系统分析采用的分析方法是结构化的分析与设计方法(SSAD,StructuredSystem Analysis and Desigh。它帮助开发人员定义系统需要做什么(处理需求)，系统需要存储和使用哪些数据(数据需求)，系统需要什么样的输入和输出以及如何把这些功能结合在一起来完成任务。该系统并不是供小区内任何用户使用的，只有该小区的管理员才可以使用此系统。
可以将使用此系统的小区管理员分为2类：一类是系统的使用者，另一类是系统的维护者。对于两类角色，给他们赋予不同的权限。系统的使用者只能使用此系统，对于此系统的管理工作没有权限，系统的维护者不仅可以使用次系统，还可以对系统进行维护。
一、 物业管理系统具体功能需求分析如下：
1.安全管理
提供拥护登录、注销等功能。
2.业主基本信息管理
业主信息登记管理，业主迁出信息管理，楼栋相关信息管理，公共财产信息管理。
3.物业管理
服务投诉管理，业主维修管理，公共维修管理，车位使用管理，突发事件管理。
4.费用管理
水电气费登记，水电气费查询，水电气费交纳，物管费用登记，物管费用查询，物管费用交纳，其他费用交纳。
5.报表管理
业主统计报表，投诉统计报表，业主维修报表，公共维修报表，收入统计报表。
二、 办公自动化系统
泛普办公自动化系统基于同类软件中最为强大的工作流系统，能够以图形化的方式定义和监控业务流程，支持直流、分流、条件流、并发流、自动转发等多种流程模式，提供了强大的会审功能和扩展流程服务等高级功能，并且与泛普物业管理系统无缝集成。泛普办公自动化系统的基本功能模块包括：
1、公司通告
查看最新的公司通告，也可以根据权限发布通告。
2、流程管理
包括发起新的业务流程、处理待办事宜，查看已办事宜等功能。流程管理是整个办公自动化系统的重要组成部分，用户可以通过“我的工作台”发起新的业务流程，也可以监控流程处理状态并通过邮件、短信等方式对业务流程进行催办。“我的工作台”同时是处理其他用户发起的待办事宜的便捷工具。
3、邮件管理
提供了强大的电子邮件系统，实现了外部邮件和内部邮件的统一。除发送内部邮件外，用户可以设置任意个外部邮件服务器，用于外部邮件收发。电子邮件系统支持所有允许设置支持POP3收邮件协议和SMTP发邮件协议的邮件服务器，并提供了完善的个人通讯录和公共通讯录。
4、收发文管理
收文系统实现公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等功能。发文系统实现完成发文所涉及的一系列操作，包括处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等功能。
系统对收发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签意见。
5、资源管理
包括车辆管理、会议室管理、图书管理等功能，通过完善的流程管理来促进公司资源的合理利用，为公司创造效益。
6、工作流定义
通过图形化的方式直观地描绘出公司的业务流程，用户只需了解本单位的业务流程就可以轻松出定制出复杂的业务流程，达到“所见即所得”的目的。完成工作流的定义和发布后，其他用户即可以通过流程化的方式来处理相关业务。
三、 数字化社区系统
泛普数字化社区系统与泛普物业管理系统无缝集成，是面向客户的物业管理公司信息门户产品，以客户服务为核心功能，集成社区服务、网上资讯等功能。泛普数字化社区系统的基本功能模块包括：
1、费用查询
客户通过互联网实时查询任意期间的常规费用、抄表费用、车位费用、临时费用以及交款和欠款情况。客户查询的所有数据均来自泛普物业管理系统，查询的数据是经过审核的数据。
2、客户服务
客户通过互联网进行服务申请、服务预约、服务质量评价、以及服务处理流程的全程跟踪和历史服务记录的查询。
3、客户投诉
客户通过互联网进行投诉并对投诉处理结果进行评价，也可以对投诉处理流程进行全程跟踪，或查询历史投诉记录。
4、社区活动
管理处可以通过此功能在网上组织各种社区活动。
5、物业通告
管理处可以通过此功能在网上及时发布各种物业管理信息。
6、客户论坛
管理处、客户可以通过论坛实现良性互动。业主们可以在此交流看法和发表评论等，有茶余饭后、业主博客、社区信息、体育锻炼、情感天地、商务合作、二手市场等七个实用板块，分门别类地为业主间的沟通提供便利
