总体介绍
在当今数字化办公的时代，HRM（人力资源管理）软件已经成为企业管理中不可或缺的工具。它能帮助企业更高效地管理人力资源，提升管理效率和质量。然而，市面上的HRM软件功能繁多，让人眼花缭乱，那么HRM软件中最重要的功能究竟是什么呢？这正是众多企业管理者和HR们关心的问题。本文将带你深入了解HRM软件的重要功能，为你在选择和使用HRM软件时提供有价值的参考。
一、员工信息管理
员工信息管理是HRM软件最基础也是最重要的功能之一。它就像一个企业员工的“数字档案库”，能够集中存储和管理员工的各类信息。
个人基本信息：包括员工的姓名、性别、出生日期、联系方式等。这些信息是了解员工的基础，方便企业在日常工作中与员工进行沟通和联系。例如，当企业组织活动时，可以根据员工的联系方式通知到每一位员工。
工作经历信息：记录员工过往的工作经历，有助于企业了解员工的职业背景和工作经验。在进行岗位调配或项目安排时，HR可以参考这些信息，将合适的人安排到合适的岗位上。比如，一个有丰富项目管理经验的员工，更适合担任项目负责人。
培训与教育信息：记录员工参加的培训课程、获得的证书等。这有助于企业了解员工的技能提升情况，为员工制定个性化的培训计划。例如，如果员工在某个领域有培训需求，企业可以根据其培训记录安排相关的培训课程。
绩效与奖惩信息：记录员工的绩效考核结果、获得的奖励和受到的惩罚。这些信息可以作为员工晋升、调薪的重要依据。比如，绩效优秀的员工可以获得晋升机会，而多次违反规定的员工可能会受到相应的惩罚。
二、考勤管理
考勤管理是HRM软件的核心功能之一，它能够准确记录员工的出勤情况，提高考勤管理的效率和准确性。
考勤打卡：支持多种打卡方式，如指纹打卡、人脸识别打卡、手机APP打卡等。员工可以根据自己的实际情况选择合适的打卡方式，方便快捷。例如，在疫情期间，人脸识别打卡可以减少人员接触，更加安全卫生。
考勤统计：自动统计员工的出勤天数、迟到早退次数、请假天数等。HR可以通过系统快速生成考勤报表，节省了大量的时间和精力。比如，每月初，HR可以直接从系统中导出上月的考勤报表，进行工资核算。
请假管理：员工可以通过系统提交请假申请，注明请假类型、请假时间和请假原因。上级领导可以在系统中进行审批，审批结果实时反馈给员工。这样可以规范请假流程，避免口头请假带来的管理混乱。例如，员工小王需要请病假，他可以在系统中提交申请，附上医院的诊断证明，上级领导审批通过后，小王的请假信息就会记录在系统中。
加班管理：员工可以在系统中提交加班申请，上级领导进行审批。系统会自动记录员工的加班时间，方便进行加班工资核算。比如，在项目紧急需要加班时，员工可以通过系统申请加班，确保加班工作得到合理安排和记录。
三、招聘管理
招聘管理功能可以帮助企业高效地招聘到合适的人才，满足企业的人才需求。
职位发布：企业可以在系统中发布招聘职位，详细描述职位要求、职责和福利待遇等信息。这些职位信息可以同步到各大招聘网站，扩大招聘渠道。例如，企业需要招聘一名软件开发工程师，HR可以在系统中发布职位信息，同时将其推送到智联招聘、BOSS直聘等招聘平台上。
简历筛选：系统可以根据预设的筛选条件，自动筛选出符合要求的简历。这大大提高了简历筛选的效率，节省了HR的时间。比如，HR可以设置学历、工作经验、专业等筛选条件，系统会自动将符合条件的简历筛选出来。
面试安排：HR可以通过系统安排面试时间和地点，并将面试通知发送给候选人。同时，系统可以记录面试结果，方便后续的人才评估和决策。例如，HR在系统中安排了候选人的面试时间，系统会自动发送面试通知邮件给候选人，面试结束后，HR可以在系统中记录面试评价和结果。
