招标采购合同信息管理的步骤

2015年招标师考试教材《招标采购合同管理》

招标采购合同信息管理的步骤

合同信息管理的步骤主要包括：编制合同信息管理计划、建立合同信息管理系统、合同信息收集及分析、合同信息传递、合同信息控制等。

1）合同信息管理计划信息管理计划是整个合同信息管理工作的指导文件，包括合同信息管理主体、合同信息管理的内容以及合同信息管理的总体进度和阶段进度。建设工程项目立项后，招标人就应该编制合同信息管理计划，并将责任落实到具体的部门和人员。合同信息管理计划应包括：收集信息的范围、内容、格式、使用的软件工具、采集时间、检查核对的方法，并就传递、汇集、整理等作出统一的规定，责任确定到个人。

2）建立合同信息管理系统合同信息管理系统至少应包括合同信息管理的工作职责、工作程序、实施办法、绩效评估办法、维护办法等。合同信息管理工作要实行统一领导，分级管理的原则。招标人应确定专人负责定期召集项目信息主管、信息员和信息使用人员会议，分析和评估合同信息管理绩效，做到及时发现问题，及时制定改进措施。

3）合同信息收集及分析合同信息收集是合同信息菅理各环节中关键的第一步，是后续各环节得以开展的基础。全面、及时、准确地识别、蹄选、收集原始数据是确保信息正确性与有效性的前提。

面对复杂的合同管理信息，应坚持目的性、准确性、适用性、系统性、及时性、经济性等原则，紧紧围绕信息收集的目的，以尽可能经济的方式准确、及时、系统、全面地收集适用的数据。

4）合同信息传递信息传递包括信息送达和信息反馈，具体是指使信息以规范的形式传递给信息的需求者，并获得信息获取者的反馈的过程。项目的组织机构设置是项目内部信息传递的基本渠道。对于周期短、规模小的项目，合同信息管理没有必要在项目运作的业务流程中单独构成一个独立的管理环节。但是对于周期较长、规模较大的项目，合同信息管理对于项目的成功将起到重要的作用。

信息传递途径的设计需要考虑的主要问题包括信息传递的时间、反馈周期、信息接收系统的建立等方面，其目的应当以实现快速接受和合理反馈为核心。

合同信息传递途的设计与信息管理架构有关，主要包括：

①设立专门的信息管理机构，如项目信息中心；

②设立以项自经理为核心的项目信息收发与审批机制；

③设立部门信息联络机制，如在项目的计划、财务、合同、物资、档案、质量、办公。

室等职能部门设立部门级项目信息员；

④列支计算机网络、数据库、项目管理软件等的采购费用。

5）信息管理控制合同信息收集工作应坚持及时、准确、真实、有效的原则，严防编造数据、弄虚作假的现象发生。合同信息管理负责人对最终进人数据库的信息负有核准的责任。合同信息管理负责人应根据信息管理的要求，严格执行合同信息管理制度，有效控制信息质量，如发现项目数据库、信息记录项目、内容、格式、传递渠道等不能满足项目信息的管理需求、不适应生产需要的，应当立即调整。

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