酒店管理软件维护合同：保障酒店系统稳定运行，提供专业维护服务

总体介绍

酒店管理软件维护合同是酒店与软件维护服务提供商之间签订的一份重要协议，它明确了双方在软件维护过程中的权利和义务，旨在保障酒店管理软件的稳定运行，提高酒店的运营效率和服务质量。这份合同涵盖了软件维护的各个方面，包括维护内容、服务标准、费用支付、违约责任等。对于酒店来说，一份完善的维护合同可以确保软件始终处于良好的运行状态，及时解决软件使用过程中出现的问题；对于软件维护服务提供商而言，合同则规定了其应提供的服务内容和质量标准，是其开展维护工作的依据。接下来，我们将详细探讨酒店管理软件维护合同的各个关键要点。

一、合同双方信息

在酒店管理软件维护合同中，合同双方信息是基础且重要的部分。

酒店方信息： - 酒店名称：这是酒店的法定名称，要与营业执照上的名称完全一致，确保合同的法律效力。例如，“XX 大酒店”，准确的名称有助于在后续可能出现的法律纠纷中明确主体。 - 酒店地址：详细的地址信息包括所在城市、街道、门牌号等。这不仅方便软件维护人员上门服务，在涉及合同履行地等法律问题时也具有重要意义。比如，位于市中心繁华地段的酒店，地址信息对于服务人员准确到达至关重要。 - 联系方式：包括酒店的联系电话、电子邮箱等。电话要确保是酒店的官方联系电话，方便服务提供商及时与酒店沟通软件维护事宜；电子邮箱则可用于发送软件维护报告、技术文档等重要资料。 - 法定代表人：明确酒店的法定代表人姓名，法定代表人代表酒店在合同上签字或盖章，其行为具有法律效力。 - 授权代表：酒店可能会指定一名授权代表负责与软件维护服务提供商对接，授权代表的姓名、联系方式等信息也需要在合同中明确。

软件维护服务提供商信息： - 公司名称：同样要与营业执照一致，如“XX 软件技术有限公司”。 - 公司地址：服务提供商的办公地址，方便酒店在必要时进行实地考察或沟通。 - 联系方式：包括公司的联系电话、客服热线、电子邮箱等，确保酒店在软件出现问题时能够及时联系到服务提供商。 - 法定代表人：明确服务提供商的法定代表人，其对公司的经营和合同履行负责。 - 技术团队负责人：了解技术团队负责人的信息，如姓名、专业背景、联系方式等，在软件维护过程中，技术团队负责人起着关键的协调和技术指导作用。

二、维护内容

维护内容是合同的核心部分，它详细规定了软件维护服务提供商需要为酒店提供的具体服务。

软件故障排除： - 当软件出现系统崩溃、数据丢失等严重故障时，服务提供商要在规定的时间内响应并解决问题。例如，承诺在接到故障通知后的 2 小时内远程响应，4 小时内到达现场（如果需要）。 - 对于常见的软件报错，如登录异常、报表生成错误等，要及时分析原因并修复，确保软件能够正常使用。 - 定期对软件进行故障排查，提前发现潜在的问题并进行处理，降低软件出现故障的概率。

软件功能优化： - 根据酒店的业务发展和实际需求，对软件的功能进行优化和升级。比如，随着酒店推出新的促销活动，软件的预订系统需要增加相应的促销规则设置功能。 - 对软件的操作界面进行优化，使其更加简洁、易用，提高酒店员工的操作效率。例如，调整菜单布局，将常用功能放在更显眼的位置。 - 提升软件的性能，减少软件的响应时间和卡顿现象。例如，通过优化数据库查询语句，提高数据检索速度。

数据备份与恢复： - 定期对酒店管理软件中的重要数据进行备份，备份周期可以根据酒店的业务情况确定，如每天、每周或每月进行一次全量备份。 - 制定完善的数据恢复方案，当数据出现丢失或损坏时，能够快速、准确地恢复数据，确保酒店业务不受影响。例如，在数据恢复过程中，要保证数据的完整性和准确性，避免因数据恢复问题导致业务混乱。 - 对备份数据进行安全存储，采用异地存储等方式，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致备份数据丢失。

