糟糕的范围管理导致项目失败

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定义并计划一个项目只是成功管理一个项目的第一步。在你做完工作计划之后，你就要按照这个计划工作。你必须保证你同意完成的工作要在规定的时间和预算项目范围内完成。计划工作的一部分是针对一种不可避免的事实：一旦项目开始进行了，客户就会不停地要求你完成超出原来商定范围的工作，或者和原来商定范围不同的工作。这就是你必须要使用范围变化管理的时候了。如果你不使用它，你就会因为要完成比原先同意的预算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。换句话说，你将会遭到很大的麻烦。 
　　 什么是导致项目失败的主要原因
　　 我们都经历过不太成功的项目。我在这个系列里讨论了五个最为常见的项目管理的错误。在这里阅读第一部分，“糟糕的计划是项目管理第一大失误”。
　　 范围管理从范围定义开始
　　 定义项目范围可能是定义一个项目过程中最重要的部分。事实上，如果你不确定你在进行的是什么，以及你所进行的项目的边界在哪里，你就根本不可能成功。管理项目范围是项目管理里最重要的一部分。但是，如果你没有很好地定义项目范围，那么管理项目范围几乎就是不可能的了。
定义项目范围的目的是把你的项目的逻辑范围清楚地描述出来，并获得认可。范围陈述被用来定义哪些工作是包括在该项目的边界之内的，而哪些工作又是在该项目范围之外的。你能够把项目范围定义得越清楚，你的项目就会越明确。下面这些类型的信息可能会有帮助。
　　 ·范围内和范围以外的可交付使用的类型（商业需求，目前状况评估）
　　 ·范围内和范围以外的主要的生命周期流程（分析，设计，测试）
　　 ·范围内和范围以外的数据类型（财务，销售，雇员情况等）
　　 ·范围内和范围之外的数据源（或者数据库）（帐单，总帐，薪水册等。）
　　 ·范围内和范围之外的组织（人力资源，制造商，供应商等）
　　 ·范围内和范围以外的主要功能（决策支持，数据输入，管理报告）
　　 有一个可行的范围变化流程
　　 项目经理和项目小组必须意识到范围变化本身并没有什么不对。也就是说在项目进行过程中修改范围并不是什么坏主意。事实上，很多时候，这是一件好事。首先，客户通常都不能确定最终解决方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他们可以，商业是随着时间不断变化的，因此项目的需求也会发生变化。
如果你不能够容纳变化，最终的解决方案就会达不到应有的价值，或者它甚至有可能是无用的。因此，你希望客户具有在需要的时候改变项目的能力。如果项目经理对于项目变化没有准备，问题就产生了。每一个项目都应该有一个流程来有效地管理变化。这个流程应该包括确定变化，评估变化的商业价值，评估对于项目的影响，然后把这些信息提交给项目发起人进行评估。发起人然后可以决定是否同意该变化。如果同意，发起人还应该理解它对于项目的影响，然后为它追加费用，延长项目时间。