多项目管理软件如何简化工作流程

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　　项目实施过程中会发生很多不确定时间，如果多个项目同时进行，那么，高强度的工作压力会给项目管理人员带来很多负面影响，降低工作效率。在互联网信息技术的文化背景下，企业管理方式更注重于简洁和高效，对于企业来说，多项目的简洁高效管理，是提升企业绩效的重要因素。

　　一、多个项目同时进行的过程中如何简单高效管理?

　　1、划分任务优先顺序，了解如何及何时确定项目任务的优先顺序，这非常重要。项目经理必须知道，哪些任务会对企业产生较大影响，同时有效确定任务的优先顺序。你可以将不同项目的重复任务或类似任务进行分组，这样您就能在最短时间内轻松处理不同项目。

　　2、知道何时授权，一个好的领导知道何时掌权，何时授权团队成员。您必须与团队成员建立信任关系，并在任务过多时进行授权和分配。

　　3、保持专注，您要一次平衡多个项目，那么您注定会减少对当前正在处理任务的关注。要想成为高效的项目经理，您就必须专注于手头上的任务。实现此目标的方法之一是，根据优先级为每个项目分配特定时间。通过这种方式，您可以确保您的注意力始终处于集中状态。

　　4、与团队成员沟通，项目中的有效沟通也许是项目管理最重要的方面之一。许多成功的项目管理方法，例如Scrum和看板，都致力于创建一个开放的空间。在这个空间中，每件事都与整个团队共享。管理多个项目时，这个尤为重要，因为团队可以知道任何潜在问题，并在项目出现重大延误之前讨论解决方案。

　　了解如何与团队成员进行有效的项目管理沟通。

　　5、开始任何事情之前要计划，管理多个项目时，不应该留下太多风险机会。重要的是针对每种可能的情况提前制定成功的项目计划，以及制定应急计划以防万一。您必须为自己和团队设定合理的期望，这样才能在各方面取得成功。

　　在不同任务之间来回切换，您和您的团队将耗尽脑力。因此，您必须在包含最小化工作量的计划中加入一些休息时间。

　　6、定期审查以调整计划，无论如何都坚持原计划没有意义。灵活性非常重要，这是高效的领导的必备。管理多个项目时，几个未知变量有时会改变整个前景。明智的做法是定期举行回顾会议，更新原计划，从而成功完成所有项目。

　　7、利用现代技术，现代化项目管理办公室(PMO)软件，例如泛普软件多项目管理软件，具备一次管理多个项目所需的所有功能。使用此软件，你可以轻松执行多个耗时任务，以更好的方式可视化项目。只需按一下按钮，你就能开展日常业务，跟踪团队的进度并做更多的事。

　　这使你有更多时间来完善计划，确保分配给你的每个项目都能成功完成。

　　二、泛普软件多项目管理软件简化工作流程的好处

　　1、责任划分与工作交付清楚明确

　　项目管理系统基于 WBS 架构将项目进行分解，并执行责任与承诺，当承诺发生变化时，系统会自动通知其他相关人员，并对不能按时完成的任务进行预警和自动识别，确保项目责任分工明确。

　　2、项目执行与计划并重

　　项目只有一个当前计划，并且计划能够实时反映项目团队最新工作进度和可交付情况，将计划制定与执行状况合二为一，实现高度一致，保证项目正常运作。

　　3、资源与依赖条理清晰

　　资源共享是项目复杂化的一个问题，由于资金方面的问题，某些资源是会被两个甚至是多个项目同时使用的，这时候 项目管理系统通过明确的资源可交付成果的依赖，能够自动跟踪间接依赖和不恰当依赖并及时通知相关人员，让全部资源一目了然，清晰有条理的管理它们。

　　另外项目执行后会产生大量的文件资源，这些项目文档需要归档保存， 项目文件可以通过来进行保存提高重复利用效果。

　　4、范围定义与需求沟通顺畅

　　复杂项目需要沟通的地方多又细，传统的沟通难免错漏，通过项目管理系统帮助项目团队制定需求交付计划，做好沟通及理解需求，并调查现状监测需求交流等问题，自动追踪需求评审与验收，更好的实现项目需求提高成功率。

　　5、问题与风险自动跟踪与上报

　　项目出现问题和风险是无法避免的，如果管理不妥善，容易导致项目进度停滞不前。通过系统管理架构，自动识别问题和风险的类型、级别以及解决的方法，从而实现统一有效的管理所有问题和风险，提高项目成功率。

　　多项目管理软件是通过项目组合与项目策略管理，实现企业项目目标，达到甚至超过企业项目的最初期待。多项目管理系统，实现企业一个视图管理企业全部项目，提升企业项目管理效率。