订购办公OA管理系统，这些关键考量因素你知道吗？

在当今数字化办公的时代，办公 OA 管理系统成为了企业提升办公效率、优化管理流程的重要工具。面对市场上众多的 OA 管理系统，企业在订购时需要综合考量多方面的因素，才能选择到最适合自身需求的系统。以下就为大家详细介绍订购办公 OA 管理系统时需要考量的因素。

一、功能需求

企业在选择办公 OA 管理系统时，首先要明确自身的功能需求。不同规模、不同行业的企业，其办公流程和管理需求差异较大。

日常办公功能：包括文件管理、日程安排、会议管理等。文件管理要能够实现文件的上传、下载、分类存储和共享，方便员工之间的协作。日程安排功能要支持个人日程和团队日程的设置，提醒功能要及时准确。会议管理则需要涵盖会议的发起、邀请、记录等环节，提高会议效率。

流程审批功能：企业的各类审批流程，如请假、报销、采购申请等，都需要在 OA 系统中实现自动化。系统要能够根据预设的流程规则，自动流转审批任务，提高审批速度和透明度。要支持审批意见的填写和查看，方便审批人员和申请人沟通。

沟通协作功能：即时通讯、论坛、工作圈等沟通协作功能可以加强员工之间的交流。即时通讯要支持文字、语音、图片等多种形式的消息发送，方便员工随时沟通。论坛和工作圈可以促进员工之间的知识分享和经验交流。

数据分析功能：系统要能够对企业的各类数据进行统计和分析，如员工考勤数据、审批流程时间等。通过数据分析，企业可以发现管理中的问题，优化流程，提高管理决策的科学性。

二、系统稳定性

办公 OA 管理系统是企业日常办公的重要支撑，系统的稳定性直接影响到企业的办公效率。

服务器性能：服务器的配置和性能决定了系统的响应速度和处理能力。企业要选择服务器性能良好的 OA 系统供应商，确保在高并发访问时系统不会出现卡顿或崩溃的情况。

数据备份与恢复：数据是企业的重要资产，系统要具备完善的数据备份和恢复机制。定期对数据进行备份，并存储在安全的位置，以防止数据丢失。在数据出现问题时，能够快速恢复数据，保证企业办公的正常进行。

系统维护与升级：供应商要提供及时的系统维护和升级服务。定期对系统进行维护，修复漏洞，优化性能。根据市场需求和技术发展，及时对系统进行升级，增加新功能，提升系统的竞争力。

网络安全：随着网络攻击的日益频繁，系统的网络安全至关重要。OA 系统要采用先进的加密技术，保障数据在传输和存储过程中的安全。要设置严格的用户权限管理，防止数据泄露。

三、易用性

一个易用的办公 OA 管理系统可以降低员工的学习成本，提高使用效率。

界面设计：系统的界面要简洁美观，布局合理。操作菜单要清晰明了，员工能够快速找到自己需要的功能。要支持个性化设置，员工可以根据自己的使用习惯调整界面布局。

操作流程：系统的操作流程要简单易懂，避免复杂的操作步骤。例如，在进行审批操作时，只需要几步简单的点击即可完成。对于常用的功能，要提供快捷操作方式，提高员工的操作效率。

培训支持：供应商要为企业提供全面的培训服务，帮助员工快速掌握系统的使用方法。培训方式可以包括线上视频教程、线下集中培训等。要提供详细的操作手册，方便员工在使用过程中查阅。

用户反馈机制：系统要建立用户反馈机制，及时收集员工的使用意见和建议。对于员工提出的问题和改进需求，供应商要及时响应和处理，不断优化系统的易用性。

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四、定制化能力

企业的业务需求和管理模式各不相同，因此 OA 管理系统需要具备一定的定制化能力。

功能定制：企业可以根据自身的业务流程和管理需求，对系统的功能进行定制开发。例如，某企业有独特的销售管理流程，需要在 OA 系统中增加相应的销售订单管理、客户跟进等功能。

