在企业的采购与供应链管理中，SRM（Supplier Relationship Management）系统扮演着至关重要的角色。它就像是企业与供应商之间沟通的桥梁和管理的中枢，帮助企业更好地管理供应商关系，提升采购效率，降低成本，保障供应链的稳定。那么，SRM系统业务主要功能有哪些呢？下面我们就来详细了解一下。
一、供应商信息管理
供应商信息管理是SRM系统的基础功能之一。它就像是一个大型的供应商数据库，能够全面、准确地记录供应商的各类信息。
基本信息录入：企业可以将供应商的名称、地址、联系方式、法定代表人等基本信息录入系统。这些信息是了解供应商的第一步，就像我们认识一个新朋友，首先要知道他的名字和基本情况一样。例如，通过准确的地址信息，企业可以判断供应商的地理位置是否有利于物流配送，是否能够快速响应企业的需求。
资质信息审核：对于供应商的资质，如营业执照、生产许可证、质量认证等，系统可以进行严格的审核。只有具备相应资质的供应商才能进入企业的供应商体系。比如，一家食品企业在选择供应商时，必须确保供应商具有食品生产许可证，以保障所采购食品的质量安全。
信息更新维护：供应商的信息不是一成不变的，系统可以实时更新供应商的信息。当供应商的联系方式发生变更、经营范围扩大等情况时，企业能够及时掌握这些信息，保证与供应商的沟通顺畅。
信息分类与查询：系统可以对供应商信息进行分类管理，如按行业、规模、合作时间等进行分类。企业可以根据自己的需求快速查询到符合条件的供应商。例如，企业在进行紧急采购时，可以快速查询到距离较近、供货能力强的供应商。
二、采购需求管理
采购需求管理功能能够帮助企业准确地把握采购需求，避免盲目采购。
需求提报：企业内部的各个部门可以通过系统提报采购需求。例如，生产部门根据生产计划提报原材料的采购需求，行政部门根据办公需求提报办公用品的采购需求。这样可以确保各个部门的需求能够及时传达给采购部门。
需求审批：提报的采购需求需要经过相关部门和领导的审批。系统可以设置不同的审批流程，根据采购金额、采购类型等因素进行分级审批。比如，对于金额较小的采购需求，可以由部门经理直接审批；而对于金额较大的采购需求，则需要经过高层领导的审批。
需求分析：系统可以对采购需求进行分析，包括需求的数量、频率、时间等。通过分析，企业可以预测未来的采购需求，合理安排采购计划。例如，通过对历史采购数据的分析，企业发现某一种原材料的需求在每年的特定时间段会大幅增加，那么就可以提前做好采购准备。
需求变更管理：在采购过程中，可能会因为各种原因导致采购需求发生变更。系统可以对需求变更进行管理，记录变更的原因、时间、内容等信息。同时，及时通知相关部门和供应商，避免因需求变更而造成的不必要的损失。
三、采购寻源管理
采购寻源管理功能可以帮助企业找到合适的供应商，获取最优的采购资源。
供应商搜索：企业可以通过系统在庞大的供应商数据库中搜索符合要求的供应商。可以根据供应商的资质、价格、交货期等条件进行筛选。例如，企业需要采购一批高质量的电子产品，可以通过系统搜索具有相关质量认证、价格合理的供应商。
招标管理：对于一些大型的采购项目，企业可以通过系统进行招标。系统可以发布招标信息，接收供应商的投标文件，组织开标、评标等工作。例如，企业要建设一个新的厂房，通过招标的方式可以吸引多家建筑企业参与竞争，从而选择到性价比最高的供应商。
询价与比价：企业可以向多个供应商发送询价单，系统可以自动收集供应商的报价，并进行比价。通过比价，企业可以直观地看到不同供应商的价格差异，选择最具价格优势的供应商。比如，企业在采购一批钢材时，向三家供应商询价，通过系统的比价功能，发现其中一家供应商的价格比其他两家低10%，那么就可以优先考虑与这家供应商合作。
样品管理：在确定供应商之前，企业可能需要供应商提供样品进行检验。系统可以对样品的申请、接收、检验等过程进行管理。例如，企业在采购服装时，要求供应商提供样品，通过对样品的质量、款式等方面的检验，来判断是否选择该供应商。
四、采购合同管理
采购合同管理功能能够保障企业与供应商之间的合作权益，规范双方的行为。
合同起草：系统可以提供合同模板，企业可以根据采购项目的具体情况进行修改和完善。合同模板中包含了合同的基本条款，如采购产品的名称、数量、价格、交货期、质量标准等。这样可以提高合同起草的效率，避免遗漏重要条款。
合同审批：起草好的合同需要经过企业内部的审批。系统可以设置审批流程，相关部门和领导可以在系统中对合同进行审批。审批过程中可以提出修改意见，确保合同的合法性和合理性。例如，法务部门会对合同的法律条款进行审核，财务部门会对合同的价格、付款方式等进行审核。
