部门经理如何规避档案丢失遗漏风险

　　上一个项目收尾，档案移交那天少了一份桩基检测报告。这件事是我在移交单上签字时发现的，到现在还记得那份移交清单上对应栏位空着的编号。

　　一、上一个项目收尾，档案移交少了一份桩基检测报告

　　项目竣工验收之后进入档案移交阶段，资料员把组卷好的档案盒按目录排好，我逐盒清点核对。桩基部分的资料单独成卷，卷内目录上列了六项检测报告，实际翻到第五项之后直接跳到了第七项，

      第六项——3号楼桩基低应变检测报告——不在盒子里。问资料员，她说桩基检测是分包单位做的，报告当时寄过来她以为已经放进去了。再问分包单位，对方说报告寄出之后没有跟进确认，快递签收记录也找不到了。后来补这份报告花了将近三周，联系检测单位申请重新出具、走内部审批盖章、补齐原件归档，移交时间比原计划整整晚了一个月。

　　二、当时到底怎么漏掉的

　　倒查整个流程发现漏掉有三个原因。第一是资料交接没有签收确认，分包单位寄出报告后没有要求我方签收回执，资料员收到快递后也没有在台账上登记。第二是组卷时没有逐项勾对，资料员按自己的记忆把资料往档案盒里放，没有对着卷内目录一项一项打钩。第三是过程中没有交叉复核，从资料员组卷到我最终清点之间没有人再翻过那盒档案。三个人经手过这份报告的流转，但三次交接都没有签字记录，任何一个环节有书面确认都不会漏。流转断点分析如下：

• 分包寄出报告时未要求签收回执，寄出即默认完成，我方收货端无确认机制；
• 资料员收到快递后直接归档未在台账上登记，台账与实际资料入库脱节；
• 组卷时未对照目录逐项打钩，凭记忆装盒，卷内目录与实物不一致；
• 组卷完成至移交清点之间无第二人复核，漏项在盒内沉到最后才暴露。

　　三、如果少这份报告，结算和备案要卡多久

　　桩基检测报告是竣工备案的必备材料之一，缺少这份报告，备案窗口不受理。备案延迟会导致竣工备案证无法按时取得，直接影响后续的竣工结算尾款支付和项目交付节点。按照合同条款，备案延迟超过三十天触发违约金条款，每天的违约金按合同总价的万分之一点五计算。再加上结算尾款延迟支付的资金占用成本，一份检测报告卡住的不仅是档案移交进度，往下传导的是一整条资金链。

　　四、当初交底多问一句就不会丢

　　分包进场交底的时候，技术交底和材料交底都做了，唯独没有做资料移交交底。分包单位不清楚资料应该什么时候交、交给谁、需要什么签收手续。当时交底如果加一句——检测报告出具后三个工作日内送达我方资料员并当面签收——就不会有后面的事。分包不是不配合，是没有被告知要求，按照自己认为合理的方式寄出就以为任务完成了。

　　五、现在立一条死规矩：资料员离场前要跟经理面对面清点签字

　　从那个项目之后定了一条新规矩，不针对分包，针对内部。项目资料员在调离或退场之前，必须由部门经理当面逐盒清点全部归档资料，核对实物与目录一致之后在交接清单上签字。交接清单一式两份，一份随档案移交、一份由部门留存。面对面逐盒清点的动作不能省、不许代签、不许事后补签。归档交接的核查要点如下：

　　六、下一个项目马上要带的新人，这套动作能不能传下去

　　下个项目已经确定带一名新人资料员。这套动作能不能传下去不在于她记不记得住，在于我自己会不会松懈。新人进场第一周不教怎么填表，先教怎么签收外来资料、怎么逐项打钩、怎么跟移交方当面确认签字。

      当面清点的规矩从我做起，我给新人清点、新人给我清点，互相签字互相监督，确保针对于外来资料的不漏收不丢件形成严格的交接闭环。档案管理说到底就是交接两个字，每一次交接都有签字就有追溯，没有签字就没有任何保障，不管是带了多年的老资料员还是刚上手的新人这个准则都不能打折扣。