建筑工程是指项目建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括项目准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。所有与工程建设主要活动有关的、记录工程建设主要过程和现状的文件以及具有保存价值的各种载体均应收集归档。相同的内容可以合并到一个卷中，也可以形成多个文件。
一、档案管理中存在的问题
1、相关市场管理缺乏规范性。要充分、充分、全面地发挥档案管理的作用和特色，必须通过制度来规范和维护，营造良性的竞争和流通市场环境。然而，目前我国相关市场管理法规存在一些缺陷，主要表现在两个方面。档案管理业务的承接模式不明确。特定的地域特征和行业性质导致个别保障方式和保护主义的存在，延缓了管理的可持续发展。就第一个方面而言，特别是在建筑行业档案管理的实际工作中，会导致管理体制上出现连体管理的情况。
2、档案管理人员缺乏敬业精神。建筑一直是一个专业要求很高的行业。涵盖了建筑、暖通、消防、给排水等诸多内容，需要专业管理人员操作。工程档案管理作为重要的一环，贯穿于建筑施工的全过程，其重要性和专业性不言而喻。但是从行业现状来看，很多工程企业从事档案管理的人员都是没有经过培训的，绝大多数都是从事过工程项目设计或者现场施工管理的。经过短期的档案管理培训后，他们将转变为专职档案管理人员。
3、缺乏管理者关注的完整性。一个完整的建设项目包括五个方面，即决策过程、施工图设计过程、建设项目投资过程、现场施工过程和竣工过程。这五个过程都需要建设项目主要管理者的参与，从而进行有效的监督。随着“山清水秀是无价之宝”等相关政策的提出，建筑工程中的抑尘和环保成为除了施工质量之外公众非常关心的问题。为了保证上述关键因素的实现，档案管理需要从整体上把握建设项目。由于建设项目的管理者通常更重视施工阶段的管理，这也意味着大多数企业将重点放在实际的施工过程中，从而导致对其他过程的忽视，这进一步扰乱了档案管理的完整性、统一性和系统性，从而形成了厚此薄彼的局面。
二、改善档案管理的措施
1、完善档案工作体系
根据国家工程档案管理规范，以建设单位的实际情况为出发点，设计出符合要求、符合实际、保证执行的工程档案管理制度，确保档案管理的每一个环节都有章可循、有依据可参考、有规范可遵守。特别是对参与项目实施的技术人员和管理人员，通过集中培训和现场讲解，让他们克服传统管理的僵化经验，明确学习档案管理的相关制度，做好建设项目档案的辅助工作。同时，建立健全档案的归档、会签、借阅和流通制度，尽可能避免重要手续和工程档案的丢失对整个建设工作的影响，用有效的制度保证档案管理的顺利、有序、正常运行，提高工程档案的管理质量。
2、培训档案管理人员
工程档案管理对从业人员的要求不仅体现在其职业素养上，还要求档案管理人员具有强烈的责任感、积极的工作态度和对工程档案管理重要性的高度认识。以工程蓝图为例，一张纵横剖面图从设计阶段到实施阶段，会有几次变化。如果工程档案管理人员不能意识到每一个变更，并及时选择适用的工程文件，施工工作就会脱节，从而影响整个工程进度。
3、明确项目档案收集的范围
界定建设项目的归档范围，收集相关内容。比如设计图纸、建筑工程质量检测报告、验收报告等。根据档案管理的规定，明确具体的归档要求，突出重点，严格控制，实现广义上的严肃性和可比性。同时，档案管理人员要与工艺装备技术人员和基建项目实施人员进行沟通，共同比较。根据当前项目推进过程中出现的偶发性、突发性、典型性问题，及时调整档案收集范围，删除不需要保存的资料，确保项目档案的及时性、完整性和有效性，对项目档案的整理结果负责。
三、泛普软件建筑工程档案第三方管理软件的价值
1、加强项目目标控制
建筑工程档案第三方管理软件，可以对工程项目的质量、安全、进度、投资等进行动态管理，将管理人员从繁杂重复的事务性工作中解放出来，从而降低劳动强度，将更多的时间和精力投入到关键管理环节，提高管理效率，以便及时发现问题，保证项目的顺利实施。
2、促进管理的规范化
建筑工程档案第三方管理软件通过对项目信息的管理，实现信息的集中化、数字化、完整性、一致性、安全性和可检索性。因此，项目中的许多文件都可以电子化地存储在系统中，从而使管理更加规范和统一。如果想查看相关文档，可以随时访问。不同级别的人有不同的查看权限，既方便了信息传递，又保证了档案信息的安全。
3、提高工作效率
建筑工程档案第三方管理软件的发明，逐渐取代了传统的单一文件归档模式，不需要像以前那样过多地编辑文件的条目和内容，完全可以根据系统软件的提示，在下一步进行归档和文件归档。用户还可以随时随地查阅文件资料，直接通过关键词进行搜索，这样就可以一次搜索，不再需要搜索和翻页，大大提高了工作效率。
工程档案管理在建设项目中发挥着不可替代的作用。通过分析现阶段项目档案存在的问题及相应的解决方案，可以帮助企业认识到项目档案管理的重要性，同时不断完善自身的档案管理体系，从而促进整体项目建设水平的有效提升。
