谈品质年之项目管理软件下载中的文档管理

记得海尔公司流行的一句名言（张瑞敏所说），“什么叫做不简单？能够把简单的事情天天做好就是不简单；什么叫做不容易？大家公认的非常容易的事情非常认真的做好就是不容易”。正如项目管理中的文档管理，对于大多数人来说也许是件非常简单的的事情，但并非所有人都能做到如张瑞敏所说的。因此，为更好的贡献于2007年这一品质年，我们将从实现高品质的管理水平入手，打造优秀的品质文化。

项目管理过程中，文档管理是一个重要的环节。文档是过程的踪迹，项目文档记录着项目从开始到结束的整个过程（启动、计划、执行和收尾）的信息，比如项目方案、项目案例、招标书、投标书、合同等，文档管理要做到：及时、真实、符合标准。

对文档的总结和归档，实际上是对项目各个方面的成功失败的经验做系统的消化吸收，是参与项目的每个人员学习和提高的好机会。同时，项目文档也是以后项目的参考，是企业经验的积累，是企业项目管理从无序到有序的记录。可以说：项目文档驱动着项目，组织着项目，使其标准化，规范化，并在项目团队中起着重要的作用。

下面就如何对一个项目的文档进行有效的管理，谈谈体会。

一、项目文档的划分

科学的分类是搞好管理的基础，因此，首先谈谈文档的分类。按系统集成项目文档的特性，我们可以根据格式或载体对系统文档进行划分管理。按照这种划分方法分为：原始单据或报表、电子文件、电子文件打印件、大型图纸、重要文件原件等几大类。

1.原始单据或报表

在项目实施过程中会产生原始单据和原始报表。这类资料一般都是以纸张为存储介质，大小、格式一般都没有统一的标准，容易散落、破损及丢失，对这类文档资料应编好目录，装订成册。如果需要，可以同时复印并装订一个副本。

2.电子文件

电子文件是目前项目文档的重要存储方式。由于计算机办公软件的普遍使用，各类报告或说明书一般都是通过使用文字处理、幻灯片制作等软件工具生成的。如果磁盘发生损坏，会引起数据的彻底丢失。因此，需要做好备份工作。

3.电子文件打印件

电子文件打印件同电子文件是同时存在的，这主要是出于交流和使用上的方便。对于这些打印出的文档，应该装订成册，切忌散页存放，以免部分丢失。另外，各种报告和说明书都有一个反复修改的过程，要注意区分修改前的版本和修改后的版本，避免混淆带来使用上的不便，甚至出现错误。

4.大型图纸

在项目文档中，会有一些大型图纸，由于这些图纸需要折叠存放，因此在绘制时，一定要选择不易被折断的纸张。在保存时，需要放在档案袋或档案盒里，以免磨损。

5.重要文件原件

系统集成项目的文档主要是技术文档，但也有一些涉及到权利义务关系的重要文件，例如：项目合同或协议书，系统验收或评审报告等。

二、各阶段产生的文档

项目文档记录着项目从开始到结束的整个过程的信息，一份文档既是一个阶段工作的小结，同时也是下一个环节的重要输入，所以在项目各阶段都需要有相应的文档输出。

启动过程中会输出用户需求说明书、可行性研究报告、立项可行性分析报告、立项调查报告、立项建议书、立项评审报告、项目合同、项目开发计划、概要设计说明书、采购竟标邀请书、采购合同、详细设计说明书、施工图纸、质量保证书、质量计划编制、承包商评估报告等文档；执行过程中会输出项目工作周报、进度月报、进展报告等文档；控制过程中会输出隐蔽工程验收报告、签证单、施工过程监控报告、风险管理报告、风险检查表、统计抽样报告、质量控制图、项目绩效报告等文档；收尾过程中会输出培训计划、培训通知、系统测试计划、测试分析报告、成果验收报告、客户验收计划、客户验收报告、结项申请书、结项评审报告、产品维

发布：2007-04-01 15:05 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]