人才库管理：将未被录用但有潜力的候选人信息存入人才库，方便企业在未来有合适岗位时进行二次招聘。这样可以建立企业的人才储备，避免错过优秀的人才。比如，一个候选人虽然本次面试未通过，但HR认为其有一定的潜力，可以将其信息存入人才库，当有类似岗位空缺时，可以优先考虑该候选人。
四、绩效管理
绩效管理功能有助于企业明确员工的工作目标，激励员工提高工作绩效，实现企业的战略目标。
目标设定：企业可以根据战略目标，为员工设定具体的工作目标。这些目标可以分解到每个季度或每月，让员工清楚知道自己的工作方向和重点。例如，销售部门的员工可以设定每月的销售业绩目标，生产部门的员工可以设定产品产量和质量目标。
绩效评估：定期对员工的工作绩效进行评估，评估方式可以包括上级评价、同事评价、自我评估等。系统可以自动计算绩效得分，生成绩效报告。比如，每季度末，HR可以组织员工进行绩效评估，系统会根据评估结果计算出员工的绩效得分，并生成详细的绩效报告。
绩效反馈：管理者可以通过系统将绩效评估结果反馈给员工，与员工进行沟通和交流，帮助员工认识到自己的优点和不足，制定改进计划。例如，在绩效反馈会议上，管理者可以结合系统中的绩效报告，与员工一起分析工作中的问题，并制定改进措施。
绩效应用：将绩效结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工努力工作，提高绩效。比如，绩效优秀的员工可以获得更高的薪酬和晋升机会，绩效不佳的员工可能会面临调岗或培训。
五、薪酬管理
薪酬管理是企业吸引和留住人才的重要手段，HRM软件的薪酬管理功能可以确保薪酬计算的准确和及时。
薪酬结构设计：企业可以根据自身的情况设计合理的薪酬结构，包括基本工资、绩效工资、奖金、福利等。例如，一家互联网企业可以设计基本工资占比60%，绩效工资占比30%，奖金占比10%的薪酬结构。
工资计算：系统可以根据员工的考勤记录、绩效得分等信息，自动计算员工的工资。这避免了人工计算工资时可能出现的错误，提高了工资计算的准确性。比如，系统会根据员工的出勤天数、加班时间、绩效奖金等数据，自动计算出员工的应发工资和实发工资。
社保与公积金管理：系统可以自动计算员工的社保和公积金缴纳金额，并生成相关的报表。这有助于企业规范社保和公积金的管理，避免出现漏缴或错缴的情况。例如，每月初，系统会根据员工的工资基数自动计算社保和公积金的缴纳金额，并生成缴纳报表。
薪酬发放与查询：企业可以通过系统将工资发放到员工的银行卡上，并提供工资明细查询功能。员工可以随时登录系统查询自己的工资明细，了解工资的构成和发放情况。比如，员工小李可以在系统中查询到自己上个月的工资明细，包括基本工资、绩效奖金、扣除的社保和公积金等。
六、培训管理
培训管理功能可以帮助企业提升员工的技能和素质，增强企业的竞争力。
培训需求分析：通过问卷调查、绩效评估等方式，了解员工的培训需求。系统可以对收集到的信息进行分析，为企业制定培训计划提供依据。例如，企业可以通过系统发放培训需求调查问卷，了解员工在哪些方面需要提升，然后根据调查结果制定培训计划。
培训课程安排：根据培训需求分析的结果，企业可以在系统中安排培训课程，包括课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师等信息。同时，系统可以自动通知员工参加培训。比如，企业安排了一场关于市场营销的培训课程，系统会自动发送培训通知给相关员工。
