试论强化人防系统在财务预算管理中的作用

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　　[摘 要]加强和完善企业的财务预算管理关系着企业的生存和发展。研究、探讨和建立适合现代企业管理需要的财务预算管理体系、增强预算的实效性，是管理创新的需要。在实行信息化管理、建立良好的财务分析体系的同时，还要注重内部控制环境的优化，尤其是人防系统在财务预算管理中所起的重要作用，本文就此问题作以阐述。 　　[关键词]人防系统 财务预算管理 强化措施 　　人防系统是指企业为保证经营活动的有序进行而制定和实施的一系列控制方法措施和程序。目前，这种内部控制系统已不仅仅满足于传统意义上的查弊纠错，其目标已延伸到提高效率和效益，保证法规制度的执行和企业目标的实现。在实际工作中，由于企业内部复杂的管理层次以及业务部门之间信息不能充分共享，从客观上降低了企业的内控效率。预算管理可以通过一整套的人防控制体系有效克服信息不对称造成的缺陷，保证企业目标顺利实现。以下试作论述： 　　一、从内部控制缺陷角度看人防系统建立的必要性 　　现代内部控制理论认为，内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的，为营运的效率与效果、财务报告的可靠性、相关法律法规的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。一方面，企业要实现目标必须强化内部控制；另一方面，内部控制只是企业实现目标的“合理保证”，内部控制存在固有缺陷，其目标达成的可能性受制于制度本身的固有局限和运行中的人为限制。[1] 　　由于制度本身的固有局限，绝对完美的内控制度在理论和实践上均是难以建立的，而“人”的因素才是内部控制中的根本和核心因素。内部控制的局限不仅是因为制度的不健全，更是因为执行中“人”的因素的限制。可以说，所有制度不仅是对“事”而更是对“人”设立和实施的，内部控制作用的发挥、目标的实现及效率的提高并不完全取决于制度设计的完美和精妙，更在于相关人员的品行、素质与能力。 　　二、 通过优化控制环境建立良好的人防系统 　　从当前我国企业内部控制薄弱的现状来看，相比于控制制度的缺失，更多的则是制度执行中的人为失效，反映出企业与控制相关人员的素质、品行、价值观与道德观以及企业经营理念、企业文化等控制环境方面的基础缺陷。因此，在制度创新的同时营造优良的控制环境，从优化控制环境入手强化内部控制，这是内部控制理论和实践的迫切要求，也是内部控制建设的长期任务。 　　（一） 倡导企业精神，培育企业文化 　　企业文化是控制环境的集中体现。企业精神与企业文化代表了一个企业的风范，表现为企业的追求与理想，作为一种无形的力量与源泉，影响着企业成员的思维和行为方式，决定着企业员工的凝聚力。企业应在改革开放和建立社会主义市场经济的浪潮中，特别是加入WTO后，与时俱进、开拓创新，敢于面对市场、面对竞争，走向国际大市场，通过加强内部管理和控制，形成像“邯钢”精神、“海尔”文化一样的具有自身特色的优良企业文化和良好精神风貌。通过培育优良的企业文化，保持一种健康的文化氛围，促进企业内部控制目标与其战略目标一致。同时，强化企业精神，通过精神激励，引导每一员工以高昂的精神风貌搞好每一项管理和控制工作。 　　（二）制定内部预算管理办法， 建立预算管理委员会[2] 　　企业应当制定适合企业实际的预算管理办法， 明确预算编制内容、范围、依据、程序、方法、执行与控制、分析与考核等项目。为杜绝内部人控制， 保证企业的整个经营活动协调运转， 必须设立一个权威性和独立性较强的预算管理委员会作为预算管理的最高权力机构。预算管理委员会的主任一般由企业总经理担任，委员由财务、营销、生产、采购、技术、信息、质检、内审、人事部门的负责人组成，负责制定并实施供销价格和内部转移价格、业绩考核、制定和实施奖惩制度及内审等方面的工作。委员会下设办公室，主任由企业财务部负责人担任，以财务部为主导，负责预算管理日常工作。 　　（三）选择适当的预算编制程序，科学编制预算， 保证目标的一致性 　　预算的编制程序有自上而下式、自下而上式和上下结合式，笔者认为，上下结合式最为可取。这是因为现代企业规模较大、部门较多， 只有各部门的经营方向、经营目标及利润目标协调一致，整个企业才能得到较好的控制与管理。但是，实际工作中要防止有的单位为了能较多地完成预计任务，往往编报较低的预算草案并给预算审批留下足够的“加码”空间， 使预算能够轻松地完成。事实上，预算指标究竟定在什么位置， 预算编报单位基本上是心中有数的，但由于信息不对称，管理层往往无法合理确定比较可行的方案，于是讨价还价在所难免。企业可以出台激励引导政策即通过优化对预算编制单位的报酬制度， 引导出正确的预算结果。 　　（四）严格执行与监督， 实现控制的有效性 　　预算管理成败与否的关键是预算是否得到有效的执行。在预算执行过程中，作为各责任中心的子公司、二级单位必须向预算管理委员会报送执行计划进度，这既是委员会对预算进行过程监控的依据， 也是考虑是否调整年度预算的重要参考。预算管理委员会可以利用计算机网络系统对各责任中心的经济业务处理如会计核算进行跟踪。这样，一方面可以使董事会、总经理对预算执行情况进行实时控制， 另一方面也进一步卡住了会计信息失真的源头， 从而减少虚假会计信息。预算的执行和监督是紧密联系的，有力监督是有效执行的重要保障。为加大监督力度， 监督工作可以由预算管理委员会协同企业内审部门共同完成。内审部门一方面可以借助网络系统在预算执行过程中对各二级单位实施突击审查， 另一方面也可以在期末根据财务部门汇总结果进行定期审查。 　　（五）抓住控制关键点， 全面评估执行情况， 严考核硬兑现 　　加强对预算收支的真实性、合规性的监督，对预算执行结果严考核硬兑现， 维护预算的严肃性， 使预算管理真正成为企业控制经济活动的有效手段。《内部会计控制规范--基本规范( 试行) 》中指出“内部会计控制应针对业务处理过程中的关键控制点， 落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。”因此， 为了抓住预算管理中的关键环节， 必须对预算执行结果进行全面评估与考核。预算管理委员会及相关部门对预算当期实际发生数与预算数之间存在的差异，不论有利还是不利， 都要认真分析原因，并找到内部会计控制中的强项和弱项，总结经验教训， 制定改进措施。再在此基础上对预算完成情况、预算编制的准确性与及时性进行考核， 肯定成绩， 找出问题， 制定和实施科学合理的奖惩制度。 　　（六） 及时反馈与调整， 确保控制适时性[3] 　　内部会计控制要遵循适时性原则，即“内部会计控制应随着外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。”[4]因而，预算管理必须及时进行信息反馈与调整，以适应环境的变化。利用网络系统把会计结算与核算的结果反馈给董事会、总经理，使企业高层在远离预算执行现场的情况下仍能及时了解和控制预算执行过。 　　综上所述，完善人防系统在财务预算管理中所起的重要作用，对加强和完善企业的财务预算管理有着重要意义，关系着企业的生存和发展。结合现代预算管理方法、人防系统等有关理论，提出科学的改进措施，对加强我国企业财务预算管理工作的建设和完善必将有所裨益。