外包软件结算流程及要点介绍

总体介绍

外包软件结算在软件开发项目中是至关重要的环节，它涉及到委托方和承接方的切身利益。对于委托方而言，合理的结算方式能够确保资金的有效利用，保障项目按照预期的质量和进度完成；对于承接方来说，准确且及时的结算则是维持企业运营、获取利润的关键。外包软件结算并不是简单的付款行为，它涵盖了从项目前期的预算规划、合同约定，到项目执行过程中的费用监控，再到项目完成后的验收结算等一系列复杂的流程。不同的结算方式会对项目的推进和双方的合作关系产生不同的影响，因此深入了解外包软件结算的相关知识，对于参与软件外包项目的各方来说都具有重要的现实意义。

一、外包软件结算的常见方式

在软件外包项目中，有多种结算方式可供选择，每种方式都有其特点和适用场景。

固定价格结算：这是一种较为常见的结算方式。在项目开始前，委托方和承接方会就项目的整体价格达成一致，并签订合同。这种方式的优点在于委托方能够在项目开始时就明确知道所需支付的费用，便于进行预算规划。例如，一家小型企业委托软件公司开发一款简单的办公管理软件，双方经过详细的需求沟通和评估后，确定项目价格为 20 万元。承接方需要按照合同要求完成软件的开发、测试和交付。这种方式也存在一定的风险。如果在项目过程中出现需求变更，可能会导致承接方的成本增加，从而影响项目的利润。比如，委托方在开发过程中突然提出增加新的功能模块，这可能会使承接方需要投入更多的人力和时间，而固定价格可能无法覆盖这些额外的成本。

按小时计费结算：这种方式是根据承接方投入的人力小时数来计算费用。通常，双方会在合同中约定每个岗位的小时费率。这种方式的灵活性较高，适用于需求不太明确或者项目范围可能会发生变化的情况。例如，一家大型企业委托软件公司开发一款复杂的企业级应用系统，由于系统的功能需求在项目初期还不太清晰，双方决定采用按小时计费的方式。软件公司的开发人员、测试人员等按照实际工作的小时数进行计费。这样，随着项目的推进，根据实际的需求变化可以灵活调整人力投入。这种方式也存在一些问题。委托方可能难以准确控制项目的总成本，因为无法提前预知项目所需的总小时数。而且，承接方可能存在故意延长工作时间以增加费用的风险。

里程碑结算：这种结算方式是将项目划分为多个里程碑，每个里程碑完成后，委托方按照合同约定支付相应的费用。例如，一个软件开发项目可以分为需求分析、设计、开发、测试和上线等里程碑。当承接方完成需求分析阶段并通过委托方的审核后，委托方支付一定比例的费用，如 20%。这种方式能够激励承接方按时完成各个阶段的任务，同时也让委托方在项目的不同阶段对项目的进展和质量进行把控。如果里程碑的定义不清晰或者审核标准不明确，可能会导致双方在费用支付上产生争议。

分成结算：在一些情况下，双方会约定根据软件投入使用后的收益进行分成。例如，一款电商类软件，委托方和承接方约定按照软件产生的销售收入的一定比例进行分成。这种方式对于承接方来说，如果软件取得了良好的市场反响，可能会获得较高的收益。这种方式也存在风险，因为软件的收益受到市场、运营等多种因素的影响，具有不确定性。而且，委托方和承接方需要建立良好的收益核算和监督机制，以确保分成的公平性。

二、外包软件结算的流程

外包软件结算有一套严谨的流程，从项目启动到最终结算，每个环节都需要认真对待。

项目启动阶段：在项目启动前，委托方和承接方需要进行充分的沟通，明确项目的需求、范围、质量标准和结算方式等重要内容，并签订详细的合同。合同中应明确规定双方的权利和义务，以及费用的计算方法、支付时间和方式等。例如，合同中会明确规定固定价格结算的具体金额，或者按小时计费的岗位和小时费率等。双方还需要制定项目的计划和时间表，为后续的结算提供依据。

