泛普软件谈协同软件六大实践（2）：带球不如传球

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    欧冠半决赛首回合，巴塞罗那出人意料的以1-3败给国际米兰，虽然没有看到比赛的直播，但相信这一次梅西没有发挥好，或许，是国际米兰发挥得更好吧。

    在之前巴塞罗那4-1横扫阿森纳的比赛中，梅西“梅开四度”，于是有媒体称：梅西一个人打败阿森纳，这对梅西的队友们来说是很不公平的。没有另外10位队友们的支持，你让梅西一个人进4个球试试？

    所以，说到底我们依靠的还是整个团队的传切球配合，而不是一个人的带球狂奔，因为你跑得再快，也没有球跑得快，一个人再厉害，也斗不过对方11个人。足球是最能够体现团队协作的比赛项目之一，这和企业间的竞争极为相似。

    提升团队协作效能——正是协同软件在企业应用实践中的另一项重要工作。

    这里面有三个关键词：

    1、团队，不是个人。因为企业是一个团队，所以协同软件更关注的是对团队整体协作方式和方法的优化。

    2、协作，不是工作。协作是团队行为，工作是个人行为，协同软件将个人工作有效地纳入到团队协作中。

    3、效能，不是效率。效率只关注工作速度，效能则关注工作速度、质量和结果，泛普软件认为，协同软件不只是让企业在同样的时间内做更多的事，而是做更多、更有价值的事，这一点非常重要。

    关于效能和效率的关系，管理大师彼得.德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出：“效率是‘以正确的方式做事’，而效能则是“做正确的事”。效率和效能不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能，但在效率与效能无法兼得时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。”

    很多企业在强调提升工作效率，而忽略了工作效能，结果搞得人人疲惫，却没做出成绩，于是人人都开始抱怨。

    经理抱怨：下面的人每天看起来都很忙，还总说人手不够，可是为什么我分配下去的任务总不能及时完成呢，总得让我亲自去催、去抓，不然就要出错呢？

    员工抱怨：我每天都累得要死，可是总有一堆烂事处理不完，其实我的效率很高了，可是别人效率低啊，不能好好配合我。还有很多事都卡在经理那边，可经理回过头还骂我……

    我曾经遇到这样一个案例：

    早上，财务部经理拿着一份文件找到行政秘书项雪，让她务必在下班前发到全公司。

    这样的发文必须要经过财务副总和总经理的签字，时间紧迫，项雪马上拿着文件去找财务副总，财务副总正好在办公室，签完字，项雪去找总经理，但总经理不在，她只好等等。

    过了半个小时，总经理还没有过来，项雪有点急，已经十点半钟了，她决定打电话给老总，结果老总说他现在正在外地呢，让项雪找常务副总代签一下。项雪赶紧找到常务副总，还好他在公司，然后又找到办公室主任盖章，这时候已经十一点了。

    项雪将文件复印了17份，他们在外地有11个办事处，本市有4个子公司，本部有7个部门和5个车间。外地的办事处要发传真过去，项雪仔细的发传真，然后打电话确认是否收到，是否清晰，全部发完已经是十二点多了。

    她没有休息，以最快的速度拿着文件到8个部门和5个车间去一一分发，每分发一份都要让接收人在文件上签字确认。

    下午两点多钟，还剩下4个子公司没有发，子公司都分布在市郊，而且相距较远，好在公司的车下午没事，项雪让张师傅拉着她往子公司赶。接近5点钟的时候，项雪终于送完了最后一份文件，她长出一口气，这时候才想起来，中午还没有吃饭呢。

    但她要先跟财务经理汇报一下，结果财务经理的一句话给她气得半死：哦，这么晚才送到啊！

    项雪有些委屈，她大学本科毕业，很勤奋，也很上进，今天一整天的时间都在忙这件事，她的工作流程是对的，效率也是高的，也没有出错，可为什么上面和自己都觉得不满意呢？

    其实，这就是因为项雪在努力的“把事情做对”，却没有去“做对的事情”。

    什么是对的事情？以项雪的素质、职位和薪水，她是不应该每天都做这些打印复印、跑腿打杂的工作的，她的价值并没有得到应有的体现。她每天应该思考的是：如何协助总经理监督事务的执行，如何让员工的工作环境更整洁舒适，如何在员工和高层之间建立更好的沟通渠道，如何将公司的月刊做得更漂亮些，如何尽量减少员工上班迟到的现象……

    那么这些零零碎碎的事情总要有人做吧，其实，协同软件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。

    通过协同软件，项雪可以发起一个发文工作流，无论领导人在什么地方，都可以通过网络及时审批，即使无法审批，也可以自动通过代理人进行审批。审批后，可以将文件一次性发给公司全员，接受者在接收到文件时，能够自动给项雪发一个已读回执。最后，发文文件可以直接保存到档案中心。

    同样完成这样一个工作，项雪以前要一整天的时间，现在则只需要十分钟，在这件工作上，她的工作效能提升了几十倍。

    泛普软件认为，协同软件通过解决以下问题，可大大提升企业团队的协作效能：

• 工作流程复杂、繁琐、不合理，大量中间环节和重复工作造成效能低下；
• 沟通机制不健全、不畅通，沟通、监督和指导不及时、不方便、不直接；
• 手工方式耗费大量的人力、物力、财力、时间成本去处理低端工作；
• 不能充分发挥人员价值，造成人力资源的浪费和管理效能的低下……

    协同软件将员工从低端、繁杂、重复工作中解放出来，能够驾轻就熟，以简驭繁，用最短的时间、最少的投入，最好地完成任务，有更多时间和精力用于核心业务的处理，使自己和企业得到更大、更快的成长。