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三个问题确认需求分析是否过关
需求分析的重要性,笔者相信已经深入人心。如何做好需求调研,大家说起来也已经一套一套了。笔者这里从另一个层面来谈谈需求分析,即如何来判断你需求是否可以过关。笔者试图通过三个问题,来检验你需求分析的质量是否可以站得住脚。
问题一:需求是否已经考虑到了所有的应用场景?
CIO在需求调研时,务必要根据企业的实际情况来进行需求的描述。也就是说,在需求报告中,不要只简单的描述用户所需要达到的结果,而是还要定义清楚实际的应用场景,而且要全面。因为往往不同的应用场景会导致不同的解决方案。
如CIO通过调查发现,员工需要根据销售订单来对物料进行追踪。也就是说,员工希望能够在系统中看到,某帐销售订单是否已经下了采购订单;采购订单上的预计交期是多少;现在到料的情况如何,等等。
这个需求描述是否够详细了呢?笔者以前认为,这已经非常的详细。因为我把我们需要什么样的结果都一一列举出来。但是,随着几年CIO工作下来,现在再回头看看,才发现这个需求描述很难过关。因为其虽然描述了我们所需要达到的目标,但是,他没有反应出企业的实际应用场景。笔者认为,在这个需求描述中,我们至少还需要说明如下问题。
一是当企业正常下采购订单,即从销售订单生成采购订单,然后再从采购订单生成收货单。在这种应用场景下,那么该如何来收集统计这一连串的信息。因为他们彼此之间是前后有关联的,实现起来比较方便。
二是若企业存在手工下订单的情况,该如何来显示这个关联特性。如企业在维护采购订单的时候,因为不小心把某张采购订单删除了;后来又手工补了一张采购订单。此时,手工补的采购订单与销售订单就会失去联系。根据销售订单就无法追踪到这种采购订单的信息。CIO在收集需求的时候,也要把这种情况反馈给软件实施顾问或者程序员,让其能够预先找到措施来应对这个问题。其实,只需要在采购订单单头设立一个字段。当用户手工开立采购订单的时候,去关联销售订单即可。实现起来很发现。但是,若CIO不把这个企业会实际碰到的情况告诉给他人的话,则他们就不会寻找可行的解决方案。那么当企业实际遇到这个问题时,企业就束手无策了。
三是是否会存在不下采购订单的情况。如可能某个物料有库存,所以系统在考虑物料需求计划的时候,就没有考虑到这个物料。所以,在生成采购订单的时候,当然也不会把这个物料考虑进去。此时,就会引发另外一个问题。因为根据上面的需求描述,这个需求是按照销售订单、采购订单、物料收货单这个链条下去的。若没有采购订单的话,这个中间的链条就断裂了。那么当用户去查询的时候,就会有这个疑问:为什么没有这个物料呢?是否是采购忘记下采购订单了呢?不少企业出于安全生产的需要,往往会备有安全库存。当安全库存没有降低到采购点的话,则就不会发采购订单。CIO在需求分析的时候,若没有把这个应用情景描述出来,则这个需求分析仍然是不健全的。到时候程序开发人员设计的解决方案,仍然不能够涵盖企业所有的应用场景。
所以,除非CIO能够拍拍胸脯自信的说,所有已知的应用场景都已经在需求描述中一一列举出来。否则的话,笔者劝各位CIO,还是暂时不要把这份需求报告拿出来丢人现眼为好。
问题二:需求描述会给其它人带来歧义吗?
若CIO收集的需求描述,给不同的人看会有不同的结论,那么这个需求描述就不会有多大的实用价值。或者说,这些需求分析还是不要做的好。因为此时别人若按照你的需求描述去编写解决方案,那么反而是在做无用功。
那该如何减少这个需求描述所带来的歧义呢?笔者认为,各位CIO,可以借鉴以下的做法。
一是尽量从用户的角度来考虑问题。当我们从用户那边把需求收集过来,然后需要利用自己的语言来对问题进行描述。若在这个描述的过程中,CIO站在自己的角度去思考,则往往会引起一些不必要的歧义。笔者认为,CIO在整理需求的时候,最好能够站在用户的角度去思考问题。同时,需求整理好后,最好能够把自己整理的需求再让用户去确认一遍。让他们审核一下,看看书面需求分析与他们的想法是否有出入。
二是在需求描述中,最好能够配有实际案例。有时候,有些需求确实很难描述清楚。或者因为语言组织的不好,以及文化、工作背景的不同,不同的人看需求报告确实会产生不同的理解。为此,笔者认为,最好能够在需求中配上具体的案例。通过案例描述来把需求认识的歧义降至到最低。如当CIO描述“销售订单来对物料进行追踪”这个需求时,可以配上具体的案例。例如企业有一张销售订单,分别生成四张采购订单,需要购买A、B、C、D四个物料。其中,A物料因为仓库中有库存,所以采购没有下采购订单。而第二张采购订单因为采购人员操作不小心删除了,其后来手工补了一张采购订单。C物料一半用库存,一半采购。D物料后来利用其他物料来代替。把企业用户碰到的实际情况一一利用案例描述出来。如此的话,无论是谁,看到这个案例也就明白了需求中具体描述了什么内容。很明显,通过这个案例描述可以在很大程度上消除CIO与程序员或者外部实施顾问认识上的分歧。
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