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建筑企业如何使用excel做项目管理软件系统

   Excel 凭借在各种结构和扩展性的优势(简单易上手、灵活能适用各种需求以及适合多人协同),基本可以渗透到项目管理中的各个环节。从超简单的个人时间安排到巨复杂的产品开发及上市,都可以完美或者将就着满足。

  可以利用Excel丰富的函数、条件格式以及VBA强大的扩展能力,还能解决前项或者后项等造成的复杂dependency 问题、多人协作问题以及按照不同维度整合和分拆等等问题。

  一、任务分解

  如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

  WBS分解的原则 :

  横向到边即百分百原则:指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

  纵向到底:指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

  无论是使用excel,还是使用project,或者是其他工具,任务分解是第一步,学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

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  二、分解后展示

  任务分解之后,你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息:

  1.任务定义:即使线下沟通过,但是在这里的撰写,还是要尽可能定义清楚,是“确认”还是“交付”,或者“完成”,在工作量上是不一样的概念。

  2. 最晚开始与截至日期:这里没有用“时长”和“开始时间”,而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合,是因为,截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。

  所以,截至时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。

  但是最早开始时间我并不关注,他们什么时候都可以开始,但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估,你再不开始就来不及了~

  3.关联任务:设置前置和后置关联:对于任务之间的影响关系一目了然。A任务<:代表受前面A任务影响,若A任务不完成,我无法开始。>A: 代表本任务是下面A任务的前置任务,若本项任务不完成或有延迟,下面A任务会受影响。这个后面再细说。

  4.当前状态:项目管理表需要每日检查,时时更新,并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然,并将延迟的任务重点标识出来。

  5.负责人:每项任务都需要指定一个负责人,而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

  三、任务关联

  任务的截止时间点不能保证,通过这个后置关联可以进行后延,若要中途调整项目任务,就需要将相关方叫到一起,评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

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  四、甘特图

  Excel 稍微变形一下天生就是甘特图,可以用来管理各种简单项目。

  可以将甘特图标注不同的颜色。在一个小项目里,很容易为各种角色指定一个标志色。使用者打开计划表,直接搜寻标志色,就对任务非常清楚。

  在项目经理排资源时,也很容易一眼看出某人的资源利用情况:有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和,有没有有效利用某人的资源等等。

  在复杂的项目里,还可以借助excel的颜色筛选,直接将某个人的任务全部筛选出来。

发布:2011-04-11 12:30    编辑:泛普软件 · xl    [打印此页]    [关闭]
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