合同签订：审批通过的合同可以通过系统进行电子签订，也可以打印出来进行纸质签订。电子签订合同具有方便、快捷、安全等优点，能够提高合同签订的效率。
合同执行与监控：系统可以对合同的执行情况进行监控，包括供应商的交货情况、企业的付款情况等。当出现合同违约情况时，系统可以及时发出预警。例如，供应商未能按照合同约定的时间交货，系统会自动提醒企业相关人员，企业可以及时与供应商沟通解决问题。
五、订单管理
订单管理功能是采购流程中的重要环节，它能够确保采购订单的准确执行。
订单创建：根据采购合同，企业可以在系统中创建采购订单。订单中包含了采购产品的详细信息，如规格、型号、数量、价格等。订单创建完成后，系统会自动发送给供应商。
订单确认：供应商收到订单后，需要在系统中进行确认。确认订单表示供应商同意按照订单的要求进行供货。如果供应商对订单有异议，可以在系统中提出修改意见，双方协商一致后再进行确认。
订单跟踪：企业可以通过系统实时跟踪订单的执行情况，包括订单的生产进度、发货情况、运输状态等。例如，企业可以通过物流单号在系统中查询到货物的运输位置和预计到达时间，以便做好收货准备。
订单变更与取消：在订单执行过程中，可能会因为各种原因需要对订单进行变更或取消。系统可以对订单的变更和取消进行管理，记录变更或取消的原因、时间等信息。同时，及时通知供应商，避免给供应商造成不必要的损失。
六、交货管理
交货管理功能能够确保供应商按时、按质、按量交货。
交货计划制定：根据采购订单和生产计划，企业可以制定交货计划。交货计划中明确了供应商的交货时间、交货地点、交货数量等信息。例如，企业要求供应商在每周的固定时间交货，以满足企业的生产需求。
交货通知：在交货日期临近时，系统可以自动向供应商发送交货通知，提醒供应商按时交货。同时，企业也可以在系统中查看供应商的交货准备情况。
收货验收：货物到达企业后，企业需要进行收货验收。系统可以记录收货的时间、数量、质量等信息。如果发现货物存在质量问题，系统可以及时反馈给供应商，并进行退货或换货处理。例如，企业在验收一批原材料时，发现部分产品的质量不符合标准，系统会自动生成退货单，通知供应商进行处理。
交货绩效评估：系统可以对供应商的交货绩效进行评估，包括交货的准时率、交货的质量合格率等。通过评估，企业可以对供应商进行排名，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。
七、质量管控
质量管控功能是保障企业所采购产品质量的关键。
质量标准制定：企业可以根据自身的需求和行业标准，在系统中制定采购产品的质量标准。质量标准包括产品的性能、规格、外观等方面的要求。例如，一家汽车制造企业对采购的零部件有严格的质量标准，如零部件的尺寸精度、材料性能等都有明确的规定。
检验计划安排：根据采购订单和质量标准，系统可以安排检验计划。检验计划包括检验的时间、地点、检验人员等信息。例如，对于每一批次的原材料，企业都会安排在到货后的24小时内进行检验。
检验结果记录：检验人员可以在系统中记录检验结果。如果检验合格，系统会自动更新货物的状态；如果检验不合格，系统会记录不合格的项目和原因。例如，在检验一批电子产品时，发现部分产品存在短路问题，系统会详细记录这一问题。
质量问题处理：对于检验中发现的质量问题，系统可以进行跟踪处理。企业可以要求供应商进行整改，整改完成后再次进行检验。如果问题严重，企业可以采取退货、换货、索赔等措施。例如，企业因供应商提供的产品质量问题导致生产停滞，企业可以向供应商索赔相应的损失。
八、供应商绩效管理
供应商绩效管理功能可以帮助企业评估供应商的综合表现，优化供应商体系。
绩效指标设定：企业可以根据自身的需求和采购目标，设定供应商的绩效指标。绩效指标包括交货准时率、质量合格率、价格合理性、服务水平等方面。例如，企业可以将交货准时率的权重设定为30%，质量合格率的权重设定为40%，价格合理性的权重设定为20%，服务水平的权重设定为10%。
绩效数据收集：系统可以自动收集供应商的绩效数据，如交货时间、质量检验结果、价格信息等。这些数据来源于企业的各个业务环节，如采购订单管理、交货管理、质量管控等。例如，系统会自动记录供应商每次交货的实际时间，与合同约定的时间进行对比，计算出交货准时率。
绩效评估与分析：根据设定的绩效指标和收集到的绩效数据，系统可以对供应商进行绩效评估和分析。系统会生成供应商的绩效报告，直观地展示供应商的表现。通过分析，企业可以发现供应商的优势和不足，为供应商的管理提供依据。例如，通过绩效分析，企业发现某一供应商的交货准时率较低，但价格比较合理，那么企业可以与该供应商沟通，共同寻找提高交货准时率的方法。
