、材料申请线上审批，审批过程永久留存，责权明确避免事后扯皮。