系统安全维护： - 安装和更新软件的安全补丁，防止黑客攻击和病毒感染。例如，及时更新操作系统和数据库的安全补丁，提高系统的安全性。 - 对软件的用户权限进行管理和维护，确保不同岗位的员工只有相应的操作权限，防止数据泄露和滥用。例如，前台员工只能进行客房预订和入住登记操作，不能修改财务数据。 - 进行网络安全监测，实时监控软件的网络访问情况，及时发现并处理异常网络行为。

技术支持与培训： - 为酒店员工提供技术支持服务，可以通过电话、邮件、远程协助等方式解答员工在软件使用过程中遇到的问题。例如，设立专门的客服热线，保证员工在工作时间内能够随时咨询问题。 - 定期为酒店员工进行软件使用培训，根据软件的更新情况和员工的操作水平，制定不同的培训方案。例如，对于新入职员工进行基础操作培训，对于老员工进行高级功能培训。 - 提供软件使用手册和操作指南等技术文档，方便员工随时查阅。

三、服务标准

服务标准是衡量软件维护服务提供商服务质量的重要依据。

响应时间： - 对于紧急故障，服务提供商要在规定的短时间内响应。一般来说，要求在接到故障通知后的 1 小时内电话响应，2 小时内远程响应。例如，如果酒店在入住高峰期软件突然出现故障，服务提供商必须迅速响应，以减少对酒店业务的影响。 - 对于非紧急故障，响应时间可以适当延长，但也不能过长。通常规定在 24 小时内响应，确保酒店的问题能够得到及时关注。

解决问题时间： - 对于简单的软件问题，要在 1 - 2 个工作日内解决。比如，软件界面的小错误或数据录入错误等问题，服务提供商应尽快修复。 - 对于复杂的问题，如软件系统的架构调整或数据库的重大故障，要制定详细的解决方案和时间计划，并在规定的时间内完成修复。一般来说，复杂问题的解决时间不超过 7 个工作日。

服务质量评估： - 定期对服务提供商的服务质量进行评估，可以通过问卷调查、电话回访等方式收集酒店员工的反馈意见。评估内容包括服务态度、解决问题的能力、响应时间等方面。 - 根据评估结果，对服务提供商进行打分，对于服务质量不达标的情况，要求其进行整改。例如，如果服务态度得分较低，服务提供商要加强员工的服务意识培训。

服务报告： - 服务提供商要定期向酒店提交服务报告，报告内容包括软件维护情况、故障处理记录、软件优化建议等。报告周期可以根据合同约定，如每月或每季度提交一次。 - 服务报告要详细、准确，便于酒店了解软件的运行状况和维护工作的进展。例如，报告中要说明本月软件出现的故障次数、故障原因和解决方法。

服务监督： - 酒店有权对服务提供商的服务过程进行监督，可以通过查看服务记录、现场检查等方式确保服务提供商按照合同约定提供服务。 - 如果发现服务提供商存在违约行为，酒店有权要求其承担违约责任。例如，如果服务提供商未按照规定的响应时间解决问题，酒店可以扣除相应的服务费用。

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四、费用支付

费用支付条款是合同中的关键部分，涉及到双方的经济利益。

费用构成： - 软件维护服务费：这是合同的主要费用，根据软件的功能模块、使用用户数量、维护难度等因素确定。例如，功能复杂、用户数量多的酒店管理软件，维护服务费相对较高。 - 软件升级费用：如果软件需要进行重大升级，可能会产生额外的升级费用。升级费用的计算方式可以根据升级的内容和工作量确定。 - 差旅费：如果服务提供商需要上门服务，可能会产生差旅费。差旅费的标准和支付方式要在合同中明确，一般按照实际发生的费用报销。

支付方式： - 常见的支付方式有银行转账、支票等。银行转账是最常用的方式，要明确服务提供商的银行账户信息，包括开户行名称、账号、户名等。 - 支付周期可以根据合同约定，如按月、按季度或按年支付。例如，酒店可以选择每月初支付上月的软件维护服务费。

费用调整： - 如果软件的功能模块增加或减少，或者维护服务的内容发生变化，费用可以相应调整。调整的方式和程序要在合同中明确，一般需要双方协商一致并签订补充协议。 - 由于市场物价上涨等因素导致服务成本增加，服务提供商可以提出费用调整申请，但要提供合理的依据。例如，人工成本上涨导致维护费用增加，服务提供商要提供相关的工资报表等证明材料。

