材料管理

　　对于装饰工程来说，施工的材料在整个施工过程中影响也是事关重要的，为提高计划材料的准确性，材料的质量和供应量，以及材料的使用情况都需要全过程的监管。但是只是靠人力全程监管总是会有管理不到的地方，因此现在很多装饰工程企业开始通过信息化的方式来辅助企业在信息化这块的管理。

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　　一、那么只是靠人工管控在物资材料管理上主要可能存在哪些问题呢?

　　1、材料使用没有计划性，在项目中的材料使用过于浪费，管理流程混乱，这种材料组织无计划或计划不准确，就容易出现停工待料或材料以劣充优,质量难以保证等影响工作效率和工程质量的问题

　　2、材料使用调配不合理，导致人力材料成本居高不下，多个项目之中相同的材料反复采购，导致工程部和采购部质检脱节，浪费材料的同时也监管不到位

　　3、当项目现场向公司申报材料时，通过手写材料明细，拍照后通过微信报给材料采购部门，上报回来的材料明细存在名称描写不规范、规格型号出错，甚至字迹潦草。这就导致和供应商下单也出错，后续整个环节都是出错的情况

　　4、和供应商签订的采购合同中的条款审查不落实，到后期出现和供应商相互扯皮情况

　　5、因为装饰工程的材料复杂且类型多，在采购的时候需要对材料进行货比三家，传统的方式是查找之前购买的价格Excel表，来对比历史价格，花费时间多且费力不方便

　　6、装饰行业的材料质量参差不齐，相关人员在验收入库的过程中登记签字审核的过程比较耗时且信息不共享，影响项目进度

　　7、每个项目上的材料是否使用超出预算，在管理中不能及时了解，有时候是在超出预算后才转头发现本次项目上材料已经超出预算，对材料的成本控制成空谈

　　8、项目上对入库的材料检查不到位，容易造成在施工完成后却突然发现工地某个角落还存放一堆原材料

　　9、项目上的材料在验收入库的过程没有透明的监管机制，仓管人员对于不合格的材料或者没有按照要求来进行存放检查，导致项目上用料时发现材料锈蚀或者质量不过关的情况

　　10、对于项目上材料的领用监管不透明，以至于材料少了或者是多了后期都落实不到对应的人员，这个过程就容易使得内部人员在材料上暗箱操作的情况

　　11、现在很多公司从材料的总计划到需求计划再到采购最后到供应商送货，这些过程都是纸质和电子表格，不能形成数据的汇总和动态反映，导致了公司财务部门与供应商的结算和支付工作量非常大，公司管理层不能够及时掌握材料的采购、消耗、库存、支付、结算的及时数据和信息。

　　12、目前公司领导想了解物资材料收发存的情况，一般都是用传统的管理方式，比如项目部每月度为了能够及时准确地向公司财务部提交物资材料消耗成本和项目材料库存成本报表，都是每逢月底开始找单价、加班加点赶做EXCEL表的现象。不仅加强了工作强度，而且效率低下

　　除了以上的这些痛点，装饰企业在物资材料管理上面经常发出以下的这些问题：材料哪些是成本预算里就有的，哪些是施工过程中增加的?为什么会增加这些材料?哪些是超价采购，哪些是超量采购?这些材料是否都送到了工地上?等等类似的问题。因此为了解决装饰企业物资管理痛点、项目现场收发存管理难点。泛普软件针对物资管理中一系列的问题给出了对应的解决方案。其中软件涵盖物资编码体系、供应商管理、预算控制、需求计划、采购管理、合同管理、支付管理、仓库管理软件、统计分析、领导驾驶舱等。

二、泛普软件在装饰材料中的管理方案具体的如下所示：

　　1、首先整理材料基础信息，为材料成本业务提供档案需求

　　材料信息管理：对材料进行分类管理，详细的记录材料的名称、规格、单位、颜色、价格信息、库存信息、附件信息等，方便对材料后期的进出库提供基础资料档案。

　　供应商管理：通过对供应商资质情况、供应能力、价格水平、质量水平、服务水平等各方面因素的综合评定筛选出合格供应商，并建立合格供应商名册，保证本企业的供应渠道稳定、畅通；加强对材料价格的管理，利用多方面渠道采集材料市场价格，建立每个供应商的供货记录台帐。

