合同管理软件台账怎么做？掌握这些步骤轻松搞定企业合同管理

合同管理软件台账是企业在合同管理过程中，利用软件工具对合同相关信息进行系统记录、整理和管理的一种重要方式。它能够帮助企业清晰掌握合同的签订、履行、变更、终止等情况，有效防范合同风险，提高合同管理效率。下面将详细介绍合同管理软件台账的制作方法。

一、明确台账目的

在开始制作合同管理软件台账之前，首先要明确制作台账的目的。不同的目的会影响台账的内容和结构。

规范合同管理流程：通过台账记录合同从起草、审批、签订到履行的全过程，确保每个环节都有迹可循，规范企业的合同管理行为。例如，明确规定合同审批的时间节点和责任人，避免合同审批的拖延和混乱。

监控合同执行情况：实时掌握合同的执行进度，包括付款情况、交货情况、服务完成情况等。比如，通过台账可以及时发现供应商是否按时交货，以便采取相应的措施，如催促交货或追究违约责任。

防范合同风险：对合同中的风险条款进行重点关注和监控，提前预警可能出现的风险。例如，关注合同中的付款条款，避免出现逾期付款导致的违约风险。

提供决策依据：为企业的管理层提供准确的合同数据，以便做出合理的决策。比如，根据合同的签订金额和履行情况，评估业务部门的业绩，为资源分配和战略规划提供参考。

满足合规要求：确保企业的合同管理符合法律法规和内部规章制度的要求。例如，在税务、审计等方面，台账可以作为重要的证据，证明企业的合同管理合规。

二、确定台账内容

合同管理软件台账应包含全面、准确的合同信息，以便对合同进行有效的管理和监控。

合同基本信息：包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体（双方当事人）、合同类型（如销售合同、采购合同、租赁合同等）、合同金额、合同期限等。这些信息是识别和区分不同合同的基础。

合同条款信息：详细记录合同的主要条款，如付款方式、交货时间、质量标准、违约责任等。对于关键条款，可以进行重点标注，以便在合同履行过程中重点关注。

合同审批信息：记录合同审批的流程和结果，包括审批人、审批意见、审批时间等。这有助于追溯合同审批的过程，确保合同审批的合规性。

合同履行信息：实时更新合同的履行情况，如付款记录、交货记录、验收记录等。通过这些信息，可以直观地了解合同的执行进度。

合同变更信息：如果合同在履行过程中发生变更，应记录变更的内容、变更的原因、变更的时间以及变更的审批情况。合同变更可能会影响合同的履行和双方的权利义务，因此需要重点关注。

合同终止信息：记录合同终止的原因、终止的时间以及终止后的处理情况。合同终止后，还需要对相关的债权债务进行清理和结算。

三、选择合适的软件

选择一款合适的合同管理软件是制作好合同管理软件台账的关键。

功能完整性：软件应具备合同录入、查询、统计、提醒等基本功能，同时还应支持合同审批流程管理、合同风险预警、合同文档管理等高级功能。例如，能够根据合同的付款日期自动提醒相关人员进行付款操作。

易用性：软件的操作界面应简洁明了，易于上手。即使是没有专业技术背景的人员也能够轻松使用。例如，采用直观的图表和报表展示合同数据，方便用户查看和分析。

安全性：合同包含了企业的重要商业信息，因此软件应具备高度的安全性。采用数据加密、用户权限管理等措施，确保合同数据的安全。例如，对不同用户设置不同的访问权限，只有授权人员才能查看和修改合同信息。

可扩展性：随着企业业务的发展，合同管理的需求也会不断变化。软件应具备良好的可扩展性，能够方便地进行功能扩展和定制。例如，可以根据企业的特殊需求，开发新的报表和统计功能。

性价比：在选择软件时，要综合考虑软件的价格和功能，选择性价比高的产品。既要满足企业的合同管理需求，又要控制软件采购成本。例如，对比不同软件供应商的报价和服务，选择最适合企业的软件。

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四、录入合同信息

在选择好软件后，就可以开始录入合同信息了。录入信息时要确保准确、完整。

初次录入：将已签订的合同信息按照软件的要求进行整理和录入。在录入过程中，要仔细核对合同的各项条款，确保信息的准确性。例如，对于合同金额、付款方式等关键信息，要反复确认。

实时更新：在合同履行过程中，及时更新合同的履行信息。如付款后及时记录付款金额和付款时间，交货后记录交货情况等。实时更新能够保证台账信息的及时性和准确性。

批量导入：如果企业有大量的合同需要录入，可以采用批量导入的方式。将合同信息整理成符合软件要求的文件格式，一次性导入到软件中，提高录入效率。

附件上传：将合同的相关附件，如合同文本、补充协议、发票等上传到软件中，方便查阅和管理。附件的上传可以采用多种格式，如PDF、Word等。

审核确认：录入的合同信息需要经过审核确认，确保信息的准确性和合规性。审核人员可以对录入的信息进行检查和修改，然后进行确认。

五、设置分类和标签

为了方便对合同进行管理和查询，可以对合同进行分类和设置标签。

按合同类型分类：如销售合同、采购合同、服务合同等。不同类型的合同在管理和风险控制方面有不同的特点，分类管理可以提高管理效率。例如，对销售合同重点关注收款情况，对采购合同重点关注交货情况。