发票开具： - 服务提供商要按照合同约定的时间和金额向酒店开具正规发票。发票的类型要符合税务规定，一般为增值税专用发票或普通发票。 - 发票的内容要准确无误，包括服务名称、金额、税率等信息。例如，发票上要明确注明“酒店管理软件维护服务费”。

逾期支付责任： - 如果酒店未按照合同约定的时间支付费用，要承担逾期支付的违约责任。违约责任可以包括支付逾期利息、违约金等。例如，逾期支付超过 15 天的，按照未支付金额的一定比例支付逾期利息。

五、保密条款

保密条款对于保护酒店和软件维护服务提供商的商业秘密和敏感信息至关重要。

保密信息范围： - 酒店的商业秘密包括客户信息、财务数据、经营策略等。客户信息如客人的姓名、联系方式、消费记录等，这些信息是酒店的重要资产，一旦泄露可能会对酒店的声誉和业务造成严重影响。 - 软件的技术秘密包括软件代码、算法、数据库结构等。这些技术秘密是软件维护服务提供商的核心竞争力，泄露后可能会被竞争对手利用。

保密义务： - 双方都有义务对对方的保密信息进行保密，不得向任何第三方披露。服务提供商在维护软件过程中接触到酒店的保密信息，要采取严格的保密措施，如设置访问权限、加密存储等。 - 未经对方书面同意，不得将保密信息用于合同约定以外的目的。例如，服务提供商不能将酒店的客户信息用于自己的市场推广活动。

保密期限： - 保密期限一般要在合同中明确规定，通常为合同终止后的一定期限，如 2 - 3 年。在保密期限内，双方仍要履行保密义务。 - 即使合同终止，对于一些重要的保密信息，双方可能需要长期保密。例如，酒店的核心经营策略可能需要永久保密。

违约责任： - 如果一方违反保密条款，要承担违约责任。违约责任可以包括赔偿对方的经济损失、承担法律责任等。例如，如果服务提供商泄露了酒店的客户信息，导致酒店遭受经济损失，服务提供商要赔偿酒店的直接经济损失和间接经济损失。 - 可以在合同中约定违约金的数额，当一方违约时，按照约定支付违约金。

保密措施： - 双方要采取必要的保密措施，如签订保密协议、对员工进行保密培训等。服务提供商要与接触酒店保密信息的员工签订保密协议，明确员工的保密义务。 - 对保密信息进行加密处理，存储在安全的服务器上，防止信息泄露。例如，对酒店的财务数据进行加密存储，只有授权人员才能访问。

六、违约责任

违约责任是保障合同顺利履行的重要手段。

酒店方违约责任： - 未按照合同约定支付费用，除了承担逾期支付的违约责任外，服务提供商有权暂停服务。例如，酒店逾期支付费用超过 30 天，服务提供商可以暂停软件的维护服务，直到酒店支付费用。 - 提供虚假信息或隐瞒重要情况，导致服务提供商无法正常提供服务的，酒店要承担相应的赔偿责任。例如，酒店隐瞒了软件使用环境的特殊要求，导致软件出现故障，酒店要承担维修费用。 - 未经服务提供商同意，擅自修改软件或使用未经授权的软件版本，酒店要承担由此造成的一切后果。例如，擅自修改软件代码导致软件系统崩溃，酒店要承担恢复系统的费用。

服务提供商违约责任： - 未按照合同约定的服务标准提供服务，如未按时响应故障、未及时解决问题等，要承担违约责任。酒店可以要求服务提供商采取补救措施，如延长服务期限、降低服务费用等。 - 泄露酒店的保密信息，要承担赔偿责任和法律责任。除了赔偿酒店的经济损失外，还可能面临行政处罚和刑事处罚。 - 未经酒店同意，将软件维护工作转包给第三方，酒店有权解除合同，并要求服务提供商承担违约责任。例如，服务提供商将部分维护工作转包给一家技术实力较弱的公司，导致软件维护质量下降，酒店可以解除合同并要求赔偿。

