浅谈国际工程项目合同管理方式

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        国际工程的合同管理从签订合同开始、经历保证体系建立、合同实施过程管理、变更管理,到索赔管理各个阶段,从工程发包开始直至竣工、质保期满为止,贯穿于整个工程。中国公司认识不到遵守合同的重要性,签订合同后造成巨大经济损失。中国的工程公司纷纷到国外承揽工程项目,由于我们不能及时适应国际市场规则,特别是对合同条款的认识和和经验不足,将造成中国工程公司丧失大量参与国际竞争的机会。这里,对国际工程的合同管理方式做以探讨。

　　1、正确签订国际工程合同

　　签订合同是国际工程的合同管理的第一个环节,也是最重要的环节,合同双方的权利和义务都在合同中体现,项目管理的以质量管理、进度管理、费用管理为核心的目标管理,以及以采购管理、人力资源管理、沟通管理组成的资源管理,以及以集成管理、范围管理、风险管理组成的综合管理在合同中都有明确的界定,项目合同是项目实施的依据和基础。
　　我国由于市场经济不够发达,长期以来人际关系、人情观念代替了法制,在工程建设行业也没有树立合同的权威性。建立以合同管理为核心的国际项目管理体系,是提高工程项目管理水平的必由之路。我们应该注重对合同体系的研究,建立符合中国实际的工程合同管理体系。由于工程合同的复杂性,普通市场人员对工程项目的技术、经济和法律并不清楚,因此,在签订前,应该由工程、经济和法律方面的专门人员对有效语言文本进行评审对合同的质量、进度、费用风险做到事前预控,尽可能有效地防范和控制施工合同的风险。
　　这里需要说的是签订国际工程合同不仅仅只有FIDIC条款,每个国家都有本国的合同文本,签订前须仔细阅读具体的合同条款。比如,利比亚签订国际承包合同时,使用的利比亚本国条款,并用阿语解释。

　　2、加强合同实施过程管理

　　合同实施管理是合同实施过程中对合同实行管理的重要环节。

　　2.1对工程目标进行强有力的控制、跟踪和监督

　　工程实施控制的目标主要围绕质量、安全、进度和成本费用,管理这些目标就是为了保证工程实施按预定的计划进行,顺利地实现预定的目标。同时、由于实际情况千变万化,导致合同实施与预定目标发生偏离这就需要对合同实施进行跟踪,不断找出偏差,调整合同实施。

　　2.2对合同实施过程加强信息管理

　　信息化管理是给工程合同管理提供了一种先进的管理手段,必须从三方面着手:一是明确信息流通的路径,避免无效信息和信息交流的混乱;二是建立项目计算机信息管理系统,对有关信息进行链接,做到资源共享,加快信息的流速,降低项目管理费用,提高效率;三是加强业主、总承包、监理、分包商等的信息管理,对信息发出的内容和时间有对方的签字,对对方信息的流入进行及时处理。

　　3、合同变更管理

　　合同内容的频繁变更是工程合同的特点之一,这是由工程建设的多变、不确定性决定的,也与相关合同的变化引起一系列合同变化有关。合同变更常伴随着合同价格的调整,是合同双方利益的焦点,因此,合理确定并及时处理好变更,既可以减少不必要的纠纷,保证合同的顺利实施,又有利于业主对工程的总体控制。

　　合同变更是索赔的重要依据,因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中,量最大、最频繁的是工程变更,它在工程索赔中所占的份额也最大。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理,是确定索赔与反索赔的重要的直接的依据。

　　在合同实施过程中,并不是所有的变更都可以作为合同变更的。只有满足合同变更要求的变更才是合同变更,这在合同中有明确规定。
4、建立合同实施的保证体系

　　建立合同实施的保证体系,是为了保证合同实施过程中的日常事务性工作有序地进行,使工程项目的全部合同事件处于受控状态,以保证合同目标的实现,对于任何一份合同,都必须提出明确的质量要求、进度要求及工程款和支付办法,这就是提出工程的目标。

　　41做好合同交底,实行目标管理

　　合同签订后,具体的执行者是项目各管理人员,每人需认真学习合同各条款,对合同进行分解、分析。项目负责人、分管合同负责人要向各管理人员进行“合同交底”,对合同的主要内容及存在的风险做出解释和说明,实行目标管理。使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定及要求、管理程序,了解自己的合同责任、工作范围以及法律责任,确保在执行合同时不出或少出偏差。

　　中国某公司在北非某国签订工程合同后放到了档案室,项目经理和施工队伍到达现场时竟没见到有效的合同文本,使设计发生重大不符。

　　4.2建立规范的合同管理的工作程序和报告、行文制度项目

　　在工程实施过程中,合同管理的日常事务性工作繁多,要协调好各方面关系,使合同的实施工作程序化、制度化、规范化。业主和施工、监理、供应商之间的沟通都以书面形式进行,并以书面形式为最终依据。

　　4.3建立文档系统

　　项目上设有专职的合同管理人员。合同管理人员负责各种合同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存。这些工作非常繁琐,需要花费大量的时间和精力。工程的原始资料都是在合同实施的过程中产生的,建立这文档与对这些文档进行管理对日后工程的索赔与反索赔有着非常重要的意义。

　　5、合同实施的索赔与反索赔管理

　　在制定合同时,要明确可能引起工期、费用索赔的成立条件,要将双方在洽谈中的的招投标文件、询标记录、承包商的承诺函等都订入承包合同中。在处理索赔时,要按合同原则,公平对待各方利益,分析索赔成立的依据,要注意客观性、合法性和合理性。

　　总之,合同管理从工程发包开始直至竣工、质保期满为止,贯穿于整个工程。在发达国家和地区,对工程合同的具体管理任务一般由工程师即专业人士完成。它既是项目实施的有力保证,也是工程项目管理的核心，又是项目管理水平的综合体现。