随着科学技术的不断进步，越来越多的资料管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术，从硬件条件提升了档案的保存、维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，资料管理单位苦于昂贵的资料管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得资料管理工作举步维艰。
一、采用传统资料管理方式，更是出现了下列常见的“难题”
1.频繁的档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。
2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积，尤其是在面临大容量档案库的情形下，更加凸显工作效率较低的难题。
3.对于多种类档案的保管，存在检索效率低下，准确性较差的问题。
4.涉及档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用，而现实中无法严格区分界定上述权限设置。
5.传统资料管理以及借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功能。
资料管理系统软件即是在这一背景下而开发，系统采用java技术开发，基于成熟稳定StrutsMVC框架，，采用Spring为中间层，以ibatis 作为持久化层;设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。
本资料管理系统软件可使资料管理单位资料管理的运行体系更为系统化，同时，以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的资料管理流程将更为高效、便捷;由于系统采用了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本的情况下，还减轻了档案工作人员的工作负荷，提升了档案工作人员的工作积极性，另外，资料管理系统软件也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验，提高了档案利用的满意度。
二、设计目标
1.实现标准统一-的文档入库管理及维护管理
资料管理单位具有部分传统的纸质档案资料，在本系统设计之初，即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统-扫描，成为电子档案后对其进行标准统-的录入操作，将其录入到资料管理系统软件中，并对这些扫描后的电子档案，赋予各自的档案题名、档号等相关关键字，以供档案利用者网络查询，这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理，又可以很好的保护极具价值的档案原件，一举两得。
除了将上述纸质档案电子化，实施具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作;这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。
2.实现档案资料的有效利用
档案资料在已经入库的基础.上，如何提高有效利用率，一直是资料管理部门]的重要需求，资料管理系统软件采用B/S模式，在严格的权限控制下，授予用户访问查询功能，由于采用B/S模式，所以，用户可以不受地域限制，在相应权限下，可实现远程访问查询借阅，资料管理系统软件提供了，直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索等多种检索方式，用户可自定义选择检索方式，以便检索出最直接的需求档案资料，最大限度的提高了档案资料的有效利用率。
3.实现档案数据的有效共享
本档案系统采用java 技术开发，具有跨平台的先天性优势，可以实现数据共享，对信息进行充分的发掘利用，最终为各项工作的诀策提供充分详实的数据参考信息。
三、建筑资料软件系统特点
1.资料管理系统软件强大的检索功能
资料管理系统软件内设强大的档案检索功能模块，下设直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索多种检索方式，通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，资料管理系统软件从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制，优化了检索流程，提高了工作效率。
2.资料管理系统软件安全性
资料管理系统软件在用户权限设置方面，采用了将用户操作权限与月户主题权限双页面单独设置的模式，其优势是避免了系统超级管理员对系统数据进行无限制的增、删、改、查的操作，从而对整个资料管理系统软件的安全性造成巨大威胁。在资料管理系统软件中，根据角色区分，可定义档案系统操作人员以及档案功能操作人员，这样就有效的解诀了信息化档案工作中存在多年的角色定义不清，权限定义不清的痼疾，完善了信息化资料管理的安全理念和模式。
与此同时，资料管理系统软件还可通过利用系统用户身份认证、档案信息的认证。来规范用户访问系统流程，通过系统的授权，可控制用户访问档案资源的范围，防止非授权访问，保证系统的安全。
3.任意报表设计，使用简单
资料管理系统软件自身集成了报表插件，可以有效利用既有系统中的相关数据，根据用户实际需求，进行自定义报表设置，并形成有效打印。
4.系统模块独立性与协同性的统一
系统内涉及全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案借阅，资料管理等模块都可实现独立管理运行，与此同时，系统也强调了网络协同化办公理念，用户可根据系统赋予的权限设置，对上述功能模块进行协同管理操作。
5.先进的技术架构平台
资料管理系统软件采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架， 采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层;具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。该平台同比.net平台能更好的实现跨平台运行操作，同比C平台具备强大的技术先进性，并且开发周期更短，实现功能更为强大，维护成本更低;扩展空间更为广阔。同比asp及php开发的资料管理系统软件，在功能的扩展方面更是asp及php开发平台所不能比拟的。
