多年来，在全国各地建筑市场的检查过程中，经常会发现，各地建筑工程资料管理得比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少地存在这样或那样的问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物或构筑物在改建扩建时的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。因此，做好建筑工程资料管理工作是十分必要的，本文推荐使用泛普资料管理系统做资料。
一、资料特征
复杂性
由于建设工程周期长，建设工程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，因此，影响建筑工程的因素多种多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。
随机性
由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是在工程的立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤其是影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，因此工程文件档案资料还具有一定的随机性。
时效性
有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性。另外，随着施工工艺水平、新材料以及管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴、继承，积累经验。
真实性
建设工程文件和档案资料只有全面真实的反应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果。因此，建设工程文件和档案资料必须真实的反应工程的实际情况，来不得片面和虚假。
综合性
由于建设工程项目常常都是综合的系统的工程，涉及多个专业，多种工种的协同工作才能完成。比如，环境评价、安全评价、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学等多种学科，并同时综合了组织协调、合同、造价、进度、质量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。
二、管理方式
资料转换
许多项目管理系统包允许用户从其他应用程序，比如文字处理、电子表格以及数据库程序中获得信息。为项目管理系统输入信息的过程叫做转入。例如，你只需在需要时转入某个电子表格的信息就可以了，而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目管理系统程序，而且这样还可能会输入相互冲突或错误的资料。同样地，常常也要把你的项目管理系统的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如，可能要把对某一承包商的进度计划报告转出到文字处理备注文件中。
图形表格
对于有大量活动事项的项目工程，人工制出一份甘特图或网络图，或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。当前项目管理系统的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图及网络图。有了基准计划后，任何修改就可以轻易地输入到系统中，图表自动会反映出这些改变。项目管理系统可以将甘特图中的任务连接起来，显示出工作流程。特别是用户可以仅用一个命令就在甘特图和网络图之间来回转换显示。另外，图形和表格通常有以下功能供用户使用：. 进行任务和关系的交互式操作处理。例如，通过图表连接任务，改变优先关系或通过扩展活动持续显示功能来改变活动持续时间。.定制格式，例如图形大小、标题、颜色、字型以及文件布局。. 显示任务或成本的基准对照表。. 突出关键路径，显示出任何活动的延缓。. 放大或缩小显示图像。
三、主要功能
1、项目管理：物资管理、合同管理、进度管理、预算管理、材料管理、资料管理、成本管理等等数十款软件任意使用;
2、企业通讯录：企业/团队组织架构一目了然，随时随地快速找人;
3、往来单位：往来单位、供应商的信息一目了然;
4、及时通信：随时随地进行单聊、多聊、群聊会话;文字、语音、图片、文件、地理位置共享，让工作沟通变更简单;
5、企业群：创建企业内部群，实时在线沟通、掌握合作商机;
6、消息推送：任务信息、审批信息自动推送;
7、在线审批：不管在那里进行可以进行流程审批;
8、在线考勤：通过二维码进行手机考勤;
9、一线线场：按项目进行拍照并可以批量上传。
10、任务管理：可以下达或参考相关工作任务
11、BI分析：提供企业合同、收款、付款、进度等各角度的BI数据分析。
