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电子工程管理系统

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建筑企业项目管理系统

   建筑工程电子文件的鉴定及归档

  1、 电子文件的鉴定

  在工程中,公司确定了保管文档的管理方式之后,需对所形 成的电子文档进行分类保存,而在整理归档之前,工作人员一定 要对档案进行严格审查,以保证在存储前,文件的准确性。关于参 与鉴定的管理人员,一定要选择具有资深资格的工程技术人员, 该类人员对工程项目具有一定的工作经验,可以有效对文件进行 审查。计算机技术人员应对文件的相关数据进行识别,并在信息 采集过程中提出审查修改意见。对于审查本身而言,利用这种方法可以保证文件的可存取性、可处理性和可操作性

  2、工程电子文件的归档

  电子文件经过审核处理后,要对其进行归档整理,其主要归 档要求主要表现在以下几方面 :

  (1)网络系统的移交 :公司内部需要建立局域网,通过局域 网,公司可以将电子文件通过集合的方式同时转发送给公司的各 个部门,从而实现档案的移交过程。各部门在接收电子档案之后, 要对文件信息进行审查,并对处理后的信息进行归档、保存。

建设工程项目管理系统归类整理示意图

  (2)网络系统移交的具体要求

  第一,对网络信息进行管理时,要学会借助相关的计算机网 络管理系统,从而完成电子文件的网络传递。

  第二,各部门就要通过计算机系统对档案进行分类归档,其 主要方法则表现在选择电子信息解集点上,通过这种方法,可以 有效保证电子信息在归档后的准确性。同时,也为二次提档打好 基础。

  第三,各部门在整理、处理好公司所发来的数据文件之后,需 要对其进行集中处理,再通过汇总的方法,与其他部门进行共享。

      (3)各部门要对所形成的电子文件进行制定管理,其主要表 现在 :对电子文件的标准进行管理 ;严格遵守电子文件的归档 过程 ;在对某一项目进行归档整理时,一定要将项目管理理念融 入其中,使之与档案的自动检索功能相结合,从而实现其方便、准 确、高效的作用。

  3、工程电子档案的管理

  3.1档案管理

  第一,在各部门将电子文件进行整理归档之后,其文件要统 一由档案编辑室负责人做备份管理,并将其放入专用档案袋中, 还要安排特定人员对其进行定期检查、维护。随着我国科学技术 的不断进步,计算机网络系统也逐渐走向兴盛。因此,在电子文件 管理方面,公司在条件允许的前提下,可以将其进行电子录入,并 分为两份(电子、纸质文档)进行管理,从而保证资料的准确性和 及时性。

  第二,对于归档后的电子版文档,为了保护其系统的安全,必 须将电子档归档系统与实用系统相区别。实用系统,即指在实际 工作中所使用的计算机网络应用系统。电子档归档系统,即指利 用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。 对于公司而言,任何一个敏感文件都是机密的,都应对其进行保 密处理,从而使之得到应有的保护,防止不良人员非法窃取,对公 司造成损害。

  第三,归档后为了方便检查,要对电子档案进行时间标记整 理,以保证在审查时更加方便快捷。时间标记方法有很多,而对工 程公司而言,主要采用生成、修改日期及图章的方式对其进行时 间标记整理。除此之外,有些公司还会对早期所形成的文件数据 进行整合,其主要包括人工系统文件,这种文件必须要保证其拥

  有最原始的采集数据信息日期,从而对日后的工作整理提供方 便。

  3.2 模数转换

  所谓模数转换,即指模拟、数字的转换。是将连续的模拟量通 过某种方法转换成数字量的过程。对工程电子文件而言,档案的 模数转换主要表现在 :扫描质量,档案处置状况和光盘的备份制 作。其中重点要说明的是光盘制作方面,在完成一项工程之后,要 对工程的相关数据进行整理,还要对其进行备份处理。作为一项 刻录管理,首先要创建一个子目录,再通过目录中的相关文件设 计方案,最后建立一个二级子目录。在二级子目录中,其主要作用 是将在工程中所用的经费、报告、合同等内容详细记录其中,从而 进行统一保存处理,再将电子文件刻录到光盘的过程。

建设项目管理系统控制图

  4、结论

  在信息飞速发展的今天,计算机网络技术已逐渐深入到人们 的生活当中。电子时代已经来临,全新的电子文件形式也应运而 生。对工程电子文件进行科学、合理的管理,是现如今考察和审评 工程项目业绩的重要支撑。因此,在追求高品质的电子文件管理 过程中,要不断提高人们的自身业务修养,从而更好的适应信息 时代的要求。

发布:2010-05-26 15:13    编辑:泛普软件 · lj    [打印此页]    [关闭]

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