计时工作者的时间管理

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从事以时间计费的行业，就会知道时间管理和正确记录工时是件多么重要的事。“时间就是金钱。”这句话形容得再贴切不过了！

你可以利用排程软件来做好时间管理。科技的进步，使记录工时变得非常容易。利用排程软件（contact manager）或行事历软件，你可以很快地将花在某项工作上的时间记录下来。大部分的软件甚至还提供筛选功能，月底时能列印出某特定工作上所花费的工时。

彻底熟知公司在工时给付方面的政策。有些公司是以15分钟为计时单位，或以更少或更多的时间为单位。如果工时单位是15分钟，而你只工作了12分钟，就在记录上写下15分钟。没有人会期望你像瑞士表一样，精准地预估每一项工作的工时。但千万不要把客户当冤大头，这样做只会折损商誉，得不偿失。

差旅时间是否可以计为工时？通常是不计算在内的。对大部分的白领阶级而言，将差旅时间列入工时并不合乎一般标准程序。工时是从到达工作现场开始工作才起算，但是如果搭飞机去见客户途中，在飞机上已开始用手提电脑为客户工作的话，这段时间是可以计算在工时之内的。

在你将要开始工作之前，利用电脑排程软件做时间管理是个好主意，因为你已经知道接下来要做些什么事；而且将计时工作交给电脑后，你就可以更加专心地投入工作。一旦工作告一段落，再次进入排程软件，将实际耗用的工时记录下来，然后着手进行另一份工作。

如何在没有排程软时做好时间管理？出差时没有手提电脑可用来计时怎么办？那就按照日期在日历记事本上，简单地记下当日工作起迄时间及客户名称。使用以每小时为单位的日历记事本，会使你更方便地记录工时。

当选择适当的排程软件或行事历软件时，要选择可设定筛选及打印功能的软件，以方便你直接打印出专门为某特定客户所花费的工时记录。还有，软件一定要具备随时可计算总时数之功能。要不，难道还要浪费你宝贵的时间，再去做计算的工作？

除了工时本身要计费以外，通常伴随而来的花费还有：工作必需品、餐费、交通费等等。每一项花费都要保留收据，当你月底寄请款单给客户时，一定要将收据影本附上。更保险的作法是将收据扫描储存至电脑里。没有扫描仪的话，可将收据影本传真至电脑传真软件里，这样你就有一份电设定目标并彻底执行。在每月第一个工作日由自己制定每项工作应投人之工时数，或和你的老板一起坐下来讨论，并列出一张工作优先顺序的清单，最重要的工作应获较多之工时，最不重要的工作则投人最少之工时。定时调出电脑中的工时记录，以确保进度与工作目标相合。你可以在每周五或月中检视进度。最重要的是要确保月底能达成工作目标。

如果你负责拟定请款单给客户，一定要叙述仔细。客户最讨厌的莫过于语焉不详的请款项目了。当然啦！你也不需要详细到叙述这个月每分钟做了什么事，但是为了要建立与客户间的互信，你必须让客户了解你所做的贡献是物超所值。

如果把工作带回家做，又无法与公司的电脑连线，你可以将已花工时的记录以电子邮件寄发至公司来提醒自己：“记录：强生专案花费3.5个小时。”即使公司和家里都有计时的软件，用电子邮件提醒自己还是比较妥当的方法。工时最好是集中记录在一个地方，以避免混淆。除非家里的电脑可与公司连线并共用软件，否则还是将记录保存在同一个地方比较好。

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