让信息化悄悄地、潜移默化地进入用户心中

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摘要：十年间，包钢稀土集团信息化负责人张琳一步步看着包钢稀土信息化从无到有，从当初两台最简单的PC，没有软件系统的应用，到现如今很多业务流程都在系统上运行。张琳遵循“需求驱动”模式，以现有需求带动信息化建设，而不是盲目投入。能源行业OA软件推广期间，从几条发文流程用起，先让大家用起来，慢慢熟悉能源业OA管理软件能源行业OA软件系统。

毕业于计算机专业的张琳自打一出大学大门就来到了内蒙古包钢稀土（集团）高科技股份有限公司（以下简称“包钢稀土”）工作，一直从事信息化事业，转眼已有十个年头。十年间，张琳一步步看着包钢稀土信息化从无到有，从当初两台最简单的PC，没有软件系统的应用，到现如今很多业务流程都在系统上运行。

作为中国稀土行业的龙头企业，包钢稀土大力实施“新稀土”发展战略，推进资源整合，努力打造“国内最强，世界一流”的现代化优秀稀土企业。而在张琳看来，信息化在提升包钢稀土运营效率的同时，也要遵循一定的信息化原则，循序渐进地贯彻，让它潜移默化地进入大家心中。

遵循“需求驱动”模式

对信息化的态度永远是：既要用的上，也要用的好。——包钢稀土信息化负责人张琳

作为包钢稀土集团信息化战略的第一步，2013年1月，能源行业OA软件系统在包钢稀土试运行。据统计，现在电脑端能源行业OA软件用户数已达500余人，手机端能源行业OA软件用户数也已达100余人，后续集团再把能源行业OA软件系统辐射所有分子公司实现远程化管理后，这个数字还将大幅攀登。

包钢稀土信息化负责人张琳遵循“需求驱动”模式，以现有需求带动信息化建设，而不是盲目投入。能源行业OA软件推广期间，从几条发文流程用起，先让大家用起来，慢慢熟悉能源业OA管理软件能源行业OA软件系统。之后，再把纸质的工具和模式逐步转化到能源行业OA软件上来，让大家慢慢去接受这个平台，直到员工确实觉得能源行业OA软件能给自己带来方便以后，包钢稀土才开始全面实施电子化流程。

“刚开始流程太多反而会让大家有抵触情绪，不愿意上手去试，从而使传统方式改变成无纸化产生不习惯。此外，如果一下子展开对人力、物力都是一个考验，将来推广也是一个比较大的问题。信息化并不是盲目地，而是有规划地，不能为了做信息化而做信息化，而是为了解决业务上的一些难题。对信息化的态度永远是：既要用的上，也要用的好。”

张琳强调，能源行业OA软件还有很多功能有待挖掘，下一步需要探讨怎么样真正把能源行业OA软件更多的功能发挥出来。同时，能源行业OA软件是提高办公效率必不可少的工具，是企业发展的必然选择。

改变工作方式

让信息化悄悄地、潜移默化地进入用户心中。——包钢稀土信息化负责人张琳

据包钢稀土信息化负责人张琳所说，目前能源行业OA软件系统一共有7-8类流程，主要遍及人事、行政、会议等。未来还将在平台上建设销售、仓储类流程。销售类电子流程改变线下纸质发票、纸质合同管理方式；仓储类电子流程则在系统中建立产品的库存，以往填个库存单，入库，定期每个月清点的模式将不复存在，转变成在能源行业OA软件系统上查库存，自动查询哪类产品有库存压力。

记者留意到，知识分享也逐步在包钢稀土深入人心。例如，组织人事部“党的群众路线”专题门户，每期都会有简报发上能源行业OA软件，稀土专刊都从传统纸质刊物转化成电子专刊，也为包钢稀土减少了相当一部分纸质成本，大家都开始适应并认可这种新的变化。

随着包钢稀土的不断发展，传统办公模式被颠覆，信息化优势显得十分重要并不断凸显。张琳举例道，原先我们发送传输某个发文，至少需要半天时间，如果文件有几百份的话，既要排版，又要打印，还要运送；而现在这种情况完全改变了，只要完成电子排版后，鼠标轻轻一点，送达几百个人也只需1-2分钟就发下去了，而且大家传阅速度都比较快。

“信息化正在改变着我们的工作方式和工作模式，我们也要主动适应、接受这种变化。每个信息化系统，总是人在操作，需要人去适应。让信息化悄悄地、潜移默化地进入用户心中。现在大家都比较适应了，还是觉得能源行业OA软件好，提升了工作效率。”张琳说。