免责条款： - 如果因不可抗力因素导致一方无法履行合同义务，如自然灾害、战争等，该方不承担违约责任。但要及时通知对方，并提供相关的证明材料。例如，因地震导致服务提供商的服务器损坏，无法按时提供服务，服务提供商要及时通知酒店，并提供地震的相关报道等证明材料。 - 对于一些不可预见、不可避免的情况，双方可以在合同中约定免责条款。例如，因政府政策调整导致软件需要进行重大修改，双方可以协商解决，互不承担违约责任。

争议解决方式： - 当双方发生争议时，可以通过协商、仲裁或诉讼等方式解决。双方应尽量通过友好协商解决争议，协商不成的，可以选择仲裁或诉讼。 - 如果选择仲裁，要明确仲裁机构和仲裁规则；如果选择诉讼，要明确管辖法院。例如，双方可以约定在合同签订地的仲裁委员会进行仲裁。

违约责任的承担方式： - 违约责任的承担方式包括赔偿损失、支付违约金、继续履行合同等。具体的承担方式要根据违约的情况和合同的约定确定。例如，如果服务提供商未按时解决软件故障，导致酒店遭受经济损失，服务提供商要赔偿酒店的经济损失，并按照合同约定支付违约金。

七、合同变更与终止

合同变更与终止是酒店管理软件维护合同中需要关注的重要环节。

合同变更： - 当合同的某些条款需要变更时，双方要通过协商一致并签订书面的变更协议。例如，由于酒店业务扩展，需要增加软件的功能模块，双方要就增加的功能模块、费用调整等事项签订变更协议。 - 变更协议要明确变更的内容、变更的时间和生效条件等。例如，变更协议中要说明从何时开始执行新的软件功能模块和费用标准。

合同终止情形： - 合同期满：当合同约定的期限届满，合同自动终止。双方可以根据需要协商续签合同。例如，合同期限为 1 年，到期后双方可以协商是否继续合作。 - 双方协商一致：双方可以在合同履行过程中，根据实际情况协商一致解除合同。例如，酒店决定更换软件系统，双方可以协商提前终止合同。 - 一方严重违约：如果一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。例如，服务提供商多次未按照规定的响应时间解决问题，酒店有权解除合同。

合同终止后的处理： - 服务提供商要停止对软件的维护工作，并将相关的技术资料和数据移交给酒店。例如，将软件的源代码、数据库备份等资料移交给酒店。 - 酒店要按照合同约定支付已经发生的费用。例如，在合同终止时，酒店要支付服务提供商已经完成的维护工作的费用。 - 双方要继续

常见用户关注的问题：

一、酒店管理软件维护合同包含哪些服务内容？

我听说很多酒店老板在签维护合同的时候都不太清楚里面到底有些啥服务内容，就想知道这合同里到底都包了啥呀。下面就来详细说说。

软件故障排除：当酒店管理软件出现像系统崩溃、数据丢失、无法登录等故障时，维护方要及时响应，快速排查并解决问题，保证软件能正常运行。

系统升级：随着技术发展和业务需求变化，软件需要不断升级。维护方会定期对软件进行功能升级、安全补丁更新等，让软件保持最佳状态。

数据备份与恢复：要定期对酒店数据进行备份，防止因意外情况导致数据丢失。一旦出现数据丢失，能快速恢复数据，保障酒店业务不受太大影响。

操作培训：如果酒店有新员工入职或者软件升级后操作有变化，维护方要提供操作培训，让员工能熟练使用软件。

安全防护：采取各种措施保障软件系统的安全，比如防止黑客攻击、病毒入侵等，保护酒店数据安全。

性能优化：对软件的运行性能进行监测和优化，比如提高软件的响应速度、减少卡顿等，提升使用体验。

技术支持：酒店在使用软件过程中遇到任何技术问题，都可以随时联系维护方，获得专业的技术支持。

二、酒店管理软件维护合同的费用是怎么算的？

朋友说很多酒店在选择维护服务的时候，最关心的就是费用咋算。我就想知道这费用到底是根据啥来算的呢。

软件功能模块数量：软件包含的功能模块越多，维护的工作量就越大，费用可能也就越高。比如包含客房管理、餐饮管理、财务管理等多个模块的软件，费用肯定比只有单一客房管理模块的要高。