项目执行阶段：在项目执行过程中，承接方需要按照合同要求和项目计划进行开发工作，并定期向委托方汇报项目的进展情况。委托方需要对项目的进度和质量进行监控，及时发现问题并与承接方沟通解决。双方需要对项目过程中的费用进行记录和核对。如果采用按小时计费的方式，承接方需要提供详细的工时记录；如果是里程碑结算，需要对每个里程碑的完成情况进行审核。例如，当完成一个里程碑后，承接方需要提交相关的文档和报告，委托方进行审核，审核通过后才能进行费用支付。

项目验收阶段：项目完成后，需要进行验收。委托方会根据合同约定的质量标准对软件进行全面的测试和评估。如果软件符合要求，双方会签署验收报告。验收报告是结算的重要依据之一。例如，对于一款游戏软件，委托方会对游戏的功能、性能、兼容性等方面进行测试，只有当所有测试都通过后，才会认定项目验收合格。

结算支付阶段：在项目验收合格后，承接方会根据合同约定向委托方提交结算申请。委托方在收到申请后，会对结算金额进行审核，核对相关的记录和凭证。审核无误后，委托方会按照合同约定的支付方式进行支付。支付方式可以是银行转账、支票等。例如，采用固定价格结算的项目，委托方在验收合格后会一次性支付剩余的款项；采用里程碑结算的项目，会按照合同约定支付最后一个里程碑的费用。

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三、外包软件结算中的风险与防范

在外包软件结算过程中，存在着多种风险，需要双方采取有效的防范措施。

需求变更风险：在项目进行过程中，委托方可能会提出需求变更的要求。这可能会导致项目的成本增加、进度延迟等问题。例如，原本计划开发一款简单的手机应用程序，委托方在开发过程中突然要求增加新的社交功能模块，这就需要软件公司投入更多的人力和时间进行开发。为了防范这种风险，双方在合同中应明确需求变更的流程和费用计算方法。例如，规定需求变更需要经过双方的书面确认，并且根据变更的内容和影响程度计算额外的费用。

质量风险：如果软件的质量不符合合同约定的标准，可能会导致委托方拒绝支付费用或者要求承接方进行整改。例如，一款财务软件在交付后发现存在严重的计算错误，这会影响到企业的财务管理。为了防范质量风险，双方在合同中应明确质量标准和验收流程。承接方需要建立完善的质量管理体系，在项目开发过程中进行严格的质量控制。委托方在验收阶段要进行严格的测试和评估，确保软件的质量符合要求。

支付风险：委托方可能会出现延迟支付或者拒绝支付费用的情况。这可能是由于委托方的资金问题或者对项目的质量、进度等方面存在不满。例如，委托方由于自身的财务困难，无法按时支付软件项目的费用。为了防范支付风险，双方在合同中应明确支付的时间和方式，以及逾期支付的违约责任。例如，规定委托方如果逾期支付，需要按照一定的比例支付违约金。

合同风险：合同条款不清晰、不完善可能会导致双方在结算过程中产生争议。例如，合同中对里程碑的定义不明确，导致双方对是否完成里程碑存在不同的理解。为了防范合同风险，双方在签订合同前应仔细审查合同条款，确保合同的内容明确、完整。可以聘请专业的律师对合同进行审核，避免出现漏洞。

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四、外包软件结算的案例分析

通过实际的案例可以更直观地了解外包软件结算的情况。

案例一：固定价格结算案例：某小型电商企业委托一家软件公司开发一款电商网站。双方签订了固定价格合同，合同金额为 30 万元。在项目开发过程中，电商企业提出了一些小的需求变更，软件公司考虑到合作关系，没有额外收取费用。在项目后期，电商企业又提出了较大的功能变更，如增加会员积分系统和营销活动模块。软件公司经过评估，认为这些变更会增加大量的开发成本，于是与电商企业协商增加费用。经过多次沟通，双方最终达成一致，电商企业额外支付 5 万元的费用。这个案例说明，在固定价格结算的项目中，需求变更需要谨慎处理，双方应在合同中明确变更的处理方式。

