多可文档管理系统解决方案
多可文档管理系统解决方案
(一)文档加密存储，安全共享
一直以来，大多数企业都依赖于购置一台电脑来作为办公室网络的服务器，提供了非常典型的“文件夹共享”服务方式，用户已经习惯了“文件夹共享”访问方式。在给企业带来方便的同时也埋下了很多安全隐患。超过50%以上中小企业用户都是采用这一模式，暴露出的问题也基本一致。用于文件存储的企业服务器存储空间告急，文件常常被误删除、企业服务器上的文件被随意复制，机密文档安全性受到威胁。传统落后的共享服务器方式早已无法胜任企业的文档管理需求，那么使用专业的企业文档管理软件便成为最佳选择。
多可文档管理系统具备出色的文档加密存储功能，针对广泛使用的Word和Excel文档，实现高强度自动加密，文档只能在企业网络环境内使用。无法被非法拷贝或打印，一旦离开企业网络环境将无法被打开。文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户，没有权限的用户无法打开共享文件。
(二)文档防泄密，防拷贝，防打印
对于企业来说，文档信息因用户原因导致资料丢失，或因黑客蓄意窃取而导致资料外泄，轻则将蒙受财产损失，重则将遭受包括声誉、前途、甚至生命等方面的威胁，文档关乎着企业的生存发展。围绕终端进行网络封堵、外设限制、传输加密、移动存储管理，例如封堵USB端口防止拷贝打印等，在现实操作上存在很多的问题。基于终端的防泄密从技术上来说是不可靠的，而且规模越大，可靠性越差，而管理难度也越大。因为基于终端的解决方案是一种封堵传播途径的技术，在理想的情况下，如果能够封堵所有的文档传播途径，则文档不会被传播出去。但现实是，一方面任何的封堵措施都有漏洞，也不可能找到所有的出口(特别是程序出口)，另一方，采用物理方式能轻易破解，比如拆走硬盘，操作系统双启动等。所以这种轻量级的解决方案是不成熟、不可靠的解决方案，它必将被重量级的基于文档本身的解决方案代替。
多可文档管理软件基于文档安全本身考虑，不同的用户可以有不同的权限：用户是否具有编辑修改的权限，用户是否具有打印拷贝的权限，用户是否具有只读查看的权限，用户是否具有另存文档的权限。在真正意义上实现文档防泄密，防拷贝，防打印。
(三)版本追踪，协同编辑
企业每个部门每个员工机每天会产生无数文档，有的正在编辑，有的已经完成初稿，有的已经被送进回收站，在讲究办事效率和互相合作的办公大环境下，如何在短时间内向上司提交一份完善的文档在竞争激烈的商业中显得举足轻重。一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率，设置会给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。
多可文档管理软件能够完美实现文档快速追踪，文档正在被哪些用户编辑，文档各个时期的历史版本，文档被哪些用户查看过。多可文档管理系统采用服务器/客户机工作模式，管理员在服务器设置用户。用户在客户端提交、发布、编辑、查看共享文档，所有文档加密保存在管理端计算机上，实现文档的统一集中管理。
(四)海量文档快速定位
如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，那么文档丢失的风险是相当大的。因为文档的分散，对于企业员工获取文档、信息，也带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。
多可文档管理系统将所有的文档根据文档类型，各级部门，群组人员进行清晰归档统一保存在服务器电脑上，内置强大导航索引栏，一目了然，支持海量文档快速定位。