培训效果评估：在培训结束后，通过考试、问卷调查等方式对培训效果进行评估。系统可以记录评估结果，为后续的培训改进提供参考。例如，培训结束后，员工需要参加考试，系统会记录考试成绩，并通过问卷调查了解员工对培训课程的满意度和收获。
培训资源管理：系统可以存储和管理培训相关的资源，如培训课件、视频等。员工可以随时登录系统学习这些培训资源，进行自我提升。比如，员工可以在系统中下载培训课件，在业余时间进行学习。
七、福利管理
福利管理功能可以提高员工的满意度和忠诚度，让员工感受到企业的关怀。
福利项目设计：企业可以根据自身的情况设计多样化的福利项目，如节日福利、健康体检、带薪年假等。例如，企业可以在春节、中秋节等节日为员工发放礼品，每年为员工安排一次健康体检。
福利申请与审批：员工可以通过系统申请福利项目，上级领导进行审批。系统可以记录福利申请和审批的过程，方便管理和查询。比如，员工小张需要申请带薪年假，他可以在系统中提交申请，上级领导审批通过后，小张的年假申请信息就会记录在系统中。
福利发放与统计：系统可以自动计算福利发放的金额和数量，并生成福利发放报表。同时，系统可以统计员工的福利使用情况，为企业调整福利政策提供参考。例如，企业每月为员工发放餐补，系统会自动计算餐补金额，并生成发放报表，统计员工的餐补使用情况。
福利沟通与反馈：企业可以通过系统向员工宣传福利政策，收集员工的反馈意见。这有助于企业了解员工对福利的需求和满意度，及时调整福利政策。比如，企业可以在系统中发布福利政策通知，同时设置反馈渠道，收集员工的意见和建议。
八、数据分析与决策支持
数据分析与决策支持功能可以帮助企业从大量的人力资源数据中提取有价值的信息，为企业的决策提供支持。
数据报表生成：系统可以根据企业的需求生成各种人力资源数据报表，如员工流动率报表、薪酬成本报表、培训效果报表等。这些报表可以直观地展示企业人力资源的现状和趋势。例如，HR可以通过系统生成员工流动率报表，了解员工的离职情况和原因。
数据分析模型：系统可以运用数据分析模型对人力资源数据进行深入分析，挖掘数据背后的规律和问题。比如，通过建立绩效分析模型，分析员工绩效与薪酬、培训等因素之间的关系。
决策建议提供：根据数据分析的结果，系统可以为企业提供决策建议。例如，如果数据分析显示某部门的员工流动率过高，系统可以建议企业调整该部门的薪酬政策或工作环境。
可视化展示：将数据分析结果以图表、图形等可视化的方式展示出来，让企业管理者更直观地了解数据。比如，用柱状图展示不同部门的员工绩效情况，用折线图展示企业的薪酬成本变化趋势。
常见用户关注的问题：
一、HRM软件能为企业节省多少成本呀？
我听说现在好多企业都在用HRM软件，我就想知道这玩意儿到底能给企业省多少钱呢？感觉要是能省不少钱，那企业用它可太值啦。
HRM软件能在多个方面为企业节省成本：
人力成本方面：传统的人力资源管理工作，像招聘、考勤统计、薪资计算等，都需要耗费大量的人力。使用HRM软件后，招聘环节可以通过系统筛选简历，快速找到合适的候选人，减少招聘人员的工作量和招聘周期。考勤统计和薪资计算也能自动完成，大大减少了人工操作的时间和错误率，相当于减少了人力投入，从而节省了人力成本。比如说，一个中型企业原本需要3个人专门负责薪资计算和考勤统计，使用软件后，可能1个人就能轻松完成，这就节省了2个人的人力成本。
培训成本方面：HRM软件通常带有在线培训功能，企业可以将培训资料上传到系统中，员工可以随时随地进行学习。这样就避免了传统培训需要邀请外部讲师、安排场地等费用。而且员工可以根据自己的时间和进度进行学习，提高了学习效率，也降低了培训成本。