案例二：按小时计费结算案例：一家科技公司委托软件公司开发一款智能硬件配套的软件系统。由于项目的需求在初期不太明确，双方采用了按小时计费的方式。在项目执行过程中，科技公司对软件的功能需求不断调整，软件公司的开发人员根据需求变化及时调整工作。最终项目完成后，软件公司按照实际工作的小时数进行结算，总费用为 80 万元。科技公司对软件的功能和质量比较满意，但也意识到按小时计费的方式在成本控制上存在一定的难度。这个案例表明，按小时计费适用于需求不确定的项目，但委托方需要加强对项目成本的监控。

案例三：里程碑结算案例：一家金融企业委托软件公司开发一款金融交易系统。项目被划分为需求分析、设计、开发、测试和上线等里程碑。每个里程碑完成后，金融企业按照合同约定支付相应的费用。在项目进行过程中，软件公司在开发阶段遇到了一些技术难题，导致该里程碑的交付时间延迟。金融企业根据合同约定，扣除了一定比例的费用作为违约金。软件公司经过努力解决了技术难题，后续的里程碑都按时完成。最终项目顺利上线，双方完成了结算。这个案例说明，里程碑结算可以有效激励承接方按时完成任务，但需要明确里程碑的定义和违约责任。

案例四：分成结算案例：一家游戏公司委托软件公司开发一款手机游戏。双方约定按照游戏上线后的收入进行分成，分成比例为游戏公司 70%，软件公司 30%。游戏上线后，由于市场推广等原因，游戏的收入并不理想。软件公司获得的分成收入较少。这个案例表明，分成结算方式虽然对于承接方有潜在的高收益机会，但也面临着市场风险等不确定性因素。

