项目是公司运营中不可或缺的一环。对于简单的项目，或许可以仅凭记忆和直觉来管理;然而，面对复杂的项目时，就需要运用专门的项目管理软件，并依赖团队的合作、明确的时间表和进程来确保顺利推进。这些项目可能涉及高科技元素，也可能完全与技术无关。
“项目”这个词涵盖的范围非常广泛，从为办公楼的接待员配备新电脑这样的日常任务，到开发系统软件、进行系统升级，乃至整个公司实施ERP系统这样的宏大工程。项目团队规模可大可小，可能只有一个人，也可能由来自不同公司的数十人组成。
作为IT经理，你的日常工作可能围绕项目展开。尽管项目管理是一门复杂且规范的管理科学(有时它更像是一门艺术)，但成功执行项目并不需要完全遵循所有复杂的流程。这里有三个非传统的但经常有效的“规律”：①很少有重要项目能完全按计划、预算和发起人的期望完成。②项目通常在完成95%时进展迅速，之后可能陷入停滞。③当一切看似顺利时，往往意味着潜在问题即将浮现。
基于这些“规律”，我们可以得出两个推论：一、当情况看似无法更糟时，转机往往会出现。二、当一切顺利时，可能是因为某些问题被忽视了。
项目管理的关键在于明确以下几个要点：目标、项目团队成员、时间、预算以及公司内部的支持者。项目的大小和范围各异，有些可能在不知不觉中启动，缺乏明确的要求、预算和完成日期。然而，作为项目经理，你的首要任务是清晰地定义项目目标，并确保团队成员和项目的支持者都对此达成共识。
在启动项目之前，你需要回答以下五个关键问题：①项目的目标是什么?②哪些团队成员将协助我实现这一目标?③项目预计需要多少时间来完成?④项目需要多少预算?⑤还有哪些内部人员将支持此项目?
启动一个典型项目时，首先你需要明确项目的大致框架，尽管初始阶段可能缺乏详细的预算、时间表和所需资源。但请注意，过度细节化可能导致项目停滞不前，因为它可能消耗过多的时间和金钱，或需要太多的人力资源。一旦项目启动，无论是你自己管理还是委托给他人，你的职责是确保项目顺利进行。对于规模适中的项目(如10人团队，4-5个月时间)，你需要首先明确并定义项目目标。这些目标应具有明确性、一致性(即得到项目相关重要人员的认可)和可记录性。在设定目标时，务必将其与公司整体战略和目标相结合，以确保项目的实施符合公司的整体利益。同时，你也需要识别并明确项目的正式赞助人，确保在项目遇到挑战时能够得到足够的支持和帮助。
项目里程碑在项目管理中扮演着至关重要的角色。一旦我们明确了项目的目标，下一步便是将这一目标分解成若干个关键性的里程碑。这些里程碑并不需要过于细化，但应当足够明确，以便我们思考项目团队所需的人员配置，并初步规划时间进度、预算及其他资源分配。以在拥有400名员工的公司中安装升级的微软Word软件为例，这看似是一个简单的任务，但实际上却涉及大量的协调和努力。作为项目经理，你不仅要负责Word软件的升级工作，还可能需要监督服务器的操作系统更新、参与购买全公司的电话系统，甚至还要为跨部门团队评估新的医疗福利体系。更关键的是，你的团队成员可能同时参与多个项目，每个项目的规模、进度和资源需求都不尽相同。
因此，深入理解项目的整体框架和细节变得尤为重要。你需要全面考虑每个项目所处的阶段、所需的资源以及它们之间的相互影响。在设定里程碑时，不仅要关注项目的进度，还要预测并指出潜在的风险因素。这些风险可能来自于技术难题、人员变动、预算超支或其他未知的挑战。通过提前预见并应对这些风险，我们可以确保项目能够顺利进行，并在规定的时间内成功完成。
