综合办公

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　　医药行业根据医疗市场的需求，通过加工制造过程，转化为可供人们使用的医疗工业产品和消费品。医药行业包括医药产品的研发、生产和销售。这一系列链接中存储了大量敏感数据。随着市场竞争的日益激烈，知识产权、商业战略、关键数据等核心资产急需加密保护。

　　一、医药行业综合办公管理存在的不足

　　1、信息量较小，重要信息缺失.目前大多数企业门户都存在信息量较少，其一，单个网页的信 息内容较少，篇幅比较短，影响网页的设置和规划，并且网页信息间没有相关的链接，使信息与信息之间出现断层。网站的信息总量看似很多，但是无用信息占据较大比例，一些重要的能真正展示本企业的信息严重缺失，这就会导致网站的信息内容流于形式。

　　2、部门之间的流程割裂.由于部门之间协作不规范、责任意识、流程意识不强，流程和业务有脱节，导致企业内部存在着大量的界面冲突。

　　3、医药企业每个知识工作者平均每天浪费很多的工作时间在无效的文档管理上。

　　4、部分办公部门规范不足。办公室属于一个集体，一些办公室没有完全执行相关的规章制度，存在一些问题，如职权模糊，目标薄弱，没有对所有工作人员进行合理的任务分工，导致分配不科学，工作处理不合理，这些都是由于缺乏健全和规范的管理制度造成的。它是标准化管理的基础。要合理制定规章制度，明确划分工作人员的工作任务和目标，充分发挥管理制度的作用。

　　5、缺乏完善的科学评估体系。管理者的观念还比较落后，管理层对绩效管理重要性的认识还比较肤浅。所以很多公司的绩效考核体系并不完善，绩效考核体系不是建立在工作分析的基础上，也没有与公司自身的战略和发展目标相结合。考核指标要么基于同行业，要么基于主观感受或印象，与实际工作脱节。主要表现在:没有合理选择考核人，考核目的不明确，考核中缺乏沟通和反馈

　　6、文档管理意识不强。针对文档工作没有足够的重视，导致企业文档工作在很多企业中的地位只是口头上比较重要，过度压缩档案工作编制，造成工作人员缺乏。企业内部部门经常因为没有及时进行归档立卷，造成资料积压，严重的还会丢失。

　　二、综合办公管理软件的功能有哪些

　　1、信息门户应用

　　提供全面性的门户，可涵盖：内部门户、GMP/GSP门户、质检门户、客户会员门户、供应商门户、电子商务门户。

　　2、工作流程管理

　　可建立快速复制的内部运营体系(行政/人事/财务制度、内部审批流程、GMP规范流程)。

　　3、知识文档管理

　　可建立快速复制的经验知识体系(知识支持体系、常用知识工具)以及GMP规范文件的管理。

　　4、综合事务办公

　　提供办公资产管理、内部通讯、计划任务、协作等统一的管理平台。

　　5、员工能力评估

　　在综合办公管理软件系统中，每个人处理事件的痕迹(计划上报和完成情况、有没有在规定时限办理领导安排事务、办理意见、办理结果)都有记录，可以对员工能力评估提供量化的参考。

　　6、文档管理

　　几乎我们调查的每个部门都反映存在共享型资料不能充分共享，查找纸质文件浪费时间，到其他部门查找资料麻烦，人员流动容易造成资料丢失的问题。通过系统实施，能够实现文档保密和共享的管理需要。即该共享的文件实现有效和充分共享，该保密的文件非授权人员不能查看。同时提供查询功能，可以方便查阅授权范围文件。

　　三、泛普软件综合办公管理软件给企业带来的影响

　　1、为员工提供帮助

　　综合办公管理软件应该作为部门除了生产控制外的信息处理与管理的集合，对于单位的领导来说，办公自动化系统的决策支持系统，办公管理软件能够为领导提供决策参考和依据，高层决策不再是不了解情况.缺乏数据的环境下进行，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

　　2、提升办公效率

　　很多管理制度的确立，到底员工是否关心、执行没有、执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以就会造成管理层的政令很难有效地进行执行。综合办公管理软件可以有效提升企业执行力的管理。

　　3、群体协同工作

　　这里所说的群体协同工作，可以包括在地理上分布的很广，甚至分布在全球上的各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公管理软件办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。办公管理软件协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。

　　4、提升管理效率

　　最重要的一项功能就是工作流,将日常审批电子化后，可方便协调总部与分企业两者之间，总部与外地营销公司两者之间的工作，降低沟通的成本、提升工作的效率。还可对流程效率进行统计分析,将大大提高企业的工作效率和响应的速度。

　　5、提高企业执行力

　　手工审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在哪个环节?得不到有效反馈，也就没有办法改进和提升，从而造成指令很难得到有效执行，而软件是规范制度、提高执行力非常好的工具。

　　综合办公管理软件提高工作效率和质量、提高数据信息的准确性和及时性、通过软件来规范作业流程、更精精的核算成本、降低办公费用，实现无纸化办公、加强项目管理等等。不同的管理软件起的作用是不一样的。使企业的业务流程化，规范化，固定化，使企业的员工的工作更有效率，更有意义，更专业，减少出错率，提升企业的运营效率和效果。使企业的管理者更清晰的了解企业的运营情况，为企业的管理提供有力支持。使企业的人事、行政、财务、生产、供应、销售的数据统一，使管理者得以在真实数据的基础上做出决策分析，避免盲目决策带来的风险及损失。