界面定制：系统的界面可以根据企业的品牌形象和员工的使用习惯进行定制。定制界面可以增强企业的归属感和员工的使用体验。

流程定制：不同企业的审批流程、工作流程可能存在差异，系统要支持流程的定制。企业可以根据自身的组织架构和管理规则，设置个性化的流程。

数据接口定制：OA 系统可能需要与企业的其他业务系统进行数据对接，如财务系统、人力资源系统等。系统要支持数据接口的定制开发，实现数据的无缝流转。

五、供应商实力

选择一个有实力的供应商是确保 OA 管理系统成功实施和后续服务的关键。

技术研发能力：供应商要有专业的技术研发团队，能够不断投入研发资源，提升系统的性能和功能。研发团队要掌握先进的技术，如云计算、大数据、人工智能等，并将其应用到 OA 系统中。

项目实施经验：丰富的项目实施经验可以保证系统的顺利上线。供应商要能够根据企业的实际情况，制定合理的实施计划，协调各方资源，确保项目按时完成。

售后服务质量：良好的售后服务可以及时解决企业在使用过程中遇到的问题。供应商要提供 7×24 小时的技术支持，响应时间要短。要定期对系统进行回访，了解企业的使用情况，提供优化建议。

行业口碑：可以通过了解供应商在行业内的口碑，评估其产品和服务的质量。企业可以参考其他企业的使用评价，选择口碑良好的供应商。

六、成本效益

在订购 OA 管理系统时，企业要综合考虑成本和效益。

购买成本：包括系统的软件授权费用、定制开发费用、硬件设备费用等。企业要根据自身的预算，选择性价比高的系统。

使用成本：使用成本主要包括系统的维护费用、升级费用、培训费用等。供应商要提供合理的使用成本方案，降低企业的总体拥有成本。

效益提升：OA 系统的应用可以提高企业的办公效率、降低管理成本、提升决策科学性等。企业要评估系统带来的效益提升，确保投资回报率。

长期投资价值：选择具有长期发展潜力的 OA 系统，能够为企业提供持续的技术支持和功能升级，保证系统在未来几年内不会落后。

七、兼容性

OA 管理系统需要与企业现有的其他系统和设备进行兼容。

操作系统兼容性：系统要支持多种操作系统，如 Windows、Mac OS、Linux 等，方便不同操作系统的用户使用。

浏览器兼容性：要能够在主流的浏览器上正常运行，如 Chrome、Firefox、IE 等，确保员工可以通过不同的浏览器访问系统。

硬件设备兼容性：系统要与企业的硬件设备兼容，如打印机、扫描仪等，实现数据的无缝传输和打印输出。

其他系统兼容性：要能够与企业的其他业务系统进行数据对接和集成，如财务系统、ERP 系统等，实现企业信息的共享和协同。

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八、移动办公支持

随着移动互联网的发展，移动办公成为了企业办公的新趋势。OA 管理系统要具备良好的移动办公支持能力。

移动应用功能：系统要提供完善的移动应用，支持员工在手机、平板等移动设备上进行日常办公操作，如审批、查看文件、日程安排等。

移动安全性：要保障移动设备上的数据安全，采用加密技术、身份认证等措施，防止数据泄露。

移动体验：移动应用的界面要简洁美观，操作方便。要根据移动设备的特点，优化界面布局和操作流程，提高用户体验。

离线使用：支持离线使用功能，员工在没有网络的情况下也可以查看和编辑部分数据，待网络恢复后再同步数据。

九、数据安全

企业的办公数据包含了大量的敏感信息，数据安全是选择 OA 管理系统时必须重视的因素。

数据加密：对企业的数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。采用先进的加密算法，如 AES 加密算法，保障数据的安全性。

