加强大型建筑公司的企业信息化建设，既是当前经济全球化背景下企业发展的要求，也是深化建筑企业工程项目管理体制改革，转变建筑行业整体发展方式，加快建筑企业转型升级的迫切需要。
目前，建筑企业所承建工程中的项目文档的交流与保存大部分仍沿用传统纸张的方式，信息化利用率很低，尤其是将项目文档以互联网电子文档的方式进行交换、存储、管理的方式更少。由于一直以来对文档信息化的管理意识较弱，往往习惯于把工作重心放在实际工程建设环节，进而忽略了对项目档案的有效管理，这直接造成了工程项目文档信息材料归档不及时，更无法保证建筑工程档案信息的完整、准确和系统性。同时，建筑工程项目文档信息化管理的环境较为复杂，这也增加了建筑工程项目文档管理平台建设的难度。因此，建立一个以网络为基础的建筑工程项目文档管理平台，对于建筑工程项目文档的交流、存储、管理将起到积极作用。
本系统为建筑项目管理系统的其他子系统提供了文档管理的接口，交换的是文档的相关数据。如合同管理系统的合同信息都保存到本系统中;材料管理系统的项目材料信息保存到本系统中;财务管理系统的财务文档保存到本系统中。
根据上述分析得知，可将本系统分为七个功能模块：即系统管理模块、收文管理模块、发文管理模块、通知管理模块、报表管理模块、日志管理模块、档案管理模块。这些模块各自的主要功能如下所述：
1、系统管理模块
主要功能包括具体在施工程项目管理、各相关单位及部门管理、系统用户及权限管理、用户密码和登录日志管理等。
管理员的分类根据分工和权限的不同分为机构或部门级管理员、企业或单位级管理员以及系统级管理员。机构或部门管理员可添加各机构或部门负责人及机构或部门各用户(机构部门用户);企业级管理员可添加本企业内各相关部门名称及各部门的管理员和用户名单(部门级管理员);系统管理员可添加工程项目参建各企业的名称及各企业的企业管理员和用户名单(企业级管理员)。根据不同的工作需要和授权，各级系统管理员具有不同的权限范围，机构或部门级管理员的权限仅限于操作本部门范围内的系统;企业级管理员的权限限于操作本企业内部的系统;而系统级管理员的权限则可以操作整个项目系统。
2、发文管理模块
主要功能包括项目相关文件、信函等资料的拟稿、审核、印制、签批、发放、登记与归档等管理;
3、收文管理模块
主要功能包括对已收到的项目相关文件进行登记、签阅、督办、承办、查询管理等;
4、通知管理模块
主要功能包括会议通知、设计变更通知、监理工程师通知等各类通知的定制、编辑、发放、查询、归档管理等;
5、报表管理模块
主要功能是对具体在施工程项目管理涉及的各类相关项目表格、报表的定制、填报、整理、统计与归档进行管理等;
6、日志管理模块
主要功能是实现对具体在施项目相关日志进行编制、签订、整理、查询和归档等功能;
7、档案管理模块
主要功能包括制订工程项目文档、信息资料归档进度计划、及时进行各类档案上传、审核、审批、归档、归档跟踪统计及档案查询等。分为：
(1)归档文件与种类
根据建筑工程项目文档数量和体量庞大、格式和类型繁杂的特点，文件需按照种类归档
(2)项目档案编码方式
鉴于建筑工程项目文档管理独立性的特点，遵循编码分类唯一性原则，工程项目档案信息分类编码采用由项目代码、参建方代码、文件类型代码和流水号组成的4位编码结构。
(3)归档责任单位及归档进度安排
筑工程项目文档管理平台中须归档的文件繁多，往往同时涉及项目众多参建方。因此必须进一步建立健全和明确各类文件的审批流程。在工程项目施工建设的同时，工程项目档案信息等文档管理工作必须与其同步进行，并从项目的筹备、开工初期时就开始同步启动，运行至项目最终竣工验收，自始至终关联于工程项目筹备、建设的整个生命周期，形成全程记录、贯穿始终、首尾相接、互为因果的管理体系。亦即建筑工程项目文档归档的工作应始终与工程项目施工建设保持同步，而不能总是滞后于工程项目的筹备和施工建设，相应的文档归档进度计划必须参照建筑工程项目进度的安排来建立，进而根据归档进度计划将相关项目文件进行准确、及时地归档。
