CIO如何制定高效IT项目提案?
Jay Rollins是Churchill Downs有限公司IT部副总经理,他想控制不必要的开支,希望公司能以小搏大,进而从销售商那里获得更优惠的价格和服务; 他还想清楚地阐明技术性项目是如何帮助公司达到其战略目标的。因此,Rollins 要求,必须为所有IT申报项目制定出商务方案。他称,这种规定将有助于企业更好地分析风险、预测成功并监督管理者职责,还能使业务活动更加优化。”
目前,IT部门和业务部门的总经理们通常都要求制定商务方案,以证明技术提案的合理性,并且,许多公司正在将商务方案规范作为他们标准操作流程的一部分。“IT的价格很高,那么如果你打算合理使用它,就必须制定一个计划,”Sutter健康中心的CIO兼高级副总经理Hummel如是说。该健康中心是一个拥有65个健康护理机构的非盈利性组织。
制定这样正式的分析报告可不是件容易的事情,尤其是对于那些忙于处理日常工作的部门经理来说。“制定一个好的商务方案是非常难的。”位于匹兹堡的教育管理公司CIO兼高级副总经理Kowalsky如是说。该公司是美国最大的提供高等教育的私立学校之一。他说,这需要时间和资源,需要对技术和如何规划该方案有深入的理解,还要对本项目与企业其他优势如何相结合有清楚的认识。
以下7个步骤将有助于CIO高效地制定一个优秀的IT项目提案。
1.理解企业目标
IT领导者们称,一个优秀的商务方案能预测出成本和节省的开支额,详细列出预期收益和风险,还能清楚地显示出该申报项目如何与企业的战略相吻合。美国梅里马克学院的CIO Maxson称: “你应当表述清楚: 信息技术如何提高企业效益?并能为企业的核心目标提供哪些支持?”
Hummel表示,他的技术提案必须通过一个严格的审批过程才能开始执行。毕竟,他们是在与购买病床、CAT扫描仪等项目竞争资金,所以必须阐述清楚这个技术性项目将如何改进对病人的治疗。“你不得不制定一个能让其他部门经理都能看懂的商务方案。”他解释道。这非常重要,原因在于他的方案要在一个执行委员会会议上通过。在该会议上,CEO、首席医师以及分区执行官要集体决定是否通过该申报项目。
2.让数字说话
以数字开头,要包括项目开支、日常支出以及可预测的收益与投资等,Nucleus咨询公司咨询部副总经理Wettemann称。该公司提供IT方面的咨询与调查服务。
3.关注投资回报率
许多商务方案中关于投资回报率的论述都不准确,Wettemann建议,尽可能收集最佳的成本与收益的数据,并且要了解这些数据的精确度和变化性。Judith Spitz是Verizon交流有限公司网络系统部的高级副总经理。她说,在纽约,她致力于制定商务方案,以说明某个具体项目的执行流程,并以此省钱。她举出一个语音系统的商务方案作为例子,在此案例中,她计算投资回报率的成功之处在于,计算出了客户服务代表所处理的电话数量的减少量。
但是专家称,许多项目的收益并不那么容易量化。例如CRM系统,公司如何准确地计算由于客户满意度提高而带来的销售额增长呢?Wettemann说,在这种情况下,就要进行适当的估算。
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