项目经理怎样熟知项目报销流程与要求

　　项目经理对报销这事儿心里得有本账，不是等着财务来查，而是自己先把关口把严。你手上项目每天往外花钱的地方太多了，要是连报销流程和要求都模模糊糊，底下人自然更糊弄，到头来资金计划对不上、成本扯皮、财务天天打电话退单，折腾的全是自己。

　　一 、自己签过的单子被财务打回来三回，底下人报销全在凭感觉走

　　你签完字以为就完事了，结果隔两天财务把单子甩回来，理由写得很清楚：发票抬头不对、清单没附、验收单缺签字。

       这种事连着发生三次之后你就明白了，光靠老经验签字根本过不了财务那关。更头疼的是底下人报销全在凭感觉走，有人觉得吃顿饭肯定能报，有人以为买辅材不用验收单，还有人把上个月的单子攒到这个月一起贴，票据皱巴巴揉成一团就递上来。你签也不是、不签也不是，签了到财务照样被打回，不签底下人觉得你在卡他，两头为难。根子上的问题就是项目部没有统一标准，大伙各按各的理解来，没出问题纯属运气。

　　二、进场头一周把公司财务喊到项目部来，当面讲清楚什么能报、怎么报、报到什么程度

　　进场之后别等报销乱成一锅粥再收拾，你头一周就把公司财务请到项目部来，不是打电话问两句就完了，是正经坐到会议室里，把项目上常发生的几类费用当面捋一遍。财务带着制度文件来，你组织施工员、材料员、资料员一块听，当面讲清楚什么能报、怎么报、报到什么程度。比如现场零星采购，单笔多少钱以下可以不用合同、超过多少钱必须走三方比价；招待费限额是多少、需不需要提前报备；机械台班签认单要附什么附件。这些问题财务当面讲，比你转述十遍都管用。当场有人提的刁钻问题，财务当面解答，省得事后反复扯皮。这一趟搞完，项目部的人心里有底了，你后面签字也踏实。

　　三、项目上只认三个人签字有效，其余人签字财务直接退，不养成多人乱签的习惯

　　项目部签字的习惯从一开始就得立好规矩，不然后面谁都敢在报销单上写两笔，财务那边根本控不住。你把规矩定清楚，项目上只认三个人签字有效：

• 经办人自己签字确认事项真实发生；
• 你签字审核费用合理性和预算归属；
• 项目副经理或现场负责人签字确认实物验收。

除此之外任何人签字都不好使，财务看到就退，不加解释。这个做法说出来底下人可能会觉得你在集权，但你坚持一个月他们就知道好处了：签字链条清晰，出了错马上能追溯，财务认账快，报销周期反而缩短了。最难防的是那种谁都能签的习惯，某个班组长签了买辅材的单子，材料员不知道还重复采购，这种事多了成本根本控不住。

　　四、制作费用报销标准速查表贴在现场办公室，单价、流程、验收要求一目了然

　　光靠开会讲一遍不够，你还得把关键信息落到纸面上，让每个人抬头就能看见。做一张简洁的速查表贴在现场办公室墙上，内容不用花哨，按费用大类分几行就行：

　　表格里把单价标准、流程要点、验收要求都写清楚，新进场的人看一遍就知道怎么操作。关键是你要定期更新，比如某个材料价格波动大了，标准跟着调，别让表贴在那儿半年不动变成摆设。

　　五、每月资金计划会前先核一遍已发生未报销的费用，挤掉水分再往公司报

　　每个月的资金计划会是你最后一道关口。开会之前你得让各工区把已发生但还没走完报销流程的费用全部报上来，你带人逐笔核一遍。

      核的重点三件事：

      第一看有没有虚报预估数，有人习惯往高了报反正公司要砍；

     第二看有没有重复列项，同一个台班费材料和施工两边都报了；

     第三看有没有该走但没走的验收签字。

     挤掉这些水分之后汇总出来的数字才是真实的资金缺口，拿着这个数据上资金计划会，你说话腰杆硬、财务觉得你靠谱、公司批款也爽快。反过来你拿水分数据往上申请，一次被财务核出来，以后你报什么人家都先砍一刀再做，那项目运转才叫难受。