以下是一个关于外包软件结算方式对比的表格：

以下是一个关于外包软件结算流程关键环节的表格：

常见用户关注的问题：

一、外包软件结算的方式有哪些？

我听说外包软件结算方式可多啦，不同的方式对发包方和接包方都有不同的影响呢。下面就来详细说说常见的结算方式。

按项目阶段结算

需求调研完成后结算：当软件需求调研结束，接包方提交详细的需求文档，发包方确认无误后支付一定比例的款项。这能让接包方有资金继续后续工作。

设计阶段完成后结算：完成软件的架构设计、界面设计等，发包方验收通过，再支付一部分费用。确保设计符合要求。

开发阶段分批次结算：根据开发进度，比如完成核心功能、完成所有功能等节点，发包方支付相应款项。

测试完成后结算：软件经过全面测试，修复完所有已知问题，发包方支付款项。保证软件质量。

交付上线后结算尾款：软件正式上线并稳定运行一段时间，发包方支付最后一笔款项。

按时间结算

按月结算：接包方按照每月投入的人力、时间等成本，向发包方提交结算报告，发包方支付费用。适合项目周期较长的情况。

按周结算：对于一些短期项目或者需要频繁沟通的项目，按周结算能及时反映工作进度和成本。

按小时结算：精确计算接包方人员的工作小时数，乘以每小时的费用进行结算。适用于灵活的项目。

按成果结算

按功能模块结算：完成一个或多个功能模块，发包方根据模块的复杂程度和价值支付费用。

按用户数量结算：软件上线后，根据实际使用的用户数量来结算费用。比如一些 SaaS 软件。

按交易金额结算：如果软件涉及交易功能，按照交易金额的一定比例进行结算。

二、外包软件结算时需要注意什么？

朋友说外包软件结算可不是一件简单的事儿，里面有不少需要注意的地方呢。咱们来好好聊聊。

合同条款方面

明确结算方式：合同中要清晰写明是按项目阶段、时间还是成果结算，避免后期产生纠纷。

规定付款时间：明确每笔款项的支付时间节点，比如需求调研完成后几天内支付等。

质量标准和验收流程：详细规定软件的质量标准和验收流程，只有验收合格才能结算。

违约条款：如果一方未按照合同约定结算，要承担怎样的违约责任。

发票问题：明确发票的类型、开具时间等。

结算文件方面

详细的工作记录：接包方要提供详细的工作记录，包括投入的人力、时间、完成的任务等。

验收报告：发包方出具的验收报告，证明软件已经通过验收。

费用明细：列出各项费用的明细，让发包方清楚费用的构成。

沟通协调方面

及时沟通：在结算过程中，双方要及时沟通，解决遇到的问题。

保留证据：对于重要的沟通记录、文件等要保留好，以备不时之需。

避免误解：对于合同条款和结算要求，双方要确保理解一致，避免产生误解。

三、外包软件结算不及时怎么办？

我就想知道外包软件结算不及时可愁人啦，这会给接包方带来很多麻烦。下面说说应对办法。

沟通协商方面

友好沟通：和发包方进行友好沟通，了解不及时结算的原因。也许是发包方资金周转困难或者流程问题。

发送催款函：如果沟通没有效果，可以发送正式的催款函，明确指出结算的时间和金额，以及逾期的后果。

高层沟通：必要时可以和发包方的高层进行沟通，寻求解决方案。

法律途径方面

咨询律师：向专业律师咨询，了解自己的权益和可以采取的法律措施。

发送律师函：律师可以根据情况发送律师函，给发包方施加压力。

提起诉讼：如果以上方法都没有效果，可以向法院提起诉讼，通过法律手段解决。

其他措施方面

暂停服务：在合同允许的情况下，可以暂停软件的维护和升级服务，直到结算完成。

舆论监督：在不违反法律法规的前提下，可以通过一些渠道进行舆论监督，给发包方施加压力。

合作信用记录：将发包方的不良信用记录在行业内进行分享，让其他接包方有所警惕。

四、外包软件结算的金额如何确定？

假如你要进行外包软件结算，确定金额可是关键一步呢。下面来看看常见的确定方式。

成本核算方面

人力成本：计算参与项目的人员的工资、福利等费用。

硬件成本：如果需要购买服务器、设备等，这些成本也要算进去。

软件成本：使用的开发工具、软件许可证等费用。

管理成本：包括项目管理、沟通协调等方面的成本。

利润方面

行业利润率：参考行业的平均利润率，确定合理的利润空间。

项目难度和风险：项目难度大、风险高，利润可以适当提高。

市场行情方面

同类项目价格：了解市场上同类外包软件项目的价格范围。

供需关系：如果市场上接包方竞争激烈，价格可能会相对较低。

项目价值方面

软件功能和用途：软件的功能越强大、用途越广泛，价值越高，结算金额也可以相应提高。

对发包方的重要性：如果软件对发包方的业务发展至关重要，结算金额可以适当上浮。

五、外包软件结算后还需要做什么？

就是说啊，外包软件结算完成并不意味着事情就结束啦，还有不少后续工作要做呢。

项目总结方面

经验总结：对整个项目进行总结，分析成功和失败的经验，为以后的项目提供参考。

团队评估：评估团队成员的表现，发现优点和不足，进行相应的奖励和培训。

客户反馈收集方面

满意度调查：向发包方发送满意度调查问卷，了解他们对软件和服务的满意度。

改进建议：收集发包方的改进建议，以便在后续项目中进行优化。

知识管理方面

文档整理：整理项目过程中的各种文档，包括需求文档、设计文档、测试报告等，进行归档保存。

代码管理：对代码进行规范管理，方便后续的维护和升级。

后续服务方面

软件维护：按照合同约定，为软件提供一定期限的维护服务。

技术支持：为发包方提供技术支持，解答他们在使用过程中遇到的问题。

合作关系维护方面

定期回访：定期回访发包方，了解软件的使用情况，加强合作关系。

寻求新合作机会：如果合作愉快，可以寻求新的合作机会，拓展业务。