绩效奖惩措施：根据供应商的绩效评估结果，企业可以采取相应的奖惩措施。对于绩效优秀的供应商，企业可以给予更多的订单、更高的价格优惠、优先合作等奖励；对于绩效不佳的供应商，企业可以进行警告、减少订单、淘汰等处理。例如，一家企业每年会评选出“优秀供应商”，并给予一定的奖金和荣誉证书，同时对于连续两次绩效评估不合格的供应商，会将其从供应商体系中淘汰。
通过以上这些功能，SRM系统能够帮助企业全面、高效地管理供应商关系和采购业务，提升企业的竞争力和经济效益。企业在选择SRM系统时，应根据自身的需求和实际情况，选择功能完善、操作便捷的系统，以充分发挥SRM系统的作用。
常见用户关注的问题：
一、SRM系统能给企业采购带来啥好处呀？
嘿，我听说好多企业都在用SRM系统呢，我就想知道这系统到底能给企业采购带来啥好处呀？是不是能让采购变得更轻松呢？
正式解答：SRM系统也就是供应商关系管理系统，能给企业采购带来不少好处呢。首先，它能优化供应商选择。通过系统可以对供应商的资质、信誉、价格等多方面进行评估和筛选，找到更合适的供应商。比如说企业要采购一批原材料，系统可以快速对比不同供应商的报价和产品质量，帮企业选到性价比最高的。
其次，能提高采购效率。采购流程在系统里可以实现自动化，从采购申请、审批到订单下达，都能快速完成。以前可能要几天的流程，现在可能几个小时就搞定了。而且系统还能实时跟踪订单状态，企业能随时知道货物到哪了。
再者，降低采购成本。通过和供应商建立长期稳定的合作关系，以及系统对采购数据的分析，企业可以争取到更优惠的价格和付款条件。还能避免不必要的采购浪费，合理控制库存。
最后，增强供应链的稳定性。系统可以及时发现供应商的异常情况，提前采取措施，减少供应中断的风险，保障企业的生产运营。
二、SRM系统容易操作吗，员工好上手不？
朋友推荐企业用SRM系统，我就想知道这系统容易操作不，员工能不能很快上手呢？别到时候员工用着麻烦，还影响工作效率。
正式解答：现在的SRM系统一般都很注重用户体验，操作起来并不难。大多数系统都有简洁直观的界面设计，就像我们平时用的手机软件一样，功能按钮都很清晰。
对于员工来说，一般经过简单的培训就能上手。系统的操作流程都是按照实际的业务逻辑来设计的，比如采购申请、审批等步骤，和实际工作中的流程很相似。而且很多系统还有操作指南和在线帮助，员工在使用过程中遇到问题可以随时查看。
有些系统还支持移动端操作，员工用手机或者平板电脑就能完成一些简单的操作，比如审批采购申请、查看订单状态等，非常方便。另外，系统的开发商也会不断优化系统的操作体验，让它越来越简单易用。所以总体来说，员工是比较容易上手使用SRM系统的。
三、SRM系统和企业现有的erp系统能兼容不？
我听说有些企业既有ERP系统又想用SRM系统，我就想知道这俩系统能不能兼容呀？别到时候用起来矛盾重重的。
正式解答：大部分情况下，SRM系统和企业现有的ERP系统是可以兼容的。很多系统开发商都考虑到了企业的这种需求，会提供相应的接口和解决方案。
ERP系统主要侧重于企业内部的资源管理，而SRM系统侧重于供应商关系管理。它们之间可以进行数据的交互和共享。比如说，ERP系统里的采购需求数据可以同步到SRM系统，让SRM系统根据这个需求去选择合适的供应商和下达订单。然后SRM系统里的订单执行情况和供应商信息等数据，也可以反馈到ERP系统，让企业对整个供应链有更全面的了解。
不过要实现兼容，可能需要一些技术上的配置和对接。企业可以让IT部门或者系统供应商来完成这个工作。在选择SRM系统的时候，也可以提前和供应商沟通，确保系统能和现有的ERP系统很好地集成。
四、使用SRM系统要花多少钱呀？
假如企业想用SRM系统，我就想知道这得花多少钱呢？别太贵了，企业负担不起。
正式解答：使用SRM系统的费用没有一个固定的标准，它受到很多因素的影响。首先是系统的功能模块。如果企业只需要一些基本的功能，比如供应商信息管理、采购订单管理等，费用相对会低一些。但要是需要更高级的功能，像供应商绩效评估、供应链协同等，费用就会高一些。
其次是系统的部署方式。有本地部署和云端部署两种。本地部署需要企业自己购买服务器等硬件设备，还要进行系统的安装和维护，前期投入比较大。而云端部署则是企业按使用时间和功能模块来付费，前期投入小，比较适合中小企业。
另外，系统供应商的品牌和服务也会影响费用。知名品牌的供应商可能收费会高一些，但他们的系统稳定性和服务质量可能更有保障。一般来说，小型企业使用SRM系统一年可能花费几万到几十万不等，大型企业可能会达到上百万甚至更高。企业可以根据自己的需求和预算来选择合适的SRM系统。
