主要从它的功能来说起。在当今的数字化时代，企业进行项目管理，如果还继续使用传统的管理方式，显而易见是不足以支撑业务进行的。项目管理软件的出现让项目管理更加高效便捷。
一、项目管理软件可以帮企业解决什么问题
1、任务管理
项目需要划分多个任务，这时候需要对任务进行管理。通过项目管理软件，您可以将项目划分为几个阶段性里程碑，然后将其进一步分解为任务，并设置到期日、分配负责人、添加说明、设置优先级等。另外，也可以通过设置任务依赖关系，来指定任务完成的先后顺序。
2、图表和报告
相比传统的项目管理方式，软件可以提供很多自动化的能力。例如数据图表、任务图表等。经常用到的甘特图，在项目管理软件中可以一键生成，您还可以通过拖放式操作修改项目计划。关键路径和基线也有助于避免项目延误。另外，通过资源利用图，您一眼就可以看出谁的时间宽松、谁的时间紧张、谁的工作负担过重，以便合理分配工作。
3、在线协作
项目管理不仅仅涉及到数据和报表，更多要涉及到人的因素。团队成员之间的协作是必不可少的。通过项目管理软件，例如泛普软件里的里程碑、任务、活动灯模块都添加了社交元素，成员可以评论、互动。以此来提升项目成员之间的协作能力，可以称之为“社交型项目协作”。
二、泛普软件功能的作用
1、加强团队信息交流
项目的开展就是一个团队共同完成的一个目标的过程，适时、顺畅的沟通，在项目实施或开发的过程中是必须的。
那么，项目管理工具除了提供交流能力外，还可以附加文件，没有人想在外部工具中丢失重要信息。还有一些其他的协作功能，如把你的项目进度用图表的方式导出。参与项目的任何人可能都需要共享功能，以获得相关指示或讯息。这些功能让团队成员之间，更好的互通信息，彼此保持在一个信息频道，不会各干各的，不了解互相进度。
2、资源合理利用
资源可以是物质(如设备)或者劳动力(你的团队)，也可以是支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。
每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本和各部分占用的资源是否恰当。因此，在项目管理过程中使用工具软件的资源管理功能是利于整个企业成本的节省。
3、任务之间相互关联
虽然实现项目的目标通常需要不断完成一些阶段目标来得以实现，但这些阶段目标绝不是独立存在的，各阶段任务是不可能彼此分开的，这就是为什么所有的优秀工具都提供任务关联功能。绝大多数的工具允许你通过几次点击和拖放来实现关联功能，重要事件功能用于沿着时间线在项目中标记重要的或其他特定的点。如果一个里程碑项目(重要事件)临近，那么，攻克这个重要事件将使你的项目朝着正确的方向前进。
4、评估工作结果
工作评估功能可以提供项目经理计划工作进度和实际工作进度之间的评估和分析。有些项目管理工具有这样的功能，但这个评估不是自动计算的，所以项目经理必须手动完成这个操作。选择一个带有评估功能的项目开发工具会对你有监督作用。
5、监控未知风险
没有一个项目不存在风险，不可预见的情况会发生在发展的各个阶段。通常，不可预见的发展产生的是消极的影响，但是有时候也会出现积极影响。无论如何，不可预见的情况和风险影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等等。如果你从事一个长期而复杂的项目，风险管理这个功能是必须的。因此，为了避免不可预见的支出、项目占用时间太长、业绩质量下降，任何管理者都应提前计算所有风险，这个功能是你的项目管理工具必须要有的。
管理软件是为人服务的，因此，在项目管理过程中，我们最应该根据自己的需要与使用感受来选择自己适合的软件工具，以此真正提高我们的工作效率，降低企业风险。
