商务电话与时间管理

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电话是你最有力的商务工具之一，是你真正直接与外界沟通的管道，处理好商务电话是时间管理的内容之一。

你在电话上的表现代表你个人与你的公司。当接到电话时，最好自报姓名：“包振明！”如果电话是从外面打进来的，说话要清晰，以积极愉悦的声音回答，并对来电表示谢意：“谢谢您！这里是亚泰工业。不知有何可以效劳的地方……。”

留言电话与时间管理：虽然很多人都说他们讨厌留言电话，但无人接听电话时，留言电话还是能够适时发挥功效。你的留言电话问候语应简短扼要：“嗨！我是史文生。现在不在位子上，请留言。如需总机服务，请拨0。”经常改变语音问候语，会给你带来意想不到的效果。你也知道语音留言不是一定得一成不变的。你可以考虑经常改变你的语音，甚至每天都改。这样做可以弥补留言电话无情冷漠的感觉。

例如：“嗨！我是苏珊珊，今天是2月4号星期二。11点我才会进办公室。想留言的话，请在嘟声后开始。”

在外面找不到一张纸记事情怎么办？没问题！打电话进自己的留言电话，给自己一个留言。例如：刚吃完一顿重要的商务午餐，而你必须记得要给比尔一份关于舒兹的文件，但眼前却忘了带纸笔。此时，就赶紧拿起你的手机或用公用电话打回公司，留言在自己的电话里吧！

当在语音信箱留下电话号码时，记住！要慢、慢、慢、慢地说。最令人困扰的事情莫过于：重复地听一通电话号码说得不清不楚的匆促留言。留电话号码的时候应该如：“请回电给我，电话号码是5551246。再重复一遍，是：5-5-5-1-2-4-6。”听你留言的人会感激得五体投地。

如果有朝一日不幸身陷语音迷宫里，例如：“要找某部门请按1；某某部门请按2……”然后，一堆34567，没完没了的。为了拯救自己，干脆就按0吧！大部分的语音系统按0就会接到总机那儿去，总机可以很快地接上你想通话的分机。科技进步是件好事，但是能和一个活生生的人打交道，办起事来总是会容易许多。

查号与时间管理：找不到某人或某公司的电话号码怎么办？市区可以拨114查号台；外县市先拨区号，再拨114。如果不知道当地的区号，查号台都可以提供这方面的信息。你也可以省去这些麻烦，考虑购买神奇的电脑光盘电话簿，其中包括所有的电话号码，甚至还涵盖其他国家，美国已有这样的产品。有了这项工具，找起电话号码来容易多了！你可以用商号、地区或以产业为关键词来搜寻。

将最常拨的电话号码，利用电话的简码功能设定好。做设定时虽然会花一点时间，但日后却可省下可观的时间。

电话公司提供了一些非常好用的服务，可以使你的业务处理得更顺手。当你需要和分居两地的两个人同时通话，可以利用“三方通话”的功能;“话中插拨”可以提醒你有另一电话等着你接;而“自动转接”，则可以将电话转至你所在的地方。

要知道何时该挂电话。不管多重要的业务电话也都该适可而止。一开始把客套话说完，就进人业务主题。不要将个人的话题和公事混为一谈，应将话题集中在公务上。

电话铃响不要超过三声。第一响就接未免显得太饥渴，闲得没事干，成天只等着接电话。等电话第二响后再接还差不多。如果让电话响个三、四声，对方可能就此挂了电话。不过，若是紧要关头，只剩下两分钟得把一份报告赶完，那就让电话去响个够，然后自动转进留言系统。记住！电话是你使用的工具，你不是它的奴隶。

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