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文档管理

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   项目文档管理是指在施工项目过程中收集和管理文档的工具。通常,文档管理在项目开发中不太受重视,发现其重要性往往为时已晚。这样一来,整个项目可能会在管理上变得混乱,出现问题后也没有证据可查。文档管理对项目的顺利进行起着至关重要的作用,其关键不容忽视。

  一、消防工程企业在文档管理中出现的问题

  项目文档繁多,存档和查阅不方便。消防工程属于项目型销售,一般成交额都比较高,跟进时间长,一个项目的签订往往涉及到很多材料,例如合同、备案书、资质审核、招投标资料等等,以前这些资料都是纸质存档,查阅起来不太方便,因此可能就会出现这些问题:

  1、不同项目基础信息不一致,公司无法汇总项目整体的材料、成本等基本情况。

  2、项目分散,资料繁杂,项目经理需要资料(变更单,审批单,验收资料,过程资料)时找不到。

  3、资质证书、各类合同等重要资料以文档或存档方式留存,导致项目结束后文件查找困难。

  4、企业各部门、各项目的基础信息流通性极差,导致各个部门之间信息无法统一、加大沟通成本。

  5、项目资料管理混乱,导致划责、结算等没有依据。

  通过泛普软件的“文档管理”可对施工过程中的相关资料进行存储,合同、报价、财务等重要文件只能看不能拷走,再也不用担心泄密,文档可以按照多种组织形式自定义目录快速索引定位,再也不用担心找不到文件了。

文档管理的优势.png

  二、泛普软件消防企业管理系统在文档管理中的作用

  泛普软件可保存工地上一切发生的施工资料、签证变更、会议纪要、情况说明、月进度报表、进度计划、开竣工资料等,对这些文件进行及时、准确、有效的存储,还支持企业内部互相贡献,方便后期进行查找。

  1、多个项目的情况下,企业需要管理的内容非常之多,纸质文件在统计和分析数据上显得力不从心。泛普软件可自动统计和计算表单中的信息,不需要进行人工统计的繁琐操作。如想要知道项目的成本信息,通过成本管理中的“项目总成本统计表”即可查看所需项目的成本信息。

项目总成本统计表.png

  2、资料模块中可上传项目相关的所有资料文件,“我的资料”中上传在资料只有本人才可查看,“资料中心”中上传的资料在企业内部共享。工作人员可根据文件的类型上传到对应的模块中。

资料中小.png

  3、合同等重要资料需要进行完善的保存,泛普软件中的“项目管理”模块中的“材料、劳务、分包、租赁”功能都有对应的合同管理功能,根据合同的类型录入到对应的板块中。后期想要查看合同,在同一级菜单中的“合同列表”功能进行查阅。

合同栏目.png

  4、信息的流通对于企业来说是事关重要的,通过对信息的共享来实现内部的数据互通。例如项目部某个成员在系统中录入信息后,本部门和区域部门的员工均可在系统中查看到相关信息。大大提高了沟通的效率,让信息传递更加高效和及时。

  5、消防工程在施工过程中会产生非常多的文件,纸质文件不易储存,在后期查阅过程中也较为繁琐。通过泛普软件的“资料”模块可存储所需的重要文件,包括图纸、变更文件、施工资料等文件均可储存在文档当中。需要进行查阅的时候通过搜索文件名称即可快速查找。

立项文档资料.png

发布:2022-01-07 15:28    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]
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