服务级别：不同的服务级别费用不同。像提供7×24小时紧急响应服务的费用肯定比只在工作日正常上班时间响应的要高。

数据量大小：酒店的数据量越大，备份、存储和维护的成本就越高，费用也会相应增加。

软件使用年限：使用年限较长的软件可能存在更多的潜在问题，维护难度相对较大，费用可能会高一些。

维护方式：远程维护费用相对较低，而需要现场维护的，由于涉及到人工差旅费等，费用会高一些。

市场行情：当地的市场行情也会影响费用。如果当地同类维护服务竞争激烈，费用可能会相对低一些。

合同期限：签订的合同期限越长，维护方可能会给予一定的优惠，费用相对会划算一些。

三、酒店管理软件维护合同的有效期一般是多久？

我想知道这酒店管理软件维护合同有效期一般都定多久呀，是一年、两年还是更久呢。下面来仔细说说。

行业常见期限：在酒店行业，维护合同有效期常见的是1 - 3年。一年的合同比较灵活，酒店可以根据这一年的维护服务情况决定是否续约。

软件稳定性：如果软件本身比较稳定，出现问题的概率小，合同有效期可能会定得长一些，比如3年。这样可以减少频繁签订合同的麻烦。

技术更新速度：如果所在地区技术更新速度快，软件需要经常升级以适应新的业务需求和技术环境，合同有效期可能会相对短一些，比如1 - 2年。

酒店发展规划：如果酒店有较大的发展规划，比如计划在未来几年内进行大规模扩张或者业务转型，可能会选择较短有效期的合同，以便根据新的需求调整维护服务。

维护方信誉：如果维护方信誉好、服务质量高，酒店可能会愿意签订较长有效期的合同，建立长期稳定的合作关系。

合同条款灵活性：有些合同虽然有效期长，但条款比较灵活，比如可以在一定条件下提前终止合同，这样也会让酒店更愿意签订较长有效期的合同。

市场竞争情况：如果市场上维护服务竞争激烈，维护方可能会提供一些优惠政策来吸引酒店签订较长有效期的合同。

四、酒店管理软件维护合同中维护方的响应时间是多久？

朋友推荐说在签订合同的时候一定要关注维护方的响应时间。我就想知道这响应时间到底是多久合适呢。

紧急故障响应：对于像系统瘫痪、无法正常办理入住退房等紧急故障，维护方一般要在1 - 2小时内做出响应，尽快远程或者安排人员到现场解决问题。

一般故障响应：像一些小的功能使用问题、界面显示异常等一般故障，响应时间可能在4 - 8小时。

非工作时间响应：如果故障发生在非工作时间，比如晚上或者节假日，维护方也应该在一定时间内响应，比如4 - 12小时。

不同服务级别响应：高级别的服务可能要求在更短的时间内响应，比如半小时内，而普通服务级别响应时间可能会长一些。

地理位置影响：如果酒店和维护方距离远，响应时间可能会受到一定影响，但维护方应该有相应的措施保证在规定时间内响应。

合同约定：具体的响应时间会在合同中明确约定，酒店可以根据自身需求和维护方协商确定合适的响应时间。

响应方式：维护方可以通过电话、邮件、远程协助等多种方式响应，要确保能及时联系到维护人员。

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五、酒店管理软件维护合同到期后该怎么办？

假如你遇到酒店管理软件维护合同到期的情况，肯定会想接下来该咋办。下面就来聊聊。

评估维护服务：合同到期前，酒店要对这一阶段的维护服务进行评估，看看维护方的服务质量、响应速度、解决问题的能力等是否符合要求。

决定是否续约：根据评估结果，如果维护服务满意，就可以和维护方协商续约事宜。如果不满意，就要考虑更换维护方。

与原维护方沟通：如果决定续约，要和原维护方沟通合同条款，比如费用、服务内容、有效期等是否需要调整。

寻找新维护方：如果不续约，就要开始寻找新的维护方。可以通过网络搜索、行业推荐等方式了解不同维护方的情况。

签订新合同：确定新的维护方后，要和新维护方签订详细的维护合同，明确双方的权利和义务。

数据交接：如果更换维护方，要做好数据交接工作，确保酒店数据安全完整地转移到新的维护系统中。

员工培训：如果新软件或者新维护方的操作方式有变化，要对酒店员工进行相关培训，让他们能尽快适应。