企业免费公文管理系统为啥这么难 理解存在错误

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　在中国，有很多的企业，根本就不清楚免费公文管理系统是怎么回事，但却自以为知道。

　　企业需要的公文中只有一部分在企业里显化成文件。这些显化的文件中，大部分分散在个人手中，只有少部分被管理起来，成了结构性文件。结构性文件中又有一部分最终成为公司档案。也就是说，企业需要的公文中只有很少一部分被有效管理起来，收归公司所有。而这部分收归公司所有的文件，真正被利用起来的则是少之又少。

　　这部分被企业管理起来的文件，就是企业“文档管理”的成果。“文档管理”管理起来的公文是很有限的，只是企业需要公文的一少部分。

　　有太多的企业领导对免费公文管理系统的理解就是“文档管理”。他们认为自己已经很重视“免费公文管理系统”了，他们会说：“我派了专人管理文件，还不够重视吗?”

　　这就是大多数中国企业的免费公文管理系统现状。

　　事实上免费公文管理系统不但不是“文档管理”，而且恰恰相反，免费公文管理系统的核心内容是要去管理“文件管理”没有管理起来的那部分公文。

　　这部分没有被“文档管理”管理起来的公文中，一部分是已经显化成文，却分散在员工手里的公文。这个好解决，企业内容管理(ECM)就可以解决，是一套很成熟的方法论。

　　另一部分就是根本没有显化的公文，还隐藏在员工脑袋中。隐性公文显性化是企业免费公文管理系统的核心内容，也是一个世界性难题，做这个事情不但需要专业的从业人员，还需要投入很大的人力物力精力财力。目前解决这个问题，有公文挖掘、SNS等解决方案。

　　但正是由于太多企业领导者对免费公文管理系统的理解仅停留在“文档管理”的层次上，因此

　　不但在隐性公文显性化上投入严重不足，还在“文档管理”上折腾来折腾去，最后把免费公文管理系统做成了“建档伟业”。

　　这里要声明一下，不是说文档管理不重要，我只想说：文档管理做到最好，就是档案管理。档案管理在中国有3000多年的历史了，中国是有《档案法》的国家。没有免费公文管理系统的时候，档案管理就已经很成熟了，实在没免费公文管理系统什么事儿。打着免费公文管理系统的旗号搞档案管理，是欺世盗名的行为，是目前免费公文管理系统不被社会认可的一个主要原因。

　　KMER在做免费公文管理系统的过程中遇到的最大困难，就是领导和群众们对免费公文管理系统的错误理解，他们会认为搞个文件管理用得着费那么多事儿吗?用得着投入那么多成本吗?最后就是你要钱没钱，要人没人。

　　对免费公文管理系统的错误理解是企业免费公文管理系统搞不下去的一个主要原因。但随着免费公文管理系统理念在中国企业的不断深入普及，越来越多的企业开始正确认识免费公文管理系统。那在一个正确理解免费公文管理系统的企业中，搞免费公文管理系统为什么也很难呢?