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建筑设计行业oa系统如何做好项目管理和合同文档管理

更新:2019-05-17 17:15    来源:泛普软件 · zhangyan

   泛普软件协同办公系统(OA系统)的功能主要包括任务管理公文管理档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块,符合企事业单位的办公习惯和特点,用户将日常办公工作转到OA系统上完成,并且泛普协同办公系统中实现了痕迹保留、手机短信、数据接口等OA领域技术。

  项目是组织在一段事先确认的时间内,运用事先确定的资源,以产出一个预先设定的产品、服务或结果的一个过程。项目管理是指运用相关知识、资源与工具,为达成一个特定目标的要求,所开展的各种计划、组织、沟通、控制、反馈等方面的活动,以解决项目的问题或达成设定目标的管理体系。所谓项目管理包含领导组织、用人及考核、计划安排和控制、风险控制等五项主要工作。

  项目管理的概念是比较宽泛的:开办经营一家公司是项目管理,修建一个大楼是项目管理,组织一场市场活动是项目管理,开发一个软件功能是项目管理,开办一个会议也是项目管理,跟踪一个客户和实施一个客户的系统是项目管理,几个朋友一起出游也是一个项目管理…

  项目管理的理念被应用于企业经营活动中的方方面面:因为任何事项都应该有目标、有计划、有资源、有行动、有考核(也都遵循PDCA原则)。这些要素与经营一家公司、办理一个简单事物都是一样的道理,所以,如协同OA系统等项目管理软件可以是很复杂的管理工程,也可以是简单的事项活动管理,它涉及到管理的方方面面。传统的项目管理主要偏重于大型项目的计划安排执行、资源的调配、风险的控制和收入费用的控制;

  OA系统中的项目管理更加偏重于简单的事项活动管理:指多个人在一起协助完成一个活动,针对整个活动过程的任务进行安排、沟通以及活动过程中交付物的归集、分享,因此也很难做到类似大楼建设项目管理要求。

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  建筑行业的领导层及员工可借助泛普MO进行日常工作的处理,提升内部流程的审批效率。泛普MO是移动办公和云即时通讯于一身的泛普MO。PC端MO可智能办理oa系统流程,管理IM聊天记录;专业化办公APP支持IOS、安卓双移动端,通过公司组织架构、同事之间、部门之间可进行文字、语音、电话、表情、图片等即时聊天功能操作。提供流程审批、公告通知、移动考勤、会议管理等20多个功能模块。同时客户管理的轨迹签到、轨迹查看等功能,让外勤管理更高效快捷。“IM+办公”同一APP可以快速切换,省时省力,高效移动审批办公。另外告诉大家一个好消息,2018 年泛普独立部署即时通讯服务器,可能会发布,到时客户就可以拥有自己的即时通讯数据库了。

  一直以来,建筑行业都是中国国民经济建设的重要产业之一,在经济发展的产值中占据重要位置。在这个信息化时代下,建筑行业的竞争也更为激烈,不少建筑企业纷纷面临被淘汰的局面。与其被被迫退出竞争的舞台,不如放手一搏,花费几万元,引进建筑OA系统,突破困境,领先发展。

  建筑行业选择了泛普OA系统不仅仅只是拥有流程管理、项目管理、合同管理、移动办公的功能,还可以同时享受考勤管理、公文管理、人事管理、会议管理、资产管理、工作报表、知识管理、网络硬盘、通知公告、预算管理、薪酬管理、任务管理、智能门户、监控管理等三十多个功能模块的操作,并实现与erp系统、HR系统、库存软件、企业微信、钉钉等第三方软件进行数据对接。

  合同管理分类全,收支明细随时查

  多项目同时进行很难保证合同执行进度,有时项目执行到一半首款还没到、想查看具体项目的合同,又无从获取…

  泛普OA结合合同会签流程、表单建模等功能规范合同审批流程,形成详细的合同台账,信息查询方便,审核标准化。

  合同会签审批

  提交合同基本信息,经相关人员会签审批后归档形成合同记录。

  合同台账

  合同流程归档,信息自动录入系统形成合同卡片,金额、编号、项目经理、客户信息一目了然。

  小结:泛普OA通过信息准确、分类清晰的合同管理功能,帮助管理层随时获悉项目具体收支情况,为决策提供有利依据的同时,让合同信息透明化、规范化。

  技术文档有序归档,质检、查阅有保障

  项目过程中的技术文档作为设计研究院内部有效的项目审查依据,国检要求极高。实现按标准归类、按需求查阅,对于项目推进至关重要。

  OA系统通过规范、清晰的流程,按照国家标准规范,实现项目过程中的所有技术文档的全过程管理,依照项目需求、进度及时变更文档信息,防止项目需求、技术文档两张纸的现象。

  确保一个项目,一个文档库,项目相关人员只需按照项目维度就能查阅项目过程中提交的审批流程及所有文档记录信息,信息准确、追踪方便、责任清晰。

  小结:泛普OA将项目过程中的策划书、图纸、审批单等技术性文档形成组织特色知识文库,实现信息收集、变更、分享、再应用过程,充分发挥组织知识体系价值。

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