水利工程企业往往规模很大,有很多分支机构和部门。文档管理主要集中在工程图纸,以及一些工作前的设计说明、工作中的设计报告、设计成品、合同、报表等资料。项目间工作独立分散,图纸、设计资料流转节点复杂,导致企业文档管理成本高。
一、水利工程建设企业在图纸管理中存在的问题
传统纸质图纸在管理过程中会因数据源众多、存放无序等原因造成企业图纸文档版本混乱、查找困难的麻烦,这类问题一定程度上拖慢员工的工作效率和企业的施工进度。
1、设计图纸很大很多,文档难以集中管理、协同查看,想调用以前的设计文件,不知道存在谁的电脑中。
2、员工离职或调岗后,项目的整体研究设计方案丢失、外泄,严重威胁到文档安全。
3、建筑产品生产地点不固定,项目组之间多人各自分工,信息交流不便,无法完成协同办公。
4、远程沟通、协作效率低,收到办公地点的局限。
5、无法记录文档的操作历史,数字资料被恶意篡改无从追查,员工互相推卸责任。
6、图纸会审不严格,在为做足充分准备的前提下盲目开工。
7、数量庞大的图纸无法快速进行组织、归档、分类、查询、检索。
水利工程企业迫切需要一个先进的文档集中安全存储平台,能够实现多个部门和人员的协同工作,方便各个项目之间的沟通和共享,实现图纸流转自动化,建立统一的图纸数据库,同时具有强大的检索功能。
二、泛普软件—水利工程项目管理系统建立统一资料库
系统通过灵活、严谨的权限设置,可满足企业对不同用户在使用图纸文档时的不同限制,让图纸文件共享时更安全,并保证了所有图纸文件的完整性、准确性。
1、搭建海量文档(CAD图纸、视频、音频)集中存储的平台,公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件,实现资源共享,提高工作效率。
2、图纸安全防护机制,配合权限设定机制,解决机密文档丢失或泄露的隐患。
3、建设多人协同办公平台,随时随地,实现协同运作,降低运维成本。
4、只要通过浏览器便可与服务器连接,资源共享与交流便捷,实现多部门及人员的协同办公。
5、全面记录操作日志,避免责任推诿,降低因此产生的员工及部门矛盾。
6、通过泛普软件可线上进行图纸会审时,特殊和关键技术环节可及时进行沟通交流。
7、按项目对文档进行归类,支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限,方便查看,节约查找所需时间。