访问控制：设置严格的用户权限管理，不同的用户只能访问和操作其权限范围内的数据。通过角色分配和权限设置，确保数据的访问安全。

数据备份与恢复：定期对数据进行备份，并存储在多个安全的位置。在数据出现丢失或损坏的情况下，能够快速恢复数据，保证企业业务的连续性。

安全审计：系统要具备安全审计功能，记录用户的操作行为和系统的运行日志。通过安全审计，可以及时发现异常行为，采取相应的措施。

十、法规合规性

OA 管理系统的使用要符合相关的法律法规和行业标准。

数据保护法规：要遵守国家的数据保护法规，如《网络安全法》《数据安全法》等，保护企业和员工的数据安全和隐私。

行业标准：不同行业可能有特定的行业标准和规范，OA 系统要符合这些标准。例如，金融行业对数据安全和合规性的要求较高，OA 系统要满足金融行业的相关标准。

知识产权保护：系统的软件和数据要受到知识产权保护，避免侵权纠纷。供应商要提供合法的软件授权，确保企业的使用合规。

合规认证：选择获得相关合规认证的 OA 系统，如 ISO27001 信息安全管理体系认证等，证明系统在安全和合规方面达到了一定的标准。

企业在订购办公 OA 管理系统时，要全面考量以上因素，结合自身的实际需求和发展战略，选择最适合的系统，以提升企业的办公效率和管理水平。

常见用户关注的问题：

一、订购办公oa管理系统时需要考量哪些因素？

我听说很多公司在订购办公OA管理系统的时候都特别纠结，不知道该看啥。我就想知道到底要考量哪些因素才能选到合适的系统呢。下面给大家详细说说。

功能适用性：首先得看看系统的功能是不是能满足公司日常办公的需求。比如有没有流程审批功能，能不能方便地发起请假、报销等申请；有没有文档管理功能，能不能对公司的各种文件进行分类存储和共享；有没有日程安排功能，能不能让员工方便地安排自己的工作和会议等。

系统稳定性：这也很重要，要是系统动不动就崩溃或者卡顿，那工作效率肯定会受到很大影响。得考察系统的服务器配置、数据备份机制等，确保系统能稳定运行。

易用性：员工能不能轻松上手这个系统很关键。界面要简洁明了，操作要简单易懂。要是系统太复杂，员工不愿意用或者用不好，那再好的系统也白搭。

安全性：公司的很多重要信息都会存储在OA系统里，所以安全性必须有保障。要看看系统有没有数据加密、访问权限控制等安全措施，防止信息泄露。

可扩展性：随着公司的发展，对系统的需求可能会发生变化。所以系统得有良好的可扩展性，能方便地添加新功能或者与其他系统集成。

售后服务：要是系统在使用过程中出现问题，能及时得到技术支持很重要。要考察供应商的售后服务团队是否专业、响应速度是否快等。

价格合理性：价格也是一个重要因素。要综合考虑系统的功能、性能等，看看价格是否合理，不能只图便宜，也不能盲目追求高价。

二、办公OA管理系统的部署方式有哪些？

朋友说现在办公OA管理系统的部署方式有好几种，我就挺好奇到底有哪些呢。下面来给大家讲讲。

本地部署：就是把系统安装在公司自己的服务器上。这样公司对系统有完全的控制权，可以根据自己的需求进行定制和调整。数据也都存储在本地，安全性相对较高。但是需要公司有专业的技术人员来维护服务器，成本也比较高。

云端部署：这种方式是把系统部署在供应商的云端服务器上，公司通过互联网访问系统。优点是部署速度快，不需要公司自己维护服务器，成本相对较低。但是数据存储在供应商那里，安全性可能会让人有些担心。

