岩土工程合同管理系统上线，怎么说服资料员配合使用

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 　　岩土工程合同管理，简单来说，就是专门为岩土勘察项目打造的一套管理工具。能帮助岩土工程企业让整个岩土勘察项目能够更加高效、有序地进行。

　　一、岩土工程合同资料管理存在的问题

　　岩土工程合同资料分散难管理

　　岩土工程项目，需要跟甲方签订勘察合同，有些时候还需要找分包团队，然后签订分包合同，施工过程中也会出现很多签证变更，在付款节点，付款附件也多，这些资料往往分散在各个部门之间，资料员很难统一管理。

　　归档范围不明确

　　岩土工程项目进行过程中，会出现大量资料，勘察合同、分包合同、签证变更单、付款单等，全靠资料员手工整理的话，很容易出现归档遗漏，使得一些关键的合同、附件、函件或通信记录未能得到妥善保存，增加岩土工程企业的合规风险。

　　岩土工程合同资料难以查找

　　岩土工程项目完工后，项目经理找甲方付款，甲方不愿意，说没达到合同标准，像沉降、支护位移、检测指标不满足设计及合同要求，项目经理只能找资料员拿合同，因为档案室资料众多，只能一个一个去找，要耗费大量时间。

　　归档不及时、不规范，档案保密性不足

　　岩土工程项目勘察、分包、签证类合同资料多，分别分散在各个部门手里面，而且多个项目并行的情况下，资料员需要整理的资料就更多了，有些资料就没有及时归档，时间长了可能就忘记了，归档不及时，后面结算的时候，资料根本不齐全，问甲方要钱，甲方以资料不齐全，拒绝付款。

　　没有预警提醒

　　岩土工程项目大多是分阶段付款的，资料员把合同归档后，又没有及时查验，这种模式管理又没有预警提醒功能，有些岩土工程项目合同可能已经到付款期限了，都没人去催款，项目经理也忘记了，等到想起来的时候，甲方只会一拖再拖，难以回款。

　　二、岩土工程企业落地使用岩土工程合同管理系统的好处

　　1、提高合同资料管理效率。岩土工程项目进行过程中，会出现大量资料，勘察合同、分包合同、签证变更单、付款单等，全靠资料员手工整理的话，很容易出现归档遗漏，通过使用系统，可以有效地对岩土工程项目中的合同资料进行统一管理，包括合同的签订、履行、变更、终止及资料归档、调阅等各个环节，大大提高了合同资料管理的效率，再也不需要资料员手工整理了。

　　2、预警提醒。例如岩土工程项目的合同付款节点、质保快到期了，会自动向资料员推送提醒，然后资料员在通知项目经理，有效的管控了岩土项目合同履约风险。再也不用担心有些岩土工程项目合同可能已经到付款期限了，都没人去催款，项目经理也忘记了，等到想起来的时候，甲方只会一拖再拖，难以回款的情况发生了。

　　3、保证数据准确性，系统可以对采集到的岩土工程项目的合同资料数据进行自动校验和分析。比如在录入合同价款、付款节点、签证金额等信息时，人工手写的情况下，可能因为字迹潦草，15万的金额，财务看错了13万，使用系统就不会出现这个问题，系统可以实时对数据进行比对和纠错。

　　4、减少人工工作量。岩土勘察项目中，在传统模式下都需要人工手动去整理合同资料的，比如勘察合同、分包合同、签证变更单、付款单等资料整理归档，都需要资料员手工整理，不仅耗时耗力，还容易出错。可以将勘察合同、分包合同、签证变更单、付款单等自动归档，合同台账系统也会自动生成，根本不需要手动整理，大大节省了时间和精力，还增加了数据的准确性。

　　三、泛普岩土工程合同管理系统上线，如何让资料员使用起来

　　很多资料员已经适应了传统模式手工去整理岩土工程项目的察合同、分包合同、签证变更单、付款单等资料了，系统上线后，资料员难以习惯，不愿意去使用，给系统推进造成了不小的难度。

　　害怕犯错，有些资料员因为对系统不熟悉，怕资料录入错误，引起领导的不满。

　　增加工作量，对不熟悉的系统使用起来，资料员本来天天就要面对一大堆资料，还要去熟悉系统，更是头大，只会觉得增加了工作量。

　　如何解决泛普岩土工程合同管理系统上线后，资料员难推进使用这个问题呢。

　　1、岩土工程企业要有容错量。资料员一般都是担心自己填错了，怕领导骂，扣钱，岩土工程企业可以设置一个适应期限，在一个月内，让资料员适应系统，资料员录入合同资料、归档资料的时候，因为操作不熟练出现信息录入错误、附件上传错漏等问题，不要去过多责怪资料员，要容忍他犯的错误，下次注意就可以了。

　　2、让资料员感到系统带来的便利。让资料员多使用系统，系统的一键归档操作，可以解决资料员手工整理的一大难题，有效的解放他们的双手，提高工作效率。

　　3、新员工带老员工适应。年龄大的资料员，对系统不会用，就让新员工慢慢去教他们操作，如何录入合同信息，在哪里上传岩土工程项目合同、签证、变更等原始资料，如何整理归档、检索调阅资料，都一一进行掌握就可以了。慢慢提高资料员的兴趣。

　　岩土工程合同管理系统在工程项目中扮演着重要的角色，具备全面的功能设计和系统性平台，有效提高了岩土勘察的效率，还提升了数据处理的准确性和可靠性。其功能之多样化和作用之深远，为岩土工程建设提供了强有力的保障。