按业务部门分类：根据合同所属的业务部门进行分类，便于各部门对自己的合同进行管理和统计。例如，市场部门的合同主要与市场推广和销售相关，研发部门的合同主要与技术研发和合作相关。

按合同金额分类：将合同按照金额大小进行分类，如大额合同、中额合同、小额合同等。对于大额合同，可以进行重点监控和管理。例如，对大额合同的审批流程可以更加严格，对其履行情况进行更频繁的跟踪。

设置标签：根据合同的特殊属性或关注点设置标签，如重要合同、风险合同、紧急合同等。标签可以快速识别合同的特点，便于进行针对性的管理。例如，对于风险合同，可以设置专门的风险预警机制。

灵活组合：可以根据实际需要，对合同进行多种分类和标签的组合。例如，既按合同类型分类，又按业务部门分类，同时设置标签。这样可以从不同的角度对合同进行管理和查询。

六、建立查询和统计功能

强大的查询和统计功能能够帮助企业快速获取所需的合同信息，进行数据分析和决策。

简单查询：提供按合同编号、合同名称、签订日期等单一条件的查询功能。用户可以根据自己的需求，快速找到符合条件的合同。例如，输入合同编号，即可查询到该合同的详细信息。

高级查询：支持多条件组合查询，如按合同类型、业务部门、合同金额范围等条件进行组合查询。高级查询可以满足用户更复杂的查询需求。例如，查询某业务部门在某时间段内签订的金额在一定范围内的采购合同。

统计报表：生成各种统计报表，如合同金额统计、合同数量统计、合同履行情况统计等。统计报表可以直观地展示合同的整体情况，为企业的决策提供数据支持。例如，通过合同金额统计报表，可以了解企业在不同时间段的业务规模和发展趋势。

可视化展示：将统计数据以图表的形式进行可视化展示，如柱状图、折线图、饼图等。可视化展示能够更直观地呈现数据的变化趋势和比例关系，便于用户理解和分析。例如，用饼图展示不同类型合同的占比情况。

自定义查询和统计：允许用户根据自己的需求自定义查询条件和统计指标。用户可以根据企业的特殊业务需求，灵活定制查询和统计功能。例如，自定义统计某类合同的平均履行周期。

七、设置提醒功能

设置提醒功能可以帮助企业及时处理合同相关事务，避免因疏忽而导致的违约风险。

付款提醒：在合同约定的付款日期前，提前提醒相关人员进行付款操作。付款提醒可以设置不同的提醒方式，如邮件提醒、短信提醒等。例如，在付款日期前3天和1天分别进行提醒。

交货提醒：根据合同约定的交货时间，提醒供应商按时交货。也可以提醒企业内部的相关人员做好收货准备。例如，在交货日期前2天提醒供应商，在交货当天提醒收货人员。

合同到期提醒：在合同到期前，提醒企业是否需要续签合同或进行其他处理。合同到期提醒可以提前一定的时间进行，如提前1个月提醒。

审批提醒：在合同审批过程中，提醒审批人员及时进行审批。审批提醒可以设置不同的优先级，对于紧急的合同审批可以进行重点提醒。例如，对于涉及重大金额的合同审批，采用短信和邮件双重提醒。

风险预警提醒：当合同出现风险情况时，如对方违约、市场变化等，及时发出预警提醒。风险预警提醒可以根据预设的风险指标进行自动触发。例如，当对方的付款逾期超过一定时间时，自动发出风险预警。

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八、定期维护和更新台账

合同管理软件台账需要定期进行维护和更新，以保证台账信息的准确性和有效性。

数据清理：定期清理无效或过期的合同信息，如已经终止且处理完毕的合同。数据清理可以减少台账的数据量，提高查询和统计的效率。

信息核对：定期核对合同的各项信息，确保信息的准确性。如核对合同金额、付款情况、交货情况等是否与实际情况相符。信息核对可以及时发现和纠正信息错误，避免因信息不准确而导致的决策失误。

软件升级：及时更新合同管理软件，以获取更好的功能和性能。软件供应商会不断对软件进行优化和升级，修复软件中的漏洞和问题。软件升级可以提高软件的稳定性和安全性。

人员培训：对使用合同管理软件的人员进行定期培训，提高他们的操作技能和管理水平。随着软件功能的不断更新和企业业务的发展，人员的操作技能和管理水平也需要不断提高。人员培训可以确保软件的正确使用和合同管理的有效实施。

制度完善：根据合同管理的实际情况，不断完善合同管理制度。制度的完善可以规范合同管理的流程和行为，提高合同管理的效率和质量。例如，根据合同管理中出现的问题，及时调整合同审批流程和风险控制措施。

通过以上步骤，企业可以制作出一个完善的合同管理软件台账，实现对合同的有效管理和监控，提高企业的合同管理水平和经济效益。在实际操作过程中，企业可以根据自身的需求和实际情况，对上述方法进行适当的调整和优化。