混合部署：结合了本地部署和云端部署的优点。一些重要的数据和功能可以放在本地服务器上，以保证安全性；一些不太重要的功能可以放在云端，以降低成本和提高灵活性。

公有云部署：这是一种多租户的部署方式，多个公司共享供应商的云端资源。优点是成本低，资源利用率高。但是不同公司之间可能会存在一定的干扰，安全性也需要供应商来保障。

私有云部署：专门为一个公司搭建的云端环境，数据和系统都由公司自己控制。安全性和定制性都比较高，但是成本也相对较高。

社区云部署：由多个相关的组织或公司共同使用的云端环境。可以实现资源共享和协同工作，适合一些行业联盟或者产业链上的企业。

行业云部署：针对特定行业开发的云端部署方式，能更好地满足行业的特殊需求。

三、如何评估办公OA管理系统的性能？

我想知道怎么才能知道一个办公OA管理系统的性能好不好呢。下面就来聊聊评估的方法。

响应时间：这是一个很重要的指标。当用户发起一个操作，系统多久能给出响应。比如点击一个按钮，系统要在短时间内做出反应，不能让用户等太久。

并发处理能力：在很多人同时使用系统的时候，系统能不能正常运行。比如公司开大会，很多员工同时在系统上发起审批申请，系统不能崩溃或者卡顿。

数据准确性：系统处理的数据必须准确无误。比如在进行财务报销审批的时候，金额计算不能出错。

系统吞吐量：指系统在单位时间内能够处理的业务量。吞吐量越大，说明系统的性能越好。

稳定性：前面也提到过，系统要能长时间稳定运行，不能频繁出现故障。

兼容性：要能和公司现有的其他系统兼容，比如和财务系统、人力资源系统等进行数据交互。

可维护性：当系统出现问题时，能不能方便地进行维护和修复。

四、办公OA管理系统能带来哪些效益？

朋友推荐说办公OA管理系统能给公司带来很多好处，我就想知道具体能带来哪些效益呢。下面给大家说说。

提高工作效率：通过流程自动化，比如审批流程可以在线上快速完成，节省了很多时间。员工不用再拿着纸质文件到处找人签字，坐在电脑前就能完成申请和审批。

降低成本：减少了纸质文件的使用，降低了打印、复印等成本。也减少了人工处理流程的工作量，降低了人力成本。

加强协作沟通：员工可以通过系统方便地共享信息、交流工作。比如在项目协作中，大家可以在系统里实时更新项目进度，互相沟通问题。

规范管理流程：系统可以对各种业务流程进行标准化和规范化。比如审批流程有固定的规则和步骤，避免了人为的随意性。

提升决策支持：系统可以对各种数据进行统计和分析，为管理层提供决策依据。比如通过分析员工的考勤数据、工作任务完成情况等，了解公司的运营状况。

增强信息安全：对数据进行集中管理和访问控制，提高了信息的安全性。只有授权的人员才能访问特定的信息。

促进知识共享：员工可以把自己的经验和知识上传到系统里，供其他员工学习和参考，促进了公司的知识传承和创新。

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五、如何选择办公OA管理系统的供应商？

假如你要选办公OA管理系统的供应商，肯定会很头疼。我就想知道有哪些要点可以参考呢。下面来介绍一下。

品牌知名度：一般来说，知名品牌的供应商在技术实力、产品质量和售后服务等方面都比较有保障。可以看看市场上哪些品牌比较知名，口碑比较好。

行业经验：选择有相关行业经验的供应商很重要。他们更了解行业的需求和特点，能提供更适合的解决方案。

产品功能：要考察供应商提供的系统功能是否丰富、实用。能不能满足公司的实际需求。

技术实力：看看供应商的研发团队是否专业，技术是否先进。比如系统的架构设计、开发语言等。

售后服务：前面也提到过，好的售后服务很关键。要了解供应商的售后服务团队是否能及时响应问题，提供有效的解决方案。

价格合理性：对比不同供应商的价格，看看哪个性价比更高。不能只看价格低，也要考虑产品的质量和服务。

客户案例：了解供应商的其他客户使用情况，看看他们的评价如何。可以向供应商要一些客户案例进行参考。