企业流程再造
流程重组可分为三个阶段:初始阶段、分析设计阶段及实施阶段。
首先是项目的初始阶段。这时应明确项目的内涵及意义,并组成项目团队。将需要改进的流程与企业的经营结果如提高利润率、降低成本等直接联系起来,使企业认识到改进流程的意义。明确流程的起点与终点,以及改造完后应达成的目标,即理想的状态是什么。在这个阶段,还应组成由管理层及各相关部门成员构成的项目团队,必要时可请专家提供帮助。
然后,正式进入流程的分析及设计阶段。先对现有流程进行分析,可采用头脑风暴法,列出现有流程中存在的问题。如:输入/输出环节出错、步骤多余等局部问题,或是将串行的流程定义为并行,进行的时间错误等结构性问题。然后通过鱼骨图等问题分析工具找出产出问题的原因。其次找出现状与理想之间的差距,并在其中架设桥梁。然后据此设计出流程的各个步骤及衡量的标准。最后,提出从现状转化到理想状态的实施计划。
最后,是流程的实施阶段。设计完流程并非万事大吉,实施阶段是关键。在这一阶段,要先定义实施的组织结构,与相关部门及员工沟通,并提供培训。同时还要做好计划,包括怎样做、由谁做、何时做等,还要做好风险分析,即失败的可能性及对策等。然后要取得领导层对组织结构、计划以及资源分配的认可,才可真正开始实施。
在流程改造的过程中,有几点关键因素必须注意:
1. 必须有高级管理层的支持;
2. 最好是由相关部门的代表设计,而不是完全依靠外力,这样才能保证新流程容易被接受、可实施性强。
3. 目标应明确、具体,避免口号式的目标。
4. 要有绩效评估系统作为工具,这样才能调动人员的积极性。
最后应指出的是,有些企业单纯地认为流程重组就是将电脑用在流程中,实现自动化。其实不然,两者有很大的区别,不应将流程重组与“电脑化”等同起来。
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