常见用户关注的问题：

一、合同管理软件台账有什么作用？

嘿，我听说好多企业都在用合同管理软件台账呢，我就想知道它到底能起啥作用呀。其实呀，合同管理软件台账作用可大啦。

1. 方便查询：有了台账，不管啥时候想找某个合同，直接在软件里一搜，马上就能找到，再也不用在一堆文件里翻来翻去啦。

2. 统计分析：能清楚统计出不同类型合同的数量、金额等信息，这样企业就能分析业务情况，看看哪种业务更赚钱。

3. 风险预警：可以设置合同的关键时间节点，比如到期时间、付款时间等，到时候软件自动提醒，避免错过重要时间带来风险。

4. 规范管理：让合同管理更有条理，每个合同的相关信息都能清晰记录，避免混乱。

5. 提高效率：减少了人工查找和整理合同的时间，员工能把更多精力放在其他重要工作上。

6. 数据安全：软件有一定的安全措施，能保护合同数据不被丢失或泄露。

7. 便于审计：企业接受审计时，台账能提供完整准确的合同信息，让审计工作更顺利。

8. 促进协作：不同部门的人员可以通过软件共享合同信息，方便协作。

二、合同管理软件台账适合哪些企业？

朋友推荐说合同管理软件台账挺好的，我就想知道到底哪些企业适合用呢。其实很多企业都能用得上。

1. 大型企业：合同数量多、种类复杂，用软件台账能高效管理，提高工作效率。

2. 贸易企业：涉及大量的采购和销售合同，需要对合同进行跟踪和管理，软件台账很合适。

3. 建筑企业：有很多工程合同，包括与供应商、分包商等的合同，软件能帮助管理合同进度和款项。

4. 服务型企业：比如咨询公司、律师事务所等，合同是重要业务文件，软件台账能规范管理。

5. 制造业企业：有原材料采购合同、产品销售合同等，软件能辅助管理合同执行。

6. 电商企业：与商家、物流等有众多合同，用软件台账能清晰记录合同情况。

7. 金融企业：涉及大量贷款合同、投资合同等，对合同管理要求高，软件能满足需求。

8. 连锁企业：各门店有不同的合同，软件能统一管理，方便总部掌控。

三、合同管理软件台账的操作复杂吗？

我就想知道合同管理软件台账操作起来麻不麻烦呀。其实现在的软件操作都比较人性化啦。

1. 界面设计：一般软件的界面都很简洁，各种功能按钮一目了然，容易找到。

2. 数据录入：可以根据软件提示一步步录入合同信息，比如合同编号、名称、金额等，很简单。

3. 查询功能：查询合同信息很方便，输入关键词就能快速找到想要的合同。

4. 提醒设置：设置合同提醒也不难，按照软件的步骤设置时间和提醒方式就行。

5. 权限管理：可以根据企业需求设置不同人员的操作权限，操作也不复杂。

6. 报表生成：生成合同统计报表时，软件会自动处理数据，一键就能生成。

7. 数据导出：如果需要把合同数据导出到其他文件，软件也有相应的导出功能，操作简单。

8. 帮助文档：软件一般都配有详细的帮助文档，遇到问题可以随时查看。

四、合同管理软件台账能和其他软件集成吗？

我听说有些软件能集成使用，我就想知道合同管理软件台账能不能和其他软件集成呢。其实很多情况下是可以的。

1. 财务软件：和财务软件集成后，合同的付款信息能自动同步到财务系统，方便财务人员做账。

2. 办公软件：比如和 Word、Excel 集成，能直接在软件里编辑合同文档，提高工作效率。

3. CRM 软件：和客户关系管理软件集成，能关联合同和客户信息，更好地服务客户。

4. 项目管理软件：对于有项目合同的企业，和项目管理软件集成能更好地跟踪合同在项目中的执行情况。

5. 人力资源软件：可以关联员工和合同信息，比如员工负责的合同等。

6. 供应链管理软件：集成后能更好地管理采购合同和供应商信息。

7. 文档管理软件：方便存储和管理合同相关的文档。

8. 协同办公软件：让不同部门的人员在协同办公时能更好地共享合同信息。

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五、合同管理软件台账的维护成本高吗？

假如你想用合同管理软件台账，肯定会关心维护成本高不高。其实维护成本要看具体情况。

1. 软件购买费用：不同软件价格不同，有按年收费的，也有一次性购买的，要根据企业预算选择。

2. 升级费用：软件升级可能会有一定费用，但升级能带来更好的功能和安全性。

3. 数据存储费用：如果合同数据量大，可能需要额外的存储费用。

4. 技术支持费用：遇到问题需要软件供应商提供技术支持，可能会有费用。

5. 人员培训费用：让员工学会使用软件，可能需要进行培训，产生培训费用。

6. 硬件设备费用：如果需要专门的服务器等硬件设备，会增加成本。

7. 安全防护费用：为了保障合同数据安全，可能需要购买安全防护软件或服务。

8. 维护人员费用：企业自己安排人员维护软件，会有人员工资等费用。