企业档案免费供应商管理软件之一： 知识经济时代的档案管理

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　　企业档案，特别是大中型企业的档案也是知识的一大类，如何在知识经济时代发挥档案知识的作用，这是我们文探讨的问题。

　　1、 知识经济时代的几个主要特征

　　(1) 知识已成为企业生产力和生产成果的最大要素；

　　(2) 知识的来源已经全球化、信息化、多样化

　　过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用；

　　过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。

　　(3) 知识处理与传播已经网络化

　　过去靠面对面培训， 靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边。

　　(4) 知识的产权化

　　虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润。

　　(5) 免费供应商管理软件成为主要的手段，也成为企业的核心管理

　　知识经济时代的管理重点已经转移到免费供应商管理软件上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是免费供应商管理软件过程。

　　2、传统档案管理及存在的问题

　　档案管理已经是老话题，可以说从人类有组织以来，档案管理就存在了，但旧时，没有我们现时的技术物质条件，也就没有现时的管理思想。所以看待以前传统档案及问题，我们只能是从现时代的角度。

　　2.1传统档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”

　　传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在档案室中。

　　这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。

　　事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时，档案才产生作用。

　　2.2传统档案管理由于历史局限存在许多问题

　　问题一：传统档案收集整理需要大量的专业人才，也需要耗费大量的时间。

　　特别是对大型企业来讲，这个问题特别突出。因为大型企业，档案资料的来源是多方面的，有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的，甚至有设施、设备、工具等的。若要收集上来，就得有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架上，已经成了“历史”，对当时工作没有很大的帮助作用。

　　问题二：传统档案的保存占据较大的空间，还不能保证存量增长的需求

　　特别是大型企业或组织，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”,面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。

　　问题三：传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”

　　虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费人们大量的时间去找寻一份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。

　　在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑人员效率低下的主要原因。

　　问题四：传统档案的安全性没有可靠的保障

　　因为多是纸质记录，时间长以后，被虫咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能难免“绝迹”。另外，还有火情、雨情、盗情等干扰，致使档案管理人员夜不能眠。

　　3、信息时代档案管理及存在的问题

　　进入信息时代，档案管理有了重大改观。主要的原因就是计算机和因特网的技术支持。并且随着技术的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。

　　3.1信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅

　　由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大都可以进行数字化处理，并按数字化文稿进行管理，且以现在的磁盘、光盘存贮量，这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，丢失“安全性”问题，还解决了“借阅难”的问题。

　　这个阶段，由于信息管理思想的影响，管理的重点就在“数字化”上了。考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。这确实保障了档案资料不断增长的需要，加速了收集、整理、成册的步伐，也保证了随时随地查阅的要求，但并没有脱离传统档案管理的程式，也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。

　　3.2信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许多问题

　　信息时代档案管理首先是把档案全看成信息，按照信息的“收集、编号、存贮、查询”进行管理，这就带来以下问题：

　　问题一、收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间。

　　与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。而还有更严重的问题，即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力，致使档案规范化的质量受到影响。

　　问题二：档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息。

　　因为实际工作的人员，他们并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法(其实也不必知道)，他们查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

　　问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的。

　　就说知识类的档案，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那它就要及时地送到其它地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。

　　问题四：信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命

　　那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，档案管理者在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，没有能力、也没有时间去响应员工对档案的及时(或实时)需求。只有依靠大家来处理，否则，众人不用再等待档案管理者的结果，已经跑到其它地方去找资料了。久而久之，档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。一句话，档案管理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。

　　4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理

　　说到知识资源管理，就不得不说一说免费供应商管理软件。概括来讲，企业免费供应商管理软件一方面是管理企业知识，即知识的管理，它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使企业工作质量和效率水平得到提高，进而取得利润。所以说企业知识是企业利润的核心来源，免费供应商管理软件实际也就是企业核心利润源的管理。另一方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力、又高效率地开展管理，所以这样的免费供应商管理软件是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。

　　4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一

　　从上述免费供应商管理软件看到其作为企业的核心管理的作用和意义。而企业知识大体上分为显性和隐性两大类知识。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。

　　正如前述，知识资源管理既然是免费供应商管理软件的一重要组成部分，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

　　4.2知识资源管理须遵从免费供应商管理软件的规律

　　所谓免费供应商管理软件的规律，就是推动知识运动的规律。企业的免费供应商管理软件符合下面的模型。

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　　可以看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程；并且在企业中更有如下特点：

　　(1)“产生者”是企业各类工作岗位上的员工；

　　(2)“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；

　　(3)“规范”(优化)是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；

　　(4)“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；

　　(5)“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界

　　4.3档案免费供应商管理软件必然上升到知识资源管理

　　档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)的显性知识，当然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

　　4.3.1档案免费供应商管理软件上升到知识资源管理是完全可能的

　　因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案免费供应商管理软件的规律，也才能“生存”下去，否则档案免费供应商管理软件就会很快走到尽头。

　　4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的

　　因为通过上升，档案知识不在被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。具体一些：

　　(1) 通过大家参与，形成共识的知识资源“规范”(优化)处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；

　　(2) 通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题

　　(3) 档案免费供应商管理软件真正按免费供应商管理软件的方法、手段来进行，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。

　　综上所述，档案免费供应商管理软件上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。

　　4.3.3知识资源管理还将给企业带来新的价值

　　传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意，而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。

　　 今天到了知识经济时代，思想重新得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理，这不仅给企业带来了档案管理本意的实现，还将带给企业新的价值：

　　(1) 知识资源管理将提高决策质量和决策效率

　　我们知道，企业决策者的决策质量和决策效率，一方面取决于他是否充分拥有企业内外的知识和信息，另一方面取决于在他决策中是否具备决策的方法或能力。而这些企业内外的知识与信息、决策的方法大都在企业档案知识与信息中。如果我们按照知识资源的管理方法，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节，让决策者很快、很及时地得到它们，那么决策的质量就可以保障，决策效率也有了保障。

　　 （2） 知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率，降低人力资源成本

　　衡量员工的学习效率，主要看他是否快速的进入工作角色，并确保工作质量。做到这一点，最主要的学习是对岗位经验(过去的工作记录，过去的工作成果，过去的工作资料)的学习，而这些岗位经验在哪里？肯定大多都在档案中。员工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技能知识对他的支持。所以，搞好知识资源管理，把岗位经验技能知识准确地配置在工作岗位上，那么员工的学习效率、工作效率就会提高。这种提高，实际上意味着一个人能尽快进入角色，可以一个人顶几个人做工作，或一天的工作顶几天的工作，当然也就降低了人力资源成本。

　　 （3） 知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力

　　企业的素质水平，竞争能力，不仅在于拥有知识，而且还在于让知识被企业工作者、管理者都掌握和应用。我们以往的档案免费供应商管理软件已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的“沉淀”“规范”使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过“应用”，使企业具有能力，通过“创新”使企业具有核心竞争力。所谓核心竞争力实质就是比别人懂得更多、更有价值知识的能力。