办公自动化理性浅析

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    办公自动化(OA)是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想，已成为各级组织不可缺少的一条命脉。然而，多年来OA尚无一个确切的定义，人们对OA的看法和理解各有不同。从多年的办公自动化实践中我们发现，尽管人们对办公自动化始终有着巨大的需求，由于人们对于OA的基本内涵和外延尚缺乏准确把握，致使很多组织浅尝辄止或徘徊观望。办公自动化是一个内涵非常丰富的大概念，包括办公自动化理论、网络环境、办公设备、软件技术、文档类型、业务协同等内容。面对诸多办公自动化相关要素，我们需要运用系统工程的思想和方法，从多角度、多层次思考和把握办公自动化内涵和外延，以一份成熟的理性，更有效率地推进办公自动化工作。

    本文围绕OA相关要素，结合有关案例，从目标定位、管理思想、功能平台、设备选择、软件技术、实施策略等六个维度对办公自动化进行了审视、探索和诠释，提出了一种办公自动化的推进理性，旨在促进OA事业健康发展。

一、目标定位——OA是现代组织的一条命脉

    对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻职工的工作量，而是要将职工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注重要的事情，从而提高组织的效率，增强组织的综合竞争能力。从这个意义上讲，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定组织生存发展的一条命脉。

    现在有一种较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。无论人们从什么角度去定义办公自动化，在表示形式和内容上有多少不一致，但有几点是共同的，表现在：

    (1)强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。

    (2)强调办公人员和办公设备构成人机信息系统。

    (3)办公自动化的目的是要提高办公效率，改进办公质量。

    现代OA有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群，应该是一个应用平台。该应用平台的目标定位如下：

    1、一个高效的协同管理工作平台

    能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。

    2、一个有效的知识资产管理平台

    过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理。因此，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高职工工的素质和技能、执行力。

    3、一个个性化的系统访问门户

    传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。

    4、一个良好的组织文化管理平台

    开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大。导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。

    5、一个集中的信息整合呈现平台

    办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运行状况，同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

    6、一个灵活的业务流程整合平台

    当组织业务不断增加时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应用户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。

    截止今日，办公自动化经历了以数据为中心的第一代，以工作流为中心的第二代，现在正过渡到以知识为中心的第三代。现阶段的OA系统以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式，实现内外资源的高效整合和交换，从而提升其管理水平。

    总的来说，OA应该支持一个组织结构中的所有人的工作，而且应该管理一个组织中的所有信息资源，是一个集成的办公环境。

二、管理思想——将管理智慧物化为OA精髓

    相对于计算机技术的发展速度来说，OA系统的应用显得步履蹒跚。到目前为止，真正能够适应实际工作需要的0A系统还不多见，各单位仍处于边干边探索的阶段，OA在理论上没有形成健全的体系。

    OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础，提供了可能。要真正实现OA，还需物化人类思维中科学管理的内容。不体现人类管理智慧，就不会有真正的OA，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。因此，科学的管理思想是实现OA的核心。

    办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用信息技术，完成各种办公业务。

    行为科学理论，其核心思想是要求管理者把员工作为一个人对待，把人视为是需要予以保护和开发的宝贵资源，而不仅仅是生产的一个要素。现行的行为科学管理理论主要包括以下四个问题：

    1、人性假设是行为科学管理理论的出发点。

    2、激励理论是行为科学的核心内容。

    3、群体行为理论是行为科学管理理论的重要支柱。掌握群体心理是研究群体行为的重要组成部分。

    4、领导行为理论是行为科学管理理论的重要组成部分。

    行为科学既是管理理论的发展又是管理实践的总结，它的产生与发展对管理理论及管理实践都有巨大的贡献，概括地说这些贡献主要表现在这样几个方面，社会人假定；需求因素与激励；作业组合；领导理论等。

    系统科学理论包括信息论、控制论、系统论，三论是一个相互关联的整体，从它归纳总结出的三大原理一反馈原理、有序原理和整体原理都是现代OA的重要理论基础。

    系统科学的发展和成熟，对人类的思维观念和思想方法产生了根本性的影响，使之发生了根本性的变革。系统科学的理论和方法已经广泛地渗透到自然科学和社会科学的各个领域。

    理论解决本质问题。以青岛为例，早在2002年，青岛市政府在推行机关行政管理体制改革时，结合行为科学和系统科学理论，提出了实现网络环境下的“一体化政府”，为社会提供“一站式服务”的电子政务发展理论。这一目标，体现了电子政务的两大主题：一是采用电子化的手段整合部门职能、再造政务流程，强化部门协作，推进联合办公。提高政府能力和效率。(从政府自身运行的角度研究电子政务)。二是在整合部门职能的基础上，整合部门的各种服务，统一在互联网上发布，使公众能够通过一个窗口方便地获得这些服务(从政府公共服务的角度研究电子政务)。基于以上理论，青岛市政府在推行的网络办公系时，其网络协同办公软件能够做到有声有色，体现了服务型政府的应有作为。

    总之，我们只有站在办公自动化理论的高度，物化科学的管理思想，从整体上设计和把握办公自动化的框架体系，才能推出真正适应实际工作需要的OA系统，才能在管理思想的一脉相承中，延续OA生命力。