　　2、做好材料预算，合理预算材料成本

　　软件中的材料计划管理这块主要解决于材料预算部门根据每个项目制订材料预算，为管理项目预算成本提供基础数据。是项目材料成本控制的目标，也可将Excel格式的工程预算导入。

　　3、制定材料需用计划，杜绝超需采购

　　该功能主要是用于材料部制订项目材料采购的总计划，同时实现材料部对材料计划的调整功能。物资部根据技术部提供的材料需用计划和当前软件中分析的库存量来编制材料采购计划，并与材料总体计划的数量进行自动核对，对于超出总体量的材料，系统自动报警，提醒项目领导分析原因，进行改进。

　　同时可以在软件中有审批流程，各岗位对材料总体计划进行审批，公司采购部或项目部以此作为材料采购的依据。在系统中对各个项目上报的材料计划数量进行汇总，以便公司集中采购。

　　4、严格材料采购过程管理，保证采购工作阳光化

　　材料询价：用于登记材料部采购人员的询价记录。用于分析材料市场的价格信息，比较不同供应商的供货价格情况，从而择优选择供应商，降低采购成本。

　　采购申请：项目部材料管理人员根据依据生产部门编制的材料计划并结合当前的库存情况编制材料采购计划材料采购计划，标明用料单位、材料规格、数量；

　　材料采购部门核实计划采购量，与多家供应商比质比价，并确定每项材料的供应商和采购执行价格、供货时间。

　　采购执行：采购部门根据核准的采购计划向供应商下供货单，材料采购人员按采购执行价格严格执行采购。

　　采购合同：确定采购计划执行后系统可以自动生成标准格式采购合同。合同管理模块可以概括性了解合同的摘要、采购清单、付款情况、到货情况。

　　5、控制材料进出存，保证材料使用合理

　　材料入库：采购执行后根据材料到场情况进行入库台帐的登记，采购价格按审批后的采购计划处理，没有对应采购计划的材料不予入库。为加强对材料采购价格的控制，项目部只登记材料入库数量。系统中也支持对材料直进直出的方式

　　材料出库：项目部、用料单位根据领料单领取材料，建立材料好用的工程台帐。

　　材料退库：与出库单相对应，实现已领用材料的退库操作，通过选择用料单位的出库单进行退库操作。

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　　6、记录材料付款结算，统计材料成本

　　材料结算付款：材料入库时与供应商或合同挂钩，系统自动生成应付帐款，填入实际付款数后，欠款自动生成。

　　发票管理：每一张采购发票都可以和相应的入库和出库单关联，您可以很方便地看到发票额、发生额以及这张发票所对应的入库单和入库材料。可以按自定义的签批流程对发票进行签批。

　　统计分析：根据系统库存台帐提供采购执行情况查询、出入库明细统计、收发存汇总表、材料库存及盘点信息统计等功能，充分满足各类工作需要。同时可以将材料预算与实际采购、领用进行比较分析，看是否采购成本过高，从而控制下一步的计划。

　　材料调拨：实现项目间材料的调拨，一张单据就可以实现调出单位、调入单位的材料调拨及库存调整。

　　库存盘点：定期对库存进行系统盘点，可手工录入实际现场盘点数据并由系统自动计算盘盈盘亏，盘点库存作为下阶段的初识库存

　　7、建立材料台账

实现“合同清单->内控预算量->采购计划->到货验收->材料对账”等全过程管理。事前把控材料成本，过程中控制材料成本，形成预警机制，随时了解项目材料用量情况。

　　项目部不仅要对市场部下发的分项材料表进行核对，还要及时的将修正材料量返回到市场部预算员哪里，以确保预算员及时修正下发材料表，此计划表作为材料部采购人员的采购依据，并提前联系供货单位，并对供应商实施全程跟踪监督，确保材料及时保质保量供应。

　　从施工总预算量、项目现场需求申报量、采购计划量、合同签订量、订单下达量、送货量、到货验收量、入库量、出库量、库存量；供应商的支付金额、结算金额、应付金额等，实时动态生成材料的各项成本数据。可以按单项目查询和汇总、公司所有项目查询和汇总，时间段查询和汇总，公司财务及管理层可以通过系统及时掌握到材料的各项数据，为项目的物资管理，企业的成本管控起到决定性作用。