时间成本方面：在处理员工信息变更、请假申请等事务时，HRM软件可以实现流程自动化。员工在系统中提交申请，相关审批人员可以及时在系统中进行审批，整个过程快速高效。相比传统的纸质申请和人工传递，节省了大量的时间，让企业的运营更加高效。
二、HRM软件容易上手使用不？
朋友说他们公司准备上HRM软件，我就好奇这软件好不好上手呀。要是太难用了，员工用起来不得头疼死，还不如不用呢。
一般来说，现在的HRM软件还是比较容易上手的：
界面设计友好：大多数HRM软件的开发商都非常注重用户体验，会将软件的界面设计得简洁明了。各个功能模块都有清晰的标识和分类，用户可以很容易地找到自己需要使用的功能。比如在招聘模块，会有简历筛选、面试安排等功能按钮，一看就知道怎么操作。
操作流程简单：软件的操作流程通常都经过了优化，符合人们的日常操作习惯。以员工信息录入为例，只需要按照系统提示，依次输入员工的基本信息、职位信息等内容，就可以完成录入。而且在操作过程中，系统会有相应的提示和引导，帮助用户完成操作。
提供培训和支持：软件开发商一般会为企业提供培训服务，包括线上培训课程、线下培训讲座等。企业员工可以通过这些培训快速了解软件的使用方法。同时，开发商还会提供技术支持，当用户在使用过程中遇到问题时，可以随时联系客服人员，获得及时的帮助。
三、HRM软件安全性能咋样？
我听说企业的员工信息啥的都很重要，用HRM软件存这些信息，我就想知道它的安全性能到底咋样啊，可别把信息给泄露了。
HRM软件在安全性能方面通常有多重保障：
数据加密技术：软件会采用先进的数据加密算法，对企业的员工信息、薪资数据等重要内容进行加密处理。这样即使数据在传输过程中被截取，攻击者也无法获取到有价值的信息。比如采用SSL/TLS加密协议，保障数据在网络传输中的安全性。
访问控制机制：HRM软件会设置严格的访问权限，不同的用户角色有不同的操作权限。例如，普通员工只能查看自己的个人信息和考勤记录，而HR人员可以进行员工信息的录入、修改等操作。管理员则可以对系统的整体设置进行管理。通过这种访问控制机制，确保只有授权人员才能访问敏感数据。
定期备份和恢复：软件会定期对数据进行备份，防止因意外情况（如服务器故障、自然灾害等）导致数据丢失。而且在需要的时候，可以快速恢复数据，保证企业的正常运营。同时，备份数据通常会存储在多个不同的地理位置，进一步提高数据的安全性。
四、HRM软件能和其他办公软件集成不？
假如你在企业里工作，肯定希望各种软件能配合着用，这样工作起来才方便嘛。我就想知道HRM软件能不能和其他办公软件集成呀，要是能集成，那工作效率肯定能提高不少。
大多数HRM软件是可以和其他办公软件集成的：
与财务软件集成：HRM软件中的薪资数据可以与财务软件进行对接，实现薪资数据的自动同步。这样财务人员在进行账务处理时，就不需要再手动录入薪资信息，减少了错误率，提高了工作效率。例如，HRM软件计算出员工的薪资后，直接将数据传输到财务软件中，财务人员可以直接进行薪资发放的操作。
与OA办公系统集成：和OA办公系统集成后，员工的请假申请、审批流程可以在两个系统中实现互通。员工在OA系统中提交请假申请，审批流程可以自动流转到HRM软件中，HR人员可以及时了解员工的请假情况，并进行相应的考勤记录调整。
与邮件系统集成：HRM软件可以与邮件系统集成，当有新的招聘信息、培训通知等内容时，系统可以自动发送邮件通知相关人员。这样可以及时有效地传达信息，